Заява про доручення роботи іноземцю — це найпростіший шлях до легального працевлаштування громадянина Вірменії, Білорусі, Молдови або України. Роботодавець подає її електронно, вносить оплату 400 зл, а староста (повітовий центр зайнятості) вписує її до реєстру зазвичай упродовж 7 робочих днів. Робота на цій підставі може тривати максимум 24 місяці. Від 1 червня 2025 р. процедура діє за новим законом про умови допустимості доручення роботи іноземцям, а з 1 грудня 2025 р. — також за кількома новими розпорядженнями, які змінили, зокрема, перелік держав і розмір оплати.
Для кого заява у 2026 р.
Заявою можна скористатися виключно щодо громадян чотирьох держав:
- Республіки Вірменія,
- Республіки Білорусь,
- Республіки Молдова,
- України.
Грузія випала з переліку з 1 грудня 2025 р. Громадянин Грузії, заяву щодо якого вписали до реєстру до цієї дати, може працювати до кінця її чинності на зазначених у ній умовах. Нове працевлаштування громадянина Грузії вже вимагає дозволу на роботу.
Заява не охоплює сезонних робіт у видах діяльності, зазначених у розпорядженні, — для них служить дозвіл на сезонну роботу. Для громадян України, які користуються в Польщі тимчасовим захистом, норми додатково передбачають спрощене повідомлення центру зайнятості; варто з'ясувати, який шлях застосовується до конкретної особи. Ширший огляд усіх підстав працевлаштування іноземців містить стаття Працевлаштування іноземців 2026 — дозволи, витрати, обов'язки.
Умови, які має виконати роботодавець
- Період роботи, зазначений у заяві, не може перевищувати 24 місяців.
- Дата початку має припадати не пізніше ніж через 6 місяців від дня подання заяви. Заява, яка не відповідає цим умовам, залишається без розгляду.
- Винагорода не може бути нижчою за оплату працівників на порівнюваній посаді та нижчою за мінімальну заробітну плату. У 2026 р. це 4 806 зл брутто за повну зайнятість або 31,40 зл за годину за договором umowa zlecenie (договір доручення).
- Доброчесність суб'єкта: заява не може містити неправдивих даних, а особа, яка діє за роботодавця, не може бути двічі покарана протягом останніх 12 місяців за певні правопорушення у сфері працевлаштування іноземців.
Рада Міністрів може додатково запровадити річні ліміти заяв, наприклад, для окремих воєводств або професій. Після вичерпання ліміту староста відмовляє у вписі.
Документи й дані для підготовки
До заяви електронно додають:
- скан усіх заповнених сторінок дійсного паспорта іноземця,
- доказ сплати 400 зл, з якого випливає, якого іноземця він стосується,
- документи, що підтверджують кваліфікацію, — коли робота стосується регульованої професії,
- підтвердження узгоджень із роботодавцем-користувачем — коли роботу доручає агентство тимчасового працевлаштування.
У самому формулярі зазначають, зокрема, дані роботодавця (NIP і REGON або PESEL у випадку фізичної особи), код PKD діяльності, у якій іноземець працюватиме, дані паспорта та номер візи або посвідки на проживання (karta pobytu). Оригінали можуть вимагатися для огляду.
Процедура крок за кроком
- Оплата. 400 зл вноситься перед поданням заяви. Як правило, не підлягає поверненню.
- Подання заяви. Виключно через телеінформаційну систему публічних служб зайнятості — до старости за місцем розташування або постійного перебування роботодавця.
- Вписання до реєстру. Коли справа не потребує з'ясувань — не пізніше 7 робочих днів; у справах, що потребують пояснень, — до 30 днів. Староста може зазначити пізнішу дату початку роботи, ніж указана у заяві.
- Перед початком роботи. Роботодавець передає іноземцю вписану заяву та надсилає старості через ту саму систему копію договору з іноземцем польською мовою. Умови договору мають відповідати заяві.
- Повідомлення про початок роботи — упродовж 7 днів від дня її початку.
- Повідомлення про неприступлення до роботи — упродовж 14 днів від зазначеної в реєстрі дати початку; окремо повідомляють і про достроковий кінець роботи.
Обов'язки під час працевлаштування
- Підвищення винагороди, коли зростає мінімальна зарплата або мінімальна погодинна ставка.
- Пропорційне підвищення зарплати при збільшенні ставки або кількості годин у цивільно-правовому договорі.
- Надання документів (польською або в перекладі) на вимогу, зокрема, Державної інспекції праці, ZUS, Прикордонної служби.
- Виплата заборгованої винагороди, якщо під час перевірки виявиться, що іноземець отримував менше, ніж належало.
Деякі зміни не вимагають нової заяви, наприклад зміна місцезнаходження або назви роботодавця чи збільшення ставки до повного робочого часу. Інші зміни умов праці варто перед запровадженням узгодити, бо вони можуть вимагати подання нової заяви.
Найчастіші причини проблем
- Зарплата у заяві нижча за мінімальну або нижча за зарплату інших працівників на тій самій посаді.
- Дата початку, віддалена більш ніж на 6 місяців від подання.
- Відсутність повідомлення про початок або неприступлення до роботи — за це загрожує штраф від 500 до 5 000 зл.
- Подання заяви щодо громадянина держави поза переліком, наприклад Грузії після 1 грудня 2025 р.
- Переконання, що заява легалізує перебування. Іноземець має перебувати в Польщі на підставі, яка дозволяє працювати; заява стосується лише права виконувати роботу.
Як Good Balance може допомогти
Готуємо й подаємо заяви, стежимо за строками повідомлень та за відповідністю договорів до вписання. Коли співпраця має тривати довше 24 місяців, ведемо процедуру дозволу на тимчасове перебування і роботу. Кадровий бік працевлаштування, зокрема реєстрацію в ZUS і зарплатні відомості, обслуговуємо в межах послуги кадрового супроводу працівників.