У моделі відправки безпосередньо від постачальника магазин приймає замовлення та кошти, а посилку клієнту відправляє оптовик або виробник. Для права та податкової, однак, це й надалі Ваш продаж: саме магазин відповідає перед споживачем, виставляє документ продажу і розраховує податки. Нижче розглядаємо, на що звернути увагу, перш ніж перша посилка покине склад партнера.
Хто є продавцем, коли товар відправляє оптовик
Клієнт укладає договір з магазином, а не з постачальником. Навіть якщо Ви ніколи не торкнетеся товару, у відносинах з покупцем Ви виступаєте як підприємець, що продає річ дистанційно. З цього випливають три наслідки:
- виручкою з продажу є вся сума, сплачена клієнтом, а не лише маржа; ціна купівлі в постачальника є витратою,
- рекламації, повернення та запити клієнтів обслуговує магазин, навіть коли фізично вони надходять на склад партнера,
- саме магазин повинен довести, що інформація про продукт, ціну та строк доставки була правдивою.
Тому підставою є письмовий договір із постачальником. У ньому варто врегулювати: строк відправки посилки з моменту передання замовлення, хто приймає повернення і за якою адресою, хто несе витрати на заміну дефектного товару, як постачальник документує продаж на користь магазину (зведена фактура чи до кожного замовлення), а також чи у посилці може опинитися його прайс чи логотип.
Незареєстрована діяльність чи фірма в CEIDG
На старті можна перевірити модель без відкриття фірми. У 2026 році незареєстрована діяльність (działalność nierejestrowana) допускається, доки виручка в жодному кварталі не перевищить 225% мінімальної заробітної плати, тобто 10 813,50 зл. У цій моделі, однак, легко перевищити ліміт, бо враховується вся виручка від клієнтів, а не прибуток. Магазин з оборотом близько 3,6 тис. зл на місяць вичерпує квартальний ліміт. Після його перевищення є 7 днів на внесення до CEIDG.
При планах на постійний продаж розумніше одразу відкрити одноосібну господарську діяльність і обрати форму оподаткування. Реєстрацію, підбір кодів PKD і форми податку допомагаємо пройти в рамках обслуговування одноосібної діяльності.
VAT: коли звільнення не належить
Ліміт звільнення від VAT за обсягом продажів становить у 2026 р. 240 000 зл виручки на рік (раніше 200 000 зл). Багато власників магазинів припускають, що до цієї суми VAT їх не стосується, і тут з'являється найчастіша помилка. Закон про VAT (ст. 113 ч. 13) виключає звільнення для платників, які продають через інтернет або в інший дистанційний спосіб, зокрема:
- косметичні та туалетні препарати,
- комп'ютери, електронні та оптичні вироби,
- електричні пристрої,
- машини та пристрої, не класифіковані в інших місцях,
а також — незалежно від каналу продажу — частини та аксесуари до автомобілів і мотоциклів. Магазин із зарядними пристроями, навушниками чи косметикою має, отже, зареєструватися як активний платник VAT перед першим продажем, незалежно від обороту. Перед вибором асортименту варто перевірити класифікацію PKWiU кожної групи продуктів.
Постачальник з-поза ЄС: імпорт, IOSS і мито
Коли партнер відправляє посилки з Китаю, Туреччини чи США просто клієнту в Польщу або іншу країну ЄС, маємо справу з дистанційним продажем товарів, що імпортуються. При посилках з фактичною вартістю до 150 євро продавець може скористатися процедурою IOSS: реєструється в Польщі, нараховує VAT за ставкою країни клієнта вже у ціні і щомісяця подає одну декларацію. Тоді імпорт посилки звільнений від VAT, а клієнт не доплачує податок кур'єру при отриманні. IOSS добровільний, але без нього VAT і збори стягуються з отримувача, що зазвичай закінчується відмовою від прийняття посилки та її поверненням.
Посилки, дорожчі за 150 євро, і підакцизні товари не вкладаються у це спрощення. Тоді треба спланувати митне декларування, мито і VAT з приводу імпорту. Деталі товарів, що ввозяться на власний склад, розглядає окрема стаття про імпорт, а ми у рамках спрощеної бухгалтерії стежимо, щоб митні документи потрапляли в облік.
Продаж споживачам в інших країнах ЄС
Якщо підприємець, що має місцезнаходження виключно у Польщі, відправляє товар з Польщі споживачам в інших країнах ЄС, враховується загальна річна вартість таких постачань (разом із електронними послугами, що надаються споживачам з ЄС). До 10 000 євро (42 000 зл) можна застосовувати польський VAT. Після перевищення порогу діє VAT країни клієнта, який розраховується через процедуру OSS. Правила реєстрації та декларацій описує наш довідник з процедури VAT OSS. Коли товар проходить через кілька суб'єктів і кілька держав, виникає ланцюгова операція: перед стартом варто визначити, якій ланці приписати транспортування, бо від цього залежить, де і ким розраховується VAT.
Касовий апарат, повернення та відповідальність перед клієнтом
Поштовий або кур'єрський продаж користується звільненням від реєструючої каси, якщо вся оплата надходить на банківський рахунок продавця, а з обліку чітко випливає, за що і від кого є оплата (з даними і адресою покупця). Інкасо готівки кур'єром або оплата без прив'язки до замовлення можуть означати обов'язок каси. Підставою є п. 41 додатка до постанови Міністра фінансів від 17 грудня 2024 р., яка діє до кінця 2027 р.
Щодо споживача магазин має ті ж обов'язки, що й при продажу з власного складу:
- Покупець має 14 днів на відмову від купівлі через інтернет без обґрунтування та без витрат, крім повернення посилки.
- Магазин повертає всі платежі, разом із вартістю доставки, протягом 14 днів від отримання заяви, навіть якщо постачальник ще не повернув коштів магазину.
- За невідповідність товару договору продавець відповідає протягом двох років від доставки.
- Перед укладенням договору клієнт має отримати чітку інформацію про продукт, ціну, витрати і строк доставки, а також про право відмови.
Найкраще, коли регламент магазину, політика повернень і договір з постачальником узгоджені між собою. Якщо партнер подовжує відправку на тиждень, регламент не може обіцяти доставку за 48 годин. Дані клієнтів, що передаються постачальнику для відправки посилки, є дорученням обробки у розумінні RODO (GDPR), тому потрібен договір про доручення і повідомлення у політиці конфіденційності. Загальні правила регламенту та інформаційних обов'язків описує стаття як відкрити інтернет-магазин.
Приклад: магазин з аксесуарами для дому
Пані Анна продає світильники та прикраси, які відправляє оптовик з Познані. Світильники — електричні пристрої, тож попри невеликий оборот вона реєструється до VAT з першого дня. Клієнти платять переказом або через платіжний шлюз, який прив'язує оплату до замовлення, завдяки чому їй не потрібна каса. Оптовик виставляє їй одну фактуру за кожен тиждень, а повернення надходять на адресу оптовика, який підтверджує їх прийняття протягом двох днів. Завдяки цьому Пані Анна дотримується 14-денного строку повернення коштів.
Чим допомагає Good Balance
Допомагаємо обрати форму ведення магазину, перевіряємо, чи асортимент дозволяє звільнення від VAT, реєструємо фірму, VAT, OSS або IOSS і ведемо поточну бухгалтерію. Почніть із консультації в рамках обслуговування одноосібної господарської діяльності.