e-Doręczenia (e-Delivery) — це державна система електронного листування з установами, у якій повідомлення має ту саму силу, що й рекомендований лист з підтвердженням отримання. Від 1 жовтня 2026 р. адресу для e-Doręczenia повинна мати кожна фірма, внесена до CEIDG, а товариства з KRS охоплені обов'язком вже з 2025 р. Хто ще не створив скриньки, має зробити це негайно, бо листи з установ усе одно надходитимуть до нього, а строки почнуть спливати.
У чому полягає e-Doręczenie
Кожен учасник системи має адресу для електронних вручень, внесену до публічної бази електронних адрес, і прив'язану до неї скриньку. Відправник і одержувач ідентифіковані, а система видає доказ надсилання і доказ отримання. Правила визначає закон від 18 листопада 2020 р. про електронні вручення (єдиний текст: Dz. U. 2026, поз. 3).
Фірма може обрати одну з двох послуг:
- публічну послугу зареєстрованого електронного вручення, яку обслуговує призначений оператор (Польська пошта), з доступом через застосунок e-Doręczeń і Konto Przedsiębiorcy на Biznes.gov.pl,
- кваліфіковану послугу у комерційного постачальника довірчих послуг, зазвичай платну, але з додатковими функціями.
Надсилання листа до установи через публічну послугу безкоштовне. Платним натомість є листування між фірмами, приватними особами та іншими непублічними суб'єктами; ціну встановлює постачальник.
Хто повинен мати адресу і від коли
| Суб'єкт | Обов'язок від |
|---|---|
| адвокати, юридичні радники, податкові та реструктуризаційні консультанти, патентні повірені, нотаріуси | 1 січня 2025 р. |
| суб'єкти, що реєструються в KRS від 1 січня 2025 р. | від реєстрації |
| суб'єкти, внесені до реєстру підприємців KRS до 1 січня 2025 р. | 1 квітня 2025 р. |
| нові записи до CEIDG | від 1 січня 2025 р., вже при реєстрації |
| фірми з CEIDG, зареєстровані до кінця 2024 р., що змінювали запис після 30 червня 2025 р. | при зміні запису |
| решта фірм з CEIDG, зареєстрованих до кінця 2024 р. | 1 жовтня 2026 р. |
Адресу для e-Doręczeń повинні мати також інші суб'єкти, внесені до реєстру підприємців KRS, наприклад фонди та об'єднання, що ведуть господарську діяльність. Фірмову адресу підприємця з CEIDG або особи, що виконує професію суспільної довіри, вносять до бази незалежно від її приватної адреси для e-Doręczeń (ст. 32 ч. 2 закону).
Фікція вручення: 14 днів, які варто знати
Найважливіше правило для підприємця випливає зі ст. 41 і 42 закону. Якщо установа надішле лист на адресу фірми, а ніхто його не отримає, після 14 днів від надходження система видає доказ отримання. Лист вважається врученим наступного дня після спливу цього строку. Від цієї дати обчислюються строки на оскарження, пояснення чи оплату.
Приклад. Податкова інспекція надсилає 2 листопада 2026 р. вимогу подати пояснення у строк 7 днів. Власниця фірми не входить до скриньки. Фікція вручення діє після 14 днів, тож лист вважається врученим 17 листопада, а строк на відповідь спливає 24 листопада. Якщо вона відкриє скриньку аж у грудні, відповідь буде запізнілою, попри те що про лист могла не знати.
На практиці це означає, що скриньку треба перевіряти регулярно або встановити повідомлення на електронну пошту і телефон.
Як створити адресу за 5 кроків
- Підготуйте засіб ідентифікації: Profil Zaufany, e-dowód (електронне посвідчення особи) з особистим підписом або кваліфікований електронний підпис. Якщо їх не маєте, почніть з довідника як створити Profil Zaufany або статті про електронний підпис.
- Увійдіть на Biznes.gov.pl і оберіть заяву про створення адреси для e-Doręczeń у модулі скриньок. Заяву можна також подати через послугу призначеного оператора.
- Заповніть дані фірми та вкажіть адміністратора скриньки. У товаристві його призначення є обов'язковим, у JDG — добровільним.
- Підпишіть заяву та зачекайте на внесення адреси до бази.
- Активуйте адресу, увійшовши до скриньки. Лише активна адреса дозволяє керувати листуванням.
Фірми, що реєструються після 1 січня 2025 р., передають дані для створення адреси вже у заяві до CEIDG або KRS, тож адреса виникає автоматично. Її, однак, все одно треба активувати.
Хто має доступ до скриньки
Адміністратор скриньки (у JDG це може бути сам підприємець) може вказати фізичних осіб, уповноважених надсилати та отримувати листи, впорядковувати листування і налаштовувати скриньку. Такі особи, однак, не можуть уповноважувати далі наступних осіб. У фірмі варто визначити щонайменше двох осіб з доступом, щоб відпустка чи хвороба однієї з них не означала пропуску листа з податкової чи ZUS.
Найчастіші помилки
- Подання заяви без активації адреси. Адреса існує в базі, але ніхто не керує скринькою.
- Використання приватної адреси для e-Doręczeń у справах фірми. Адреса приватної особи й адреса підприємця — це дві різні речі.
- Відсутність повідомлень. Фікція вручення діє незалежно від того, чи хтось зазирнув у скриньку.
- Одна особа з доступом. Особливо ризиковано у товариствах з одним членом правління.
- Припущення, що листи й надалі приходитимуть поштою. Установи все частіше надсилають їх виключно електронно.
Більше інформації: графік e-Doręczeń, збори в e-Doręczeniach та єдиний текст закону про електронні вручення.
Як Good Balance може допомогти
Допомагаємо підприємцям впорядкувати контакти з установами: створюємо й активуємо адресу для e-Doręczeń, налаштовуємо доступ для осіб у фірмі та пояснюємо наслідки листів, які вже надійшли до скриньки. Запрошуємо на юридичну консультацію. Якщо Ви лише реєструєте товариство, адресу для e-Doręczeń підготуємо в рамках реєстрації фірми.