Агенція зайнятості та реєстр KRAZ у 2026 році: умови й процедура

Хто хоче професійно шукати працівників для інших компаній або наймати людей і направляти їх на роботу до клієнтів, має спершу отримати внесення до реєстру агенцій зайнятості, у побуті званого KRAZ. У 2026 році правила випливають із закону про ринок праці та служби зайнятості від 20 березня 2025 р.: внесення коштує 1000 зл, заяву подають виключно електронно, а маршалок воєводства має 14 днів на її розгляд. Ведення агенції без внесення загрожує штрафом до 100 000 зл.

Які послуги вимагають внесення до реєстру

Закон розглядає діяльність агенції зайнятості як регульовану. Внесення потрібне у двох сферах:

• Посередництво з працевлаштування: підбір кандидатів для роботодавців, допомога особам, які шукають роботу, а також направлення людей на роботу до роботодавців за кордоном, направлення іноземців до компаній, що діють у Польщі, та ведення онлайн-баз пропозицій і кандидатів.
• Тимчасова робота: агенція є роботодавцем (або замовником) і направляє цих осіб для виконання завдань під керівництвом клієнта, тобто роботодавця-користувача.

У класифікації PKD 2025 першій сфері зазвичай відповідає код 78.10.Z, а другій — 78.20.Z. Сам запис коду в CEIDG або KRS, однак, не замінює внесення до реєстру агенцій. Про вибір кодів ми ширше пишемо у статті про коди PKD.

Без внесення посередництво можуть вести, зокрема, OHP (Волонтерські загони праці), органи місцевого самоврядування, академічні центри кар'єри закладів вищої освіти, що не займаються цим на комерційній основі, а також громадські організації й фонди, які не ведуть господарської діяльності. Внесення не потрібне також, наприклад, для направлення осіб на стажування та практики, що не є оплачуваною працею, чи для організації практичного професійного навчання. Проте такі суб'єкти повинні мати приміщення, у якому вони обслуговують клієнтів.

Хто може отримати внесення

Агенцію можна вести як одноосібну підприємницьку діяльність, просте товариство (spółka cywilna) або господарське товариство. Внесення можуть отримати також іноземні підприємці, які діють у Польщі через філію чи товариство, і компанії з ЄС та ЄЕП, які законно надають такі послуги у своїй країні; тоді вони мають вказати особу, що перебуває в Польщі та уповноважена на представництво.

Заявник не може:

• мати податкових заборгованостей чи заборгованостей зі внесків (ZUS, KRUS, Fundusz Pracy, Fundusz Solidarnościowy, FGŚP, PFRON та інші фонди, якщо був зобов'язаний до сплат);
• перебувати в ліквідації чи банкрутстві;
• мати керівників чи представників, яких було остаточно засуджено за визначені злочини (зокрема, проти трудових прав, достовірності документів, господарського обороту) або покарано за визначені правопорушення;
• мати остаточної заборони на ведення такої діяльності чи бути раніше викресленим із реєстру за серйозні порушення;
• діяти без приміщення в Польщі, якщо він веде тимчасову роботу, направляє осіб за кордон чи направляє іноземців на роботу.

Приміщення — це не формальність: саме в ньому агенція приймає кандидатів і зберігає документацію, зокрема особові справи тимчасових працівників. Адреса лише для доручень зазвичай не задовольняє цю вимогу.

Процедура крок за кроком

1. Реєстрація компанії. Спочатку діяльність у CEIDG або товариство в KRS, із відповідними кодами PKD.
2. Збір довідок. Потрібні довідки про відсутність заборгованостей у податковій інспекції та ZUS (а також KRUS, якщо стосується) та довідка про несудимість керівників.
3. Оплата. Внесення коштує 1000 зл і не повертається у разі відмови. Підтвердження оплати додають до заяви.
4. Електронна заява. Її подають через інформаційну систему публічних служб зайнятості до маршалка воєводства за місцезнаходженням або постійним місцем ведення діяльності. Додають передбачену законом заяву про знання та виконання умов, а також заяву про відсутність покарань за правопорушення за останні два роки, що подається під страхом кримінальної відповідальності.
5. Розгляд. Маршалок має 14 днів із моменту отримання повної заяви. Якщо він не здійснить внесення, а з моменту подання заяви минув 21 день і не було виклику на доповнення, підприємець може почати діяти.

Однієї заяви достатньо, якщо компанія хоче надавати як посередництво, так і тимчасову роботу.

Направлення іноземців: додатковий поріг двох років

Посередництво та тимчасова робота для іноземців, яким потрібен дозвіл на працю або заява про доручення роботи, можливі лише через 2 роки з моменту внесення й за умови фактичного надання послуг у цей період. Це потребує зміни внесення, ще однієї оплати 1000 зл та заяви про дворічну діяльність. Надання таких послуг без виконання цієї умови підлягає такій самій відповідальності, як і діяльність без внесення, тобто від 3000 зл до 100 000 зл. Для багатьох нових агенцій це означає, що перші два роки треба спертися на кандидатів із Польщі та ЄС або на іноземців, які мають вільний доступ до ринку праці.

Обов'язки після отримання внесення

• Річна інформація про діяльність для маршалка воєводства — до 31 січня за попередній рік (корекція — до 1 березня). Відсутність діяльності протягом двох поспіль звітних періодів може призвести до викреслення.
• Оновлення даних: зміна назви, адреси, організаційно-правової форми чи приміщень — упродовж 14 днів; у той самий строк повідомляють про призупинення, відновлення або припинення діяльності.
• Номер внесення — у документах, оголошеннях і пропозиціях; пропозиції тимчасової роботи позначають як „пропозиції тимчасової роботи”.
• Заборона стягувати плату з кандидатів, за винятком нечисленних витрат, допустимих при направленні на роботу за кордон. Порушення загрожує штрафом від 3000 зл до 30 000 зл.
• Заборона дискримінації кандидатів, зокрема за статтю, віком, національністю чи інвалідністю.

Агенція тимчасової роботи повинна також дотримуватися ліміту з закону про найм тимчасових працівників: одну й ту саму особу можна направити до одного роботодавця-користувача сумарно щонайбільше на 18 місяців протягом 36 поспіль місяців. Також заборонено направляти тимчасових працівників на особливо небезпечні роботи чи на посади страйкуючих.

Приклад: старт агенції у sp. z o.o.

Двоє учасників засновують sp. z o.o. (товариство з обмеженою відповідальністю), яке планує рекрутувати спеціалістів для виробничих компаній, а в майбутньому наймати тимчасових працівників з України. План дій такий: реєстрація товариства з кодами 78.10.Z та 78.20.Z, оренда офісного приміщення, збір довідок про відсутність заборгованостей і несудимість правління, оплата 1000 зл та подання заяви про внесення, яке охоплює обидва види послуг. Протягом перших двох років агенція рекрутує кандидатів, які не потребують дозволу на працю. Після цього періоду вона подає заяву про зміну внесення, вносить другу оплату й може розпочати направлення іноземців, пам'ятаючи про обов'язки з легалізації щодо кожного з них.

Чим допоможе Good Balance

Допомагаємо обрати організаційно-правову форму та зареєструвати компанію в межах послуги реєстрації підприємницької діяльності та товариств, готуємо документи до заяви про внесення й ведемо бухгалтерію агенції. Агенціям, які направляють іноземців на роботу, допомагаємо також із легалізацією перебування та працевлаштування осіб, яких вони наймають.