Umiejscowienie свідоцтв про народження і шлюб — транскрипція в USC

Umiejscowienie, тобто мовою закону транскрипція, — це перенесення закордонного свідоцтва про народження, шлюб або смерть до польського реєстру актів цивільного стану. Після транскрипції відділ актів цивільного стану (USC) видає польський повний витяг акта, який приймають відомства, суди й воєводи без подальших перекладів. Державний збір становить 50 зл за кожний акт, а заяву можна подати в будь-якому USC у Польщі.

Навіщо іноземцеві польський акт цивільного стану

Закордонне свідоцтво з присяжним перекладом є дійсним документом, але при кожній справі його треба показувати заново, а відомства можуть ставити під сумнів його актуальність. Польський акт розв'язує цю проблему, бо знаходиться у реєстрі актів цивільного стану, і кожний наступний витяг можна отримати у будь-якому відомстві. На практиці транскрипція стає в пригоді особливо:

• при заяві про визнання громадянином Польщі або надання громадянства,
• у справах про проживання, в яких воєвода досліджує родинні зв'язки, напр., при проживанні з членом родини чи постійному проживанні,
• при шлюбі в Польщі особи, розлученої за кордоном, або при складанні свідоцтва про народження дитини, народженої у Польщі, коли батьки одружилися за кордоном,
• у спадкових, розлучальних і аліментних справах перед польським судом.

Для громадянина Польщі, який уже має акт, складений у Польщі, транскрипція обов'язкова, коли він хоче здійснити дію у відділі актів цивільного стану, отримати польський документ, що посвідчує особу, або отримати номер PESEL. Іноземець подає заяву добровільно, але в багатьох процедурах без польського акта справа триває довше.

Що підлягає транскрипції, а чого відомство не прийме

Правила встановлюють ст. 104–107 закону – Право про акти цивільного стану. Можна перенести документ, який у державі видачі визнається актом цивільного стану, має силу офіційного документа, походить від компетентного органу і не викликає сумнівів щодо автентичності. Керівник відомства відмовить у транскрипції, коли:

• документ стосується іншої події, ніж народження, шлюб або смерть (напр., довідки про цивільний стан чи рішення про розлучення),
• є результатом транскрипції, проведеної у третій державі, а не в державі, де сталася подія,
• перенесення було б суперечне з основоположними засадами польського правопорядку.

Закордонне рішення про розлучення не транскрибують. Якщо воно підлягає визнанню в Польщі, відомство додає до польського свідоцтва про шлюб відмітку про розлучення. Коли отримання витягу з країни походження неможливе або дуже важке (напр., через війну), закон передбачає окрему процедуру: відтворення змісту закордонного документа на підставі наявного документа або його засвідченої копії.

Процедура крок за кроком

1. Отримайте актуальний витяг закордонного акта. Найкраще повну версію, що містить дані батьків і можливі примітки. Отримання документа за кордоном часто є найдовшим етапом.
2. Замовте присяжний переклад. Закон вимагає офіційного перекладу польською мовою, виконаного присяжним перекладачем зі списку Міністра юстиції, перекладачем, уповноваженим в іншій державі ЄС чи ЄЕЗ, або консулом.
3. Виберіть відділ актів цивільного стану. Територіальної підсудності немає — можна подати заяву в будь-який USC, а з-за кордону — через польського консула.
4. Подайте заяву. Уповноважена особа, якої стосується акт, або інша особа з правовим інтересом (напр., батько у справі свідоцтва дитини). При свідоцтві про шлюб можна одразу подати заяви про прізвище, що носитимуть після шлюбу, і прізвище дітей, якщо закордонний акт їх не містить.
5. Сплатіть державний збір — 50 зл за повний витяг, виданий після транскрипції, на рахунок управління міста чи гміни, в якій діє USC.
6. Отримайте польський повний витяг у паперовій чи електронній формі. Час очікування залежить від навантаження відомства, тому заяву варто подати завчасно перед справою щодо проживання або громадянства.

Запис імен і прізвищ

Це найчастіше джерело подальших проблем. Транскрипція полягає у вірному, буквальному перенесенні змісту документа, без втручання у запис імен і прізвищ. Пристосування запису до польських правописних правил належить лише громадянам Польщі, що мають також польські акти, і то виключно на заяву, подану разом із заявою про транскрипцію. Назви закордонних населених пунктів вписують у запису, визначеному Комісією стандартизації географічних назв.

Перед подаванням заяви варто порівняти запис даних в акті, перекладі, паспорті та посвідці на проживання. Якщо перекладач застосував іншу транслітерацію, ніж у паспорті, легше з'ясувати це на етапі перекладу, ніж потім виправляти польський акт в окремому провадженні, за яке стягують наступний збір.

Оригінал, витяги та дійсність документів

• Оригінал залишається у справі. Закордонний документ потрапляє до збірної справи відомства. Повернення можливе лише на заяву і виключно тоді, коли заявник не може знову отримати документ; відомство тоді зберігає засвідчену копію.
• Наступні витяги видає кожне USC, зокрема електронно. Повний витяг коштує 33 зл, а уповноважені особи можуть подати заяву через електронну послугу після автентифікації, напр., профілем Profil Zaufany.
• Дійсність: норми не встановлюють строку дійсності витягу акта; строк 6 місяців стосується довідок про цивільний стан. Утім, перед візитом варто перевірити, чи конкретний орган не очікує витягу, виданого в певному строку.
• Зміни після транскрипції (розлучення, зміна прізвища) додають до польського акта як примітки, завдяки чому наступний витяг показує актуальний стан.

Найчастіші помилки

• Подання скороченого закордонного витягу без даних батьків — відомство може викликати до доповнення.
• Переклад, виконаний особою без прав присяжного перекладача.
• Розбіжності у транслітерації між документами, що посвідчують особу, та актом.
• Залишення транскрипції на останню мить перед поданням заяви про громадянство або посвідку на проживання.
• Спроба транскрипції закордонного рішення про розлучення замість заяви про примітку при свідоцтві про шлюб.

Як допоможе Good Balance

Підготуємо список документів, перевіримо переклади і відповідність даних паспортові та проведемо заяву в USC. Транскрипцію поєднуємо з усією родинною та справою щодо проживання у межах послуги легалізації проживання з членом родини, а при нетипових документах пропонуємо юридичну консультацію.