Правовий аудит фірми — це впорядковане дослідження документів і реєстрів, яке показує, які правові, податкові й кадрові ризики лежать на підприємстві. Його проводять перед купівлею або продажем часток, входженням інвестора, перетворенням товариства або просто для того, щоб упорядкувати фірму перед контролем. Результатом є звіт із переліком проблем, оцінкою їхньої ваги й рекомендацією, як їх усунути або убезпечити в договорі.
Коли аудит має сенс
- Купівля часток або підприємства — покупець переймає товариство разом з його минулим: договорами, спорами, заборгованостями.
- Продаж фірми — аудит, проведений продавцем (так званий продажний аудит), дає змогу усунути недоліки перед перемовинами й захистити ціну.
- Входження інвестора або нового учасника — інвестор так чи так вимагатиме такого дослідження.
- Внутрішній огляд — швидке зростання, нова управлінська команда, наймання іноземців, зміна бухгалтерського бюро.
- Перед вступом до правління — член правління може відповідати особисто за борги товариства, тож варто знати, у якому воно стані.
Що перевіряють — сфери дослідження
| Сфера | Типові питання |
|---|---|
| Корпоративне управління | Чи договір товариства, ухвали й записи в KRS узгоджені? Чи частки було ефективно взято й відчужено? Чи повідомлено про кінцевих бенефіціарів до CRBR? |
| Договори з контрагентами | Чи є клаузули зміни контролю, договірні штрафи, заборони конкуренції, виключності? Чи ключові договори можна розірвати після зміни власника? |
| Інтелектуальна власність | Чи товариство має права на код, торговельну марку, домени? Чи програмісти на B2B перенесли авторські права письмово? |
| Зайнятість | Чи цивільно-правові договори за суттю не є трудовими? Чи іноземці мають чинні підстави для роботи? Чи дотримуються норми про час роботи? |
| Податки і ZUS | Чи є заборгованості? Як розраховували VAT, трансфертні ціни, витрати? Чи має товариство індивідуальні тлумачення? |
| Майно і нерухомість | Хто є власником? Які обтяження у поземельних книгах і реєстрі застав? |
| Спори і провадження | Які тривають процеси, перевірки, адміністративні провадження? Чи товариство фігурує у Національному реєстрі боржників? |
| Відповідність нормам | Захист персональних даних (RODO), протидія відмиванню коштів, концесії й галузеві дозволи. |
Аудит крок за кроком
- Встановлення обсягу й порога суттєвості. У малому сервісному товаристві немає сенсу аналізувати кожен договір на 2 000 зл — досить встановити, наприклад, поріг вартості або перелік ключових контрагентів.
- Договір про конфіденційність. Продавець надає документи лише після його підписання.
- Перелік потрібних документів. Аудитор передає перелік, а продавець розміщує документи у віртуальній кімнаті даних або надає їх у погоджений спосіб.
- Дослідження публічних реєстрів. Незалежно від документів продавця аудитор перевіряє дані, доступні публічно (див. нижче).
- Запитання і розмови з правлінням. З'ясування неясностей, доповнення недоліків.
- Звіт. Зазвичай у формі таблиці: проблема, джерело, ризик (високий, середній, низький), рекомендація.
- Перенесення результатів у договір. Зниження ціни, оплата частини ціни на умовний рахунок, заяви й запевнення продавця, обов'язок усунути недоліки перед закриттям угоди.
Реєстри, які варто перевірити самостійно
- KRS — актуальний і повний витяг, правління, прокуристи, капітал, заборгованість у поданні звітності.
- Репозиторій фінансових документів — фінансова звітність; річну звітність затверджують протягом 6 місяців від балансової дати і подають до KRS протягом 15 днів від затвердження. Відсутність поданих звітів — сигнал тривоги.
- CRBR — хто фактично контролює товариство.
- Національний реєстр боржників — провадження про банкрутство й реструктуризацію та виконавчі провадження, закриті через безрезультатність.
- Перелік платників VAT — статус VAT і банківські рахунки, повідомлені в податкове управління.
- Електронні поземельні книги — власність нерухомості, іпотеки, сервітути.
- Реєстр застав — реєстрові застави на рухоме майно і частки.
- Бази Патентного відомства РП — торговельні марки і їхні власники.
Довідки про відсутність заборгованостей у податковому управлінні й ZUS видають за заявою товариства (податкове управління видасть їх контрагенту лише за його згодою), тож їхнє представлення варто зробити умовою угоди.
Найчастіші знахідки в малих і середніх фірмах
- відсутність письмових договорів про перенесення авторських прав від програмістів і дизайнерів на B2B — товариство формально не має прав на власний продукт,
- співпраця B2B, що має риси трудових відносин, що породжує ризик нарахованих внесків,
- ухвали, не прийняті або не повідомлені до KRS (наприклад, затвердження звіту, зміна правління),
- неактуальне повідомлення в CRBR після зміни учасників,
- договори з ключовими клієнтами з правом розірвання при зміні власника,
- відсутність документації захисту персональних даних або договорів про доручення обробки.
Особистий ризик правління — чому аудит захищає й менеджерів
Учасники sp. z o.o. за загальним правилом не відповідають за її зобов'язання. Інакше члени правління: якщо виконавче провадження проти товариства виявиться безрезультатним, вони відповідають за її борги солідарно й особисто (ст. 299 Кодексу товариств торговельних), якщо вчасно не подали заяви про банкрутство або відкриття реструктуризації. Особа, що має увійти в правління переймальщика товариства, повинна знати його фактичну ситуацію, перш ніж підписати згоду на призначення.
Приклад: купівля програмістського товариства
Інвестор хоче купити 100% часток у sp. z o.o., що створює мобільний застосунок, оцінений у 1,2 млн зл. Аудит виявляє, що троє з п'яти програмістів працюють на B2B без договорів про перенесення авторських прав, повідомлення у CRBR не було оновлено після зміни учасника, а товариство має спірний рахунок на 40 000 зл. Сторони домовляються, що перед закриттям угоди програмісти підпишуть договори перенесення прав, правління оновить CRBR, а 10% ціни надійде на умовний рахунок до вирішення спору. Без аудиту інвестор купив би товариство, яке формально не було власником свого головного продукту.
Правила подання фінансової звітності описує сервіс Biznes.gov.pl.
Як допомагає Good Balance
Проводимо правові й бухгалтерські аудити товариств перед угодою та внутрішні огляди, а знахідки перекладаємо на конкретні положення договору — у рамках юридичних консультацій. При продажу або купівлі фірми підтримуємо весь процес у послузі продаж товариства. Якщо аудит охоплює захист даних, стане у пригоді порадник RODO у фірмі.