Найдорожчі помилки у бухгалтерії рідко випливають із помилки в розрахунках. Зазвичай ідеться про формальні огріхи: оплату на неправильний рахунок, перевищений строк декларації, рахунок-фактуру, виставлений поза KSeF, або відсутність документа, що підтверджує витрату. Кожна з них може означати втрату витрати, відсотки на заборгованість чи фіскально-кримінальну санкцію — а більшість можна усунути простими процедурами у фірмі.
Платежі: білий список, готівка та механізм розщепленого платежу
1. Переказ на рахунок поза білим списком
Якщо операція з іншим підприємцем перевищує 15 000 зл, а продавець є активним платником VAT, оплата має надійти на рахунок, видимий у переліку платників VAT у день доручення переказу. Інакше, згідно зі ст. 22p закону про PIT, витрату у цій частині не можна зарахувати до витрат (аналогічне правило діє в CIT). Достатньо одного скриншота або запису з пошукової системи переліку, доданого до документа.
2. Готівка при більших операціях
Ст. 19 закону про підприємців вимагає оплати через платіжний рахунок, коли контрагентом є підприємець, а одноразова вартість операції перевищує 15 000 зл — незалежно від того, на скільки частин її буде розбито. Розбиття одного договору на кілька готівкових платежів не обходить припис, а податкова витрата зникає.
3. Пропуск механізму розщепленого платежу
Рахунки-фактури понад 15 000 зл брутто на товари та послуги, перелічені в додатку № 15 закону про VAT, сплачують повідомленням переказу MPP (механізм розщепленого платежу). Звичайний переказ у такому разі теж блокує зарахування витрати до витрат.
Строки, яких система не стежить за підприємцем
4. Запізнілі декларації та внески
Файл JPK_V7 подають до 25 числа місяця, що настає за звітним періодом. Внески ZUS більшість підприємців сплачують до 20 числа наступного місяця, а товариства — юридичні особи — до 15 числа. Відсутність нагадувань у календарі та несвоєчасно сплачений внесок — найчастіша причина відсотків, яких легко можна було уникнути.
5. Витрати, враховані в неправильному періоді
Рахунок-фактура за послугу, яка охоплює кілька місяців (наприклад, річна абонплата, страхування), або дохід, обліковий за датою надходження коштів замість дати виконання послуги, — класичні помилки при podatek liniowy та шкалі. Під кінець року вони призводять до завищення або заниження авансів і необхідності коригувань.
Документи та рахунки-фактури
6. Рахунки-фактури поза KSeF
З 1 лютого 2026 року Національна система е-рахунків обов'язкова для найбільших компаній, з 1 квітня 2026 року — для решти платників, а з 1 січня 2027 року — для найменших компаній, що виставляють рахунки на суму до 10 000 зл на місяць. Рахунок, надісланий лише електронною поштою як файл для друку, коли мав потрапити до KSeF, — це помилка, якої не виправить пізніше рознесення у книгу. Більше про правила виставлення ви знайдете на сторінці про рахунки-фактури VAT.
7. Відсутність доказу, що витрата служить фірмі
Самого рахунку-фактури не завжди достатньо. При навчанні, подорожах, техніці, що використовується також приватно, чи послугах від пов'язаних суб'єктів варто зберегти програму навчання, відрядження, акт приймання чи листування. Саме вони вирішують про визнання витрати в разі перевірки.
8. Надто короткий термін зберігання документів
Згідно з Ordynacja podatkowa (Податковим кодексом) податкове зобов'язання погашається давністю через 5 років; цей строк починається з кінця календарного року, у якому податок був підлягав сплаті, а книги та докази треба зберігати щонайменше до того часу. Документи 2026 року, що стосуються річного PIT, сплачуваного у 2027 році, слід, отже, зберегти до кінця 2032 року.
9. Змішування приватних і фірмових фінансів
Один рахунок на все утруднює звірення сальдо, подовжує закриття місяця і збільшує ризик, що приватна витрата потрапить до витрат. Окремий фірмовий рахунок — найпростіша форма внутрішнього контролю в JDG.
Як виправити помилку, коли вона вже сталася
- Встановлення наслідків — який період, яка декларація і на скільки змінюється податок чи внесок.
- Коригування декларації — ст. 81 Ordynacja podatkowa дозволяє подати коригувальну декларацію; це право призупинене на час перевірки чи податкового провадження у частині, якої вони стосуються.
- Доплата з відсотками — заборгованість треба врегулювати разом із відсотками за прострочення.
- Захист від санкції — відповідно до ст. 16a Кримінального фіскального кодексу ефективне коригування декларації виключає відповідальність за пов'язане з ним діяння, якщо занижену суму буде сплачено. В інших ситуаціях розглядають „діяльне каяття” зі ст. 16 цього кодексу.
Приклад: підприємець на podatek liniowy у березні помічає, що в листопадовому авансі врахував рахунок-фактуру за купівлю техніки, сплачений готівкою, у сумі 18 000 зл від іншої компанії. Витрату треба виключити з витрат, перерахувати аванс, доплату врегулювати з відсотками та виправити книгу. Зроблене одразу — закінчується відносно невеликими відсотками; виявлене в перевірці — також фіскально-кримінальним провадженням.
Прості звички, що усувають більшість помилок
- Перевірка контрагента у переліку платників VAT перед кожним більшим переказом.
- Один календар строків: 15./20. — ZUS, 20. — аванси PIT та CIT, 25. — JPK_V7 та VAT.
- Передача документів до бюро на поточній основі, а не раз на квартал.
- Щомісячне звіряння банківської виписки з обліком.
- Перегляд книг перед закриттям року, коли коригування ще дешеві.
Якщо помилки повторюються, причиною буває також обіг документів між фірмою та бюро. Поради, як провести зміну обслуговування без прогалин в обліку, містить стаття про зміну бухгалтерського бюро.
Чим допоможе Good Balance
Переглядаємо книги та декларації з останніх періодів, вказуємо на ризики та готуємо коригування, перш ніж це зробить податкова. У межах бухгалтерського консалтингу також упорядковуємо процедури платежів та обігу документів, а постійне обслуговування товариств забезпечуємо у межах повної бухгалтерії.