Порядок у документах фірми зводиться до трьох речей: одного заздалегідь визначеного місця, куди потрапляє кожен документ, строків передачі паперів до бухгалтерії та архіву, що ведеться згідно зі встановленими законом строками зберігання. Податкові книги разом із доказами треба тримати щонайменше 5 років від кінця року, в якому минув строк сплати податку, а кадрову документацію зазвичай 10 років від кінця року, в якому завершився договір. У 2026 р. до цього додаються нові електронні обов'язки: KSeF та обов'язок ведення обліку в комп'ютерній програмі для частини підприємців.
Які документи фірма мусить мати і де їх тримати
У типовій малій фірмі виникають чотири групи документів, і кожна має інші правила:
- бухгалтерські та податкові документи — фактури, фіскальні чеки, банківські виписки, книга доходів і витрат або облік доходів, декларації, реєстри VAT, перелік основних засобів,
- кадрова та зарплатна документація — особові справи, облік робочого часу, зарплатні відомості, документи ZUS,
- корпоративні документи — договір товариства, рішення, протоколи, фінансові звіти (у товариствах),
- договори та комерційна кореспонденція — договори з клієнтами та постачальниками, замовлення, рекламації, довіреності.
Місце зберігання бухгалтерської документації є частиною реєстраційних даних фірми. При внесенні до CEIDG (а у товариствах при повідомленні податкової інспекції) вказують адресу, за якою зберігаються документи, — це може бути місцезнаходження, інше місце ведення діяльності або бухгалтерське бюро чи його філія. Якщо документи фізично змінюють місце, наприклад після зміни бухгалтерського бюро, дані треба оновити.
Строки зберігання — зіставлення
| Вид документів | Як довго | Від якого моменту рахувати |
|---|---|---|
| Книга доходів і витрат, облік, фактури та інші докази | 5 років | від кінця року, в якому минув строк сплати податку за даний рік |
| Кадрова документація (працевлаштування від 2019 р.) | 10 років | від кінця року, в якому трудові відносини завершилися |
| Кадрова документація (працевлаштування 1999–2018) | 10 років після подання до ZUS інформаційних звітів, інакше 50 років | від кінця року подання звіту |
| Кадрова документація (працевлаштування до 1999 р.) | 50 років | від дня завершення роботи |
| Затверджені фінансові звіти товариств | щонайменше 5 років | від початку року, що настає після звітного року, в якому затверджено звіт |
Приклад: прибутковий податок за 2025 р. треба сплатити до 30 квітня 2026 р. П'ятирічний строк рахується від кінця 2026 р., тож книгу за 2025 р. разом із фактурами треба зберігати щонайменше до кінця 2031 р. Цей строк може подовжитися, якщо строк давності було призупинено або перервано, — наприклад, у зв'язку з перевіркою чи податковим провадженням.
Комерційні договори варто зберігати щонайменше до строку давності вимог, які з них випливають, а договори, що впливають на податкові розрахунки (наприклад, лізинг, продаж основного засобу), — також протягом усього строку зберігання податкової документації.
Електронні документи — що можна, а що треба
Фактури та інші докази можна зберігати виключно в електронній формі за умови, що забезпечені автентичність походження, цілісність змісту та читабельність документа протягом усього строку зберігання і швидкий доступ на вимогу інспекції. Відскановані документи найкраще зберігати у незмінному форматі (наприклад, PDF), у теках, поділених на розрахункові періоди, з резервною копією поза головним комп'ютером.
З 2026 р. електроніка перестає бути вибором для частини фірм:
- підприємці, які щомісяця подають JPK_V7M, ведуть книгу доходів і витрат у комп'ютерній програмі,
- фізичні особи у режимі ryczałt, які подають JPK_V7M, ведуть електронний облік доходів і після завершення року пересилають його до податкової інспекції до 30 квітня; решта платників ryczałt має цей обов'язок з 1 січня 2027 р.,
- фактури, виставлені у KSeF, зберігаються в системі, але фірма й надалі повинна мати впорядкований доступ до фактур витрат, підтверджень платежів і документів, які до KSeF не потрапляють (наприклад, фіскальні чеки, закордонні фактури).
Кадрову документацію також можна вести електронно. Проте вона має зберігатися так, щоб забезпечити конфіденційність, цілісність і повноту, — а недбалість у цій сфері може закінчитися штрафом, накладеним на запит інспектора праці (від 1 000 до 30 000 зл).
Обіг документів крок за кроком
- Один пункт входу. Усі фактури витрат надходять на одну e-mail адресу або до однієї теки; паперові скануються у день отримання.
- Опис при джерелі. Особа, яка здійснила покупку, дописує мету витрати (проєкт, автомобіль, навчання). Відсутність опису — найчастіша причина запитань від бухгалтера та оскарження витрати.
- Постійний строк передачі. Комплект документів за місяць надходить до бухгалтерії до встановленого дня (наприклад, 5-го числа наступного місяця), щоб устигнути з авансами, ZUS і JPK_VAT.
- Узгодження з банком. Щомісяця банківську виписку порівнюють із переліком фактур — відсутні документи виходять одразу, а не на річному закритті.
- Закриття року та архів. Після подання річної декларації документи даного року надходять до архіву з описом дати, до якої їх треба тримати.
- Знищення. Після закінчення строків зберігання документи знищують у спосіб, що унеможливлює прочитання, — особливо ті, що містять персональні дані.
Персональні дані та доступ до документів
Справи працівників, договори з фізичними особами чи кореспонденція з клієнтами містять персональні дані, тож архів повинен відповідати вимогам RODO: доступ лише для уповноважених осіб, реєстр уповноважень, захищені шафи або облікові записи, контроль над розповсюдженням файлів назовні. Більше про ці обов'язки пишемо у статті про RODO у фірмі. При зміні бухгалтерського бюро треба також подбати про передачу документації та книг за протоколом — описуємо це у путівнику про зміну бухгалтерського бюро.
Як Good Balance може допомогти
Допомагаємо вибудувати обіг документів, адаптований до масштабу фірми: встановлюємо, що, коли і в якій формі надходить до бухгалтерії, як підготуватися до обов'язкових електронних обліків і KSeF та як вести архів відповідно до приписів. Обсяг таких робіт охоплює бухгалтерський консалтинг, а сам облік і зберігання документації ми можемо взяти на себе в межах спрощеної бухгалтерії.