Бухгалтерська фірма веде за підприємця податковий облік або бухгалтерські книги, обчислює податки й внески, готує декларації, а якщо так передбачає договір — обслуговує кадри і зарплати. Закон про бухгалтерський облік розглядає послугове ведення книг як окрему господарську діяльність з вимогами до осіб, які її виконують, та з обов'язковим страхуванням цивільної відповідальності. Варто, однак, знати, де закінчується обсяг роботи фірми і яка відповідальність залишається на боці власника бізнесу.
Хто може вести книги для інших фірм
Після дерегуляції бухгалтерської професії державні сертифікати не потрібні. Закон про бухгалтерський облік (ст. 76a) вимагає натомість, щоб бухгалтерські дії виконували особи, які:
- мають повну цивільну дієздатність,
- не були засуджені остаточним вироком за злочини, зокрема проти достовірності документів, майна, господарського обороту та за фіскальні злочини.
Крім того, фірма мусить мати договір страхування цивільної відповідальності за шкоду, заподіяну клієнтам (ст. 76h). Під час вибору фірми варто попросити копію полісу й перевірити суму гарантії.
Обсяг послуг — від базового до розширеного
1. Облік і книги
- облік доходів у режимі ryczałt,
- податкова книга доходів і витрат при skala podatkowa та podatek liniowy,
- повна бухгалтерія (бухгалтерські книги) для товариств і більших фірм,
- облік основних засобів і устаткування, план амортизації,
- реєстри VAT.
2. Податки і декларації
- розрахунок місячних або квартальних авансів з PIT або CIT,
- файли JPK_V7 та інформаційні підсумки VAT UE,
- річні декларації (PIT-36, PIT-36L, PIT-28, CIT-8),
- декларації платника, напр., PIT-4R і PIT-11 для працівників.
3. ZUS, кадри і зарплати
- повідомлення на страхування та місячні розрахунки внесків підприємця,
- відомості на зарплату, трудові договори umowa o pracę та цивільно-правові договори, особові справи,
- облік відпусток і лікарняних.
4. Звітність
Фірми, які ведуть бухгалтерські книги, мусять скласти річний фінансовий звіт протягом 3 місяців від балансової дати. Фірма готує баланс, звіт про прибутки і збитки та примітки, а також допомагає подати документи до KRS і податкової інспекції. Усе частіше додаються й звіти для банків і лізингодавців.
5. Контакт з установами та консультації
- відповіді на вимоги податкової інспекції та ZUS,
- підтримка під час перевірочних дій і контролю,
- поради щодо форми оподаткування, витрат і закордонних розрахунків,
- обслуговування фактур у Національній системі е-фактур — після надання фірмі відповідних прав.
Повна чи спрощена бухгалтерія — хто вирішує
Вид обліку випливає з приписів, а не з вибору фірми. Господарські товариства (напр., sp. z o.o.) завжди ведуть бухгалтерські книги. Одноосібні підприємці, а також партнерські, повні та прості (spółka cywilna) товариства, які створюються фізичними особами, переходять на повну бухгалтерію, коли чисті доходи за попередній звітний рік сягнуть еквівалента 2 500 000 євро — такий поріг діє від 1 січня 2025 р. Нижче цієї суми достатньо книги доходів і витрат або обліку доходів, хоча можна добровільно обрати бухгалтерські книги (після повідомлення податкової інспекції до початку року).
Хто відповідає за помилки
Це пункт, який найчастіше оминають. Згідно зі ст. 4 ч. 5 закону про бухгалтерський облік керівник одиниці відповідає за обов'язки у сфері бухгалтерського обліку, у тому числі за нагляд, також тоді, коли їх виконання доручив бухгалтерській фірмі. Прийняття відповідальності фірмою слід засвідчити у письмовій формі, зазвичай у договорі. На практиці це виглядає так:
| Сфера | Хто відповідає |
|---|---|
| сплата податку і відсотків перед установою | підприємець (платник податків) |
| шкода, що виникла з помилки фірми (напр., відсотки через помилку в декларації) | фірма — на підставі договору і полісу страхування відповідальності |
| повнота і своєчасна передача документів | підприємець |
| інвентаризація у формі натурного перепису | завжди керівник одиниці |
Тому договір повинен чітко визначати терміни передачі документів, обсяг послуг і засади відповідальності. Якщо рахунки надходять до фірми із запізненням, вона зазвичай застерігає, що не відповідає за наслідки затримки.
Довіреності, потрібні на старті
- UPL-1 — довіреність на підписування декларацій, що подаються електронно (у паперовій версії UPL-1P).
- Довіреність у ZUS — на подання розрахункових документів і листування через Платформу електронних послуг.
- Права у KSeF — на отримання витратних рахунків і виставлення продажних від імені фірми.
- Загальна або спеціальна довіреність — коли фірма має представляти підприємця у провадженнях перед установою.
Чого бухгалтерська фірма зазвичай не робить
- Аудит фінансової звітності — у товариствах, що перевищують законодавчі пороги, його виконує аудиторська фірма, незалежна від фірми, яка веде книги.
- Представництво перед адміністративним судом — це роль адвоката, юридичного радника або податкового радника.
- Бізнес-рішення — фірма вкаже податкові наслідки, але вибір належить підприємцю.
- Доповнення документів, яких бракує — без рахунку чи договору не можна правильно врахувати витрату.
Як виглядає місяць співпраці
Для типового JDG, що розраховує VAT, цикл повторюється щомісяця:
- До перших кількох днів місяця підприємець передає документи за попередній місяць — виписку з банку, договори, рахунки поза KSeF (напр., закордонні).
- Фірма завантажує рахунки з KSeF, бухгалтерські операції й повідомляє про нестачі.
- Близько 10–15 дня підприємець отримує зведення: сума внесків ZUS, аванс на податок на доходи та VAT до сплати.
- До 20 дня він сплачує внески та аванс на податок, а до 25 дня фірма надсилає JPK_V7, а підприємець сплачує VAT.
- Після завершення року фірма готує річну декларацію й розрахунок медичного внеску.
У фірмі, що працевлаштовує працівників, додаються відомості на зарплату перед днем виплати і декларації платника. Добре встановлений графік обмежує ризик того, що хтось сплатить податок після терміну лише тому, що документ надійшов запізно.
Від чого залежить ціна
Фірми рідко подають одну ставку для всіх. На оцінку впливають передусім: вид обліку (ryczałt, книга доходів і витрат, повна бухгалтерія), кількість документів у місяці, статус VAT і закордонні операції, кількість працівників і виконавців та обсяг додаткових завдань, напр., звітів для банку. Порівнюючи пропозиції, варто перевірити, що включено в абонемент, а за що фірма бере окремі платежі — напр., за річну декларацію, виправлення за попередні періоди чи обслуговування перевірки.
Як перевірити, чи фірма працює добре
Застережливим сигналом є запізнілі повідомлення про податок до сплати, брак відповідей на запитання і незрозумілі зведення. При зміні обслуговування варто доручити перегляд попередніх розрахунків — засади такого переходу описує стаття про зміну бухгалтерської фірми.
Як допоможе Good Balance
Ведемо бухгалтерію JDG і товариств, кадри та контакт з установами, а кожен клієнт має постійного куратора. Обсяг консультацій описує сторінка бухгалтерського консалтингу, а обслуговування товариств — пропозиція повної бухгалтерії.