Непрямі витрати — це видатки, без яких діяльність не могла б працювати, але яких не можна приписати до одного конкретного продукту чи послуги: бухгалтерське обслуговування, інтернет, телефон, лізинг автомобіля, оренда офісу. У IP Box вони знижують дохід з кваліфікованого права інтелектуальної власності, попри те що не враховуються у показнику nexus. Якщо підприємець має також доходи поза IP Box, частину таких видатків потрібно приписати до кожного виду доходів у пропорції, зазначеній у законі про PIT.
Де непрямі витрати мають значення, а де ні
Облік IP Box складається з двох етапів. Спочатку встановлюється дохід з кваліфікованого права: виручка з цього права, зменшена на витрати на її отримання. Потім цей дохід множиться на показник nexus. Непрямі витрати беруть участь виключно в першому етапі.
Сервіс podatki.gov.pl обчислює дохід з кваліфікованого IP як виручку, зменшену на витрати, які допомогли її отримати — як прямо, так і опосередковано. Зі свого боку ст. 30ca ч. 5 закону про PIT виключає з показника nexus витрати, які не пов'язані безпосередньо з правом, — зокрема відсотки, фінансові збори та видатки на нерухомість. Тому той самий видаток може знижувати базу 5% податку і водночас не впливати на величину показника. Деталі щодо літер a–d у формулі ми описуємо у статті про прямі витрати в IP Box.
Які видатки програміста зазвичай є непрямими
Про те, чи витрата є непрямою, вирішує її функція, а не назва на фактурі. Типові приклади в одноосібній IT-фірмі:
- бухгалтерські та консультаційні послуги, банківські збори за ведення рахунку,
- інтернет, телефонний абонемент, електроенергія у частині, що використовується у фірмі,
- оренда офісу або місця у спільному просторі, витрати на приміщення,
- лізинг, пальне й страхування автомобіля, що використовується у діяльності,
- страхування цивільної відповідальності, офісний пакет, канцелярські товари,
- обладнання та програмне забезпечення, якщо вони служать усій діяльності, а не лише одному проєкту.
Ноутбук, на якому створюється виключно код, охоплений IP Box, можна вважати витратою, пов'язаною безпосередньо з цим правом. Коли той самий комп'ютер служить також для тренінгів, консультацій чи робіт з підтримки без творчого елемента, амортизаційні відрахування стають змішаною витратою і підлягають поділу.
Поділ за пропорцією доходів
Закон про PIT не містить окремого ключа для IP Box, але має загальне правило в ст. 22 ч. 3: якщо не можна встановити, яка частина витрат припадає на окремі джерела, їх ділять у такому співвідношенні, в якому доходи з цих джерел перебувають у загальних доходах. Міністерство фінансів у роз'ясненнях від 15 липня 2019 р. вказує, що до доходів з кваліфікованого IP слід віднести видатки, функціонально з ними пов'язані, зокрема й непрямі. На практиці пропорція доходів — це ключ, який найлегше обґрунтувати.
Процедура крок за кроком:
- Встановіть доходи з кваліфікованих прав (згідно з обліком IP Box) та інші доходи з діяльності за весь рік.
- Обчисліть частку доходів з IP у загальних доходах.
- Виділіть витрати, які можна приписати напряму: витрати лише на проєкти IP Box повністю йдуть до IP, витрати лише іншої діяльності — повністю поза IP.
- Решту, спільні видатки, помножте на обчислену частку.
- Запишіть обчислення в обліку, із датою та описом обраного методу.
Інші ключі, наприклад час праці з журналу робіт, можуть краще відображати дійсність, якщо діяльність дуже різноманітна. Відхід від пропорції доходів, однак, варто обґрунтувати письмово, а за великих сум — підтвердити індивідуальною інтерпретацією.
Числовий приклад
Програміст на лінійному податку отримав у 2026 р. 240 000 зл виручки з відплатної передачі прав на створюване програмне забезпечення (охоплене IP Box) і 60 000 зл з проведення тренінгів, які до IP Box не належать. Загальні доходи становлять 300 000 зл, тож частка IP — 80%.
| Позиція | Сума | Частина IP Box | Інша частина |
|---|---|---|---|
| Ліцензії інструментів, що використовуються лише у проєктах IP | 6 000 зл | 6 000 зл | 0 зл |
| Оренда зали для тренінгів | 3 000 зл | 0 зл | 3 000 зл |
| Спільні витрати: бухгалтерія, інтернет, лізинг, офіс | 24 000 зл | 19 200 зл | 4 800 зл |
| Разом | 33 000 зл | 25 200 зл | 7 800 зл |
Дохід з кваліфікованого права становить 240 000 зл − 25 200 зл = 214 800 зл. Якщо підприємець сам створює код і не купує результатів робіт у пов'язаних осіб ані готових прав, показник nexus набуде значення 1, а 5% податок буде нараховано від цієї суми (до розрахунку внесків та інших відрахувань). Дохід з тренінгів, тобто 60 000 зл − 7 800 зл, оподатковують за дотеперішньою формою — тут ставкою 19%.
Що відбувається, коли непрямі витрати пропускають
Буває, що всі спільні видатки залишаються в «іншій» частині, бо так простіше. Наслідки двоякі. По-перше, завищується дохід, охоплений преференцією, і занижується дохід з іншої діяльності; за невеликих доходів поза IP ця друга частина може навіть показати штучний збиток. По-друге, облік перестає відповідати правилу зі ст. 22 ч. 3, що під час перевірки призводить до коригування обох результатів.
Зворотна помилка — приписання до IP Box витрат, що стосуються виключно іншої діяльності, наприклад оренди навчальної зали. Це знижує дохід, оподатковуваний ставкою 5%, і підвищує дохід, оподатковуваний вище, тож зазвичай діє на шкоду платнику — але також означає несумлінний облік.
Коли підприємець не має жодних доходів поза кваліфікованими правами, поділ не потрібен: усі витрати діяльності, прямі та непрямі, знижують дохід з IP. Це, однак, треба підтвердити обліком, з якого випливає, що кожен дохід походить з кваліфікованого права.
Документація ключа поділу
На підставі ст. 30cb ч. 2 закону про PIT платник, що веде податкову книгу доходів і витрат, показує доходи, витрати і дохід з кожного кваліфікованого права в окремому обліку. Ключ поділу непрямих витрат має бути його частиною. Варто зберігати:
- річне зведення доходів з IP і поза IP, узгоджене з книгою,
- перелік витрат, приписаних напряму, та перелік спільних витрат,
- обчислення пропорції і сум, приписаних до кожної частини,
- короткий опис методу, а при ключі, іншому ніж дохідний, — його обґрунтування.
Пропорцію обчислюють за весь рік, бо пільгу застосовують лише в річній декларації — упродовж року аванси сплачують за звичайною ставкою. Вимоги до самого обліку ми розглядаємо у тексті про облік IP Box, а базові умови пільги — у статті IP Box 2026.
Як Good Balance може допомогти
Готуємо окремий облік IP Box разом з ключем поділу витрат, ведемо книгу доходів і витрат так, щоб доходи з прав і з іншої діяльності були розділені з першого дня, та допомагаємо у підготовці заяви про індивідуальну інтерпретацію, коли підприємець хоче застосувати інший ключ, ніж дохідний.