Faktura pro forma — це комерційний документ (пропозиція або вимога оплати), який закон про VAT не вважає рахунком і який не породжує податкових наслідків. VAT-рахунок (faktura VAT) документує продаж або отриманий аванс, породжує обов'язки з VAT і податку на прибуток, а від 2026 р. у більшості фірм має бути виставлений у KSeF. Pro forma до KSeF не потрапляє.
Що таке pro forma, а що таке рахунок
Закон про VAT не знає поняття «pro forma». Це звичаєва назва документа, який продавець надсилає перед транзакцією, щоб покупець міг перевірити умови та оплатити. Рахунок (faktura) натомість — це документ, суворо врегульований ст. 106a–106q закону: має обов'язкові елементи, терміни виставлення і — найголовніше — є підставою для розрахунку податку.
| Риса | Pro forma | VAT-рахунок |
|---|---|---|
| Правова підстава | відсутня, комерційна практика | закон про VAT |
| Наслідки у VAT | відсутні | VAT до сплати у продавця, право на вирахування у покупця |
| Дохід у PIT/CIT | ні | так (здебільшого з датою виконання послуги або постачання) |
| KSeF | не надсилається | обов'язково в KSeF (з перехідними винятками) |
| Нумерація | довільна, краще окрема | послідовна, що однозначно ідентифікує рахунок; у KSeF додатково номер, присвоєний системою |
| Коригування | достатньо надіслати нову версію | лише коригувальним рахунком |
Коли pro forma має сенс
- Передоплата від нового клієнта — продавець не хоче виконувати замовлення без оплати.
- Затвердження бюджету — відділ закупівель клієнта потребує документа із сумою, щоб запустити платіж.
- Митне оформлення або імпортна процедура — закордонний контрагент просить документ із вартістю товару перед відправленням.
- Пропозиція зі строком дії — коли ціна може змінитися, pro forma дає змогу підтвердити її на визначений час.
Якщо клієнт не заплатить, продавець нічого не коригує і нічого не розраховує — документ просто втрачає значення.
Що варто розмістити у pro formі
Оскільки норми не визначають зразка, зміст залежить від потреб сторін. На практиці добре працюють такі елементи:
- дані продавця і покупця, зокрема NIP (податковий ідентифікаційний номер) — полегшують пізніше виставлення рахунка без додаткових запитів,
- опис товару або послуги, кількість, ціна нетто, ставка і сума VAT та вартість брутто,
- номер банківського рахунка і термін оплати,
- термін дії пропозиції та інформація, чи платіж є авансом, чи цілою сумою,
- чітке позначення, що документ не є рахунком.
При закордонних контрагентах стає у пригоді двомовна версія і зазначення валюти. Якщо суму авансу треба встановити у відсотках, краще вказати її прямо у злотих або валюті, щоб уникнути непорозумінь при переказі.
Що після оплати pro forma — авансовий чи кінцевий рахунок
Надходження коштів на підставі pro forma змінює ситуацію. Якщо оплата надійшла до виконання послуги або постачання, у VAT виникає податковий обов'язок у момент її отримання, стосовно отриманої суми (ст. 19a ч. 8). Тоді:
- продавець виставляє авансовий рахунок не пізніше 15-го дня місяця, наступного після місяця отримання оплати (ст. 106i ч. 2),
- після виконання послуги виставляє розрахунковий (кінцевий) рахунок на залишкову суму,
- якщо оплата і виконання послуги відбулися в тому самому місяці, авансового рахунка можна не виставляти — достатньо одного рахунка (ст. 106b ч. 1a).
Винятки стосуються, зокрема, внутрішньосоюзного постачання товарів і послуг, що розраховуються періодично з терміном оплати. Рахунок можна також виставити раніше, але не раніше ніж за 60 днів до постачання, виконання послуги або отримання авансу (ст. 106i ч. 7).
Pro forma і KSeF у 2026 р.
Від 1 лютого 2026 р. діє KSeF 2.0, і ним користуються великі підприємці, від 1 квітня 2026 р. обов'язок охопив інші фірми, а найменші (продаж, задокументований рахунками до 10 тис. зл місячно) мають час до 1 січня 2027 р. У навчальних матеріалах Національної адміністрації доходів faktury pro forma перелічено серед документів, яких до KSeF не надсилають — поряд із боргово-зобов'язальними нотами й рахунками. Практичні наслідки:
- pro forma надсилається клієнту так, як і дотепер: електронною поштою, з програми для виставлення рахунків або системи продажів,
- авансовий і кінцевий рахунок після оплати потрапляють уже до KSeF і отримують системний номер,
- варто домовитися з клієнтом, що pro forma приходить іншим каналом, ніж рахунки, бо його бухгалтерія дедалі частіше завантажує документи виключно з KSeF.
Ризик: pro forma, що виглядає як рахунок
Відповідно до ст. 108 закону про VAT, той, хто виставить рахунок із вказаною сумою податку, має цей податок сплатити. Якщо документ не чітко позначений як pro forma, а містить усі елементи рахунка, податкове управління може визнати його рахунком. Тому варто:
- розмістити у назві слова «Faktura pro forma» і допис «не є бухгалтерським документом»,
- застосовувати окрему нумерацію (наприклад, PF/2026/10/015), не пов'язану з нумерацією рахунків,
- не проводити pro formu по бухгалтерії та не вносити її в облік VAT — як на боці продавця, так і покупця,
- не вираховувати VAT з отриманої pro formи; право на вирахування дає лише рахунок.
Приклад: графік на JDG і передоплата
Пані Анна, активна платниця VAT, 20 жовтня 2026 р. надсилає клієнту pro formу на проєкт візуальної ідентифікації: 5 000 зл нетто + 23% VAT. Клієнт платить 50% (3 075 зл брутто) 24 жовтня. Проєкт створюється у листопаді і приймається 28 листопада.
- Жовтень: з моменту надходження 3 075 зл виникає податковий обов'язок; авансовий рахунок у KSeF — не пізніше 15 листопада, VAT до сплати за жовтень у JPK_V7.
- Листопад: розрахунковий рахунок на решту 3 075 зл брутто, з посиланням на авансовий рахунок.
Якби клієнт заплатив усе лише в день приймання проєкту, вистачило б одного рахунка після виконання послуги, а pro forma залишилася б виключно комерційним документом.
Норми щодо рахунків можна перевірити у тексті закону про податок на товари і послуги.
Як допомагає Good Balance
Ведемо виставлення рахунків і розрахунки VAT, стежимо за термінами авансових рахунків та правильним потоком документів у KSeF — деталі в послузі виставлення VAT-рахунків. У рамках спрощеної бухгалтерії дбаємо, щоб pro formи не потрапляли до обліку. Основи податку VAT описуємо в пораднику VAT у Польщі.