Повна бухгалтерія — це бухгалтерські книги, що ведуться за законом про бухгалтерський облік: подвійний запис на рахунках, баланс, звіт про прибутки та збитки і щорічний фінансовий звіт. Спрощена бухгалтерія — це на практиці податкова книга доходів і витрат або облік доходів у режимі ryczałt, які служать насамперед для обчислення податку. Капітальні товариства завжди ведуть повні книги, а індивідуальні підприємці і деякі особові товариства — лише від порога 2,5 млн євро доходу або за власним вибором.
Хто повинен вести повну бухгалтерію
Закон про бухгалтерський облік охоплює незалежно від доходів:
- капітальні товариства (sp. z o.o., просте акціонерне товариство, акціонерне товариство), також у стадії створення,
- командитні і командитно-акціонерні товариства та особові товариства, у яких учасником є юридична особа,
- фонди, об'єднання та інші юридичні особи,
- філії та представництва закордонних підприємців.
Фізичні особи, прості товариства (spółka cywilna), повні товариства фізичних осіб і партнерські товариства переходять на бухгалтерські книги, коли у попередньому фінансовому році їхні чисті доходи від продажу товарів і продукції досягли 2 500 000 євро або більше. На 2026 р. поріг становить 10 646 500 зл доходу за 2025 р. Хто планує перетворення діяльності на sp. z o.o., повинен одразу закласти повну бухгалтерію у бюджет — пишемо про це у статті перетворення JDG на sp. z o.o..
Підприємець нижче порога може також вибрати книги добровільно від початку наступного фінансового року. Він тоді мусить до початку цього року повідомити податкову інспекцію; фізичні особи можуть це зробити через CEIDG.
Порівняння на практиці
| Аспект | Спрощена бухгалтерія | Повна бухгалтерія |
|---|---|---|
| Правова підстава | податкові норми і постанови про KPiR та облік доходів | закон про бухгалтерський облік |
| Мета | обчислення податку на прибуток | повна картина майна, зобов'язань і результату фірми |
| Запис | одинарний, хронологічний | подвійний, на рахунках за заводським планом рахунків |
| Розрахунки і майно | в обмеженому обсязі | повні розрахунки з контрагентами, інвентаризація, міжперіодні розрахунки |
| Річна звітність | податкова декларація; з 2027 р. файл JPK з книгою | фінансовий звіт, його затвердження і подання до KRS; файл JPK_KR_PD |
| Облікова політика | не вимагається | обов'язкова, у формі документа, прийнятого керівником одиниці |
| Вартість обслуговування | нижча | вища — більше записів і звітності |
Спрощений облік показує, скільки фірма заробила на потреби PIT. Повні книги відповідають також на питання про ліквідність, прострочену дебіторську заборгованість чи рентабельність окремих проєктів — тому деякі підприємці обирають їх з власної волі, напр., перед розмовами з банком або інвестором.
Річний звітний цикл у повній бухгалтерії
- До 3 місяців від балансового дня — керівник одиниці забезпечує складання фінансового звіту; при календарному році це 31 березня.
- Аудит статутного аудитора — якщо одиниця йому підлягає (завжди акціонерне товариство; інші — після виконання порогів).
- До 6 місяців від балансового дня — затвердження звіту затверджувальним органом, напр., зборами учасників.
- До 15 днів від затвердження — подання до KRS звіту, рішення про затвердження і розподіл прибутку, а в разі аудиту — звіту аудитора.
Аудит звіту є обов'язковим, зокрема, для одиниць, які у попередньому році виконали щонайменше дві з трьох умов: середня зайнятість не менше 50 ставок, сума активів не менше 3 125 000 євро, чистий дохід не менше 6 250 000 євро.
Найменші товариства можуть користуватися спрощеннями для мікроодиниць — коли не перевищують щонайменше двох з трьох величин: 2 000 000 зл суми активів, 4 000 000 зл чистого доходу і 10 осіб середньої зайнятості. Звіт такої одиниці має спрощений обсяг.
Цифровізація: JPK для обох систем
Відмінність між системами у контактах з інспекцією стирається, бо обидві звітуються у файлах JPK. Повні книги передають як JPK_KR_PD: найбільші платники CIT роблять це вже у 2026 р. за 2025 р., платники з місячним JPK_VAT — за фінансовий рік, що починається після 31 грудня 2025 р., а інші — за рік, що починається після 31 грудня 2026 р. KPiR і облік доходів надсилають у структурах JPK_PKPIR і JPK_EWP, вперше у 2027 р. Файли треба передати після завершення року у строк подання річної декларації.
Що відбувається після перевищення порога
Приклад: повне товариство двох учасників, що веде оптову базу будівельних матеріалів, досягло у 2025 р. чистого доходу 11,2 млн зл, більше ніж 10 646 500 зл. Від 1 січня 2026 р. воно мусить вести бухгалтерські книги. Необхідні:
- початковий баланс на 1 січня, складений на підставі натурального інвентарю і даних з KPiR,
- облікова політика і заводський план рахунків,
- бухгалтерська програма, що обслуговує подвійний запис і структуру JPK_KR_PD,
- фінансовий звіт за 2026 р. до 31 березня 2027 р., після цього затвердження і подання до KRS.
Перший рік після переходу є найбільш трудомістким — варто спланувати зміну вже восени, коли видно, що поріг буде перевищено.
Яку систему обрати, коли є вибір
- Спрощену — одноосібна сервісна діяльність, прості витрати, відсутність запасів і розгалужених розрахунків.
- Повну за вибором — фірма торгівлі чи виробництва, що розвивається, плановане банківське фінансування, підготовка до перетворення на капітальне товариство, потреба контролю результатів проєктів.
Як Good Balance може допомогти
Ведемо повну бухгалтерію товариств і підприємців — з обліковою політикою, фінансовим звітом, поданням до KRS і файлами JPK_KR_PD. Меншим фірмам пропонуємо спрощену бухгалтерію і допомагаємо перейти на бухгалтерські книги, коли наближається поріг 2,5 млн євро.