Представник — це особа, яка діє від імені підприємця, а наслідки її дій — підписаного договору, поданої заяви, отриманого рішення — покладаються на довірителя так, ніби він діяв особисто. Обсяг повноважень випливає зі змісту довіреності, а форма документа залежить від дії, на яку представник має бути уповноважений. Поряд зі звичайною довіреністю підприємець, що внесений до CEIDG або KRS, може призначити прокуриста, повноваження якого ширші й наперед визначені законом.
Три ступені довіреності у Цивільному кодексі
| Вид | Обсяг | Приклад у фірмі |
|---|---|---|
| Загальна | дії звичайного управління; вимагає письмової форми під страхом недійсності | поточні закупівлі, одержання кореспонденції, виставлення фактур, обслуговування рекламацій |
| Видова | визначений вид дій, що виходять за межі звичайного управління | укладення договорів оренди приміщень, договорів з субпідрядниками до визначеної суми |
| Спеціальна | одна конкретна дія | підписання нотаріального акта купівлі офісу, подання пропозиції у тендері |
Межа «звичайного управління» у нормах не визначена, тому на практиці краще перелічити дії в документі, аніж покладатися на саме слово «загальна». Якщо підприємець призначить кількох представників з однаковим обсягом, кожен діє самостійно, якщо довіреність не передбачає іншого (наприклад, підпис двох осіб понад визначену суму).
Форма довіреності — принцип дзеркала
Ст. 99 Цивільного кодексу запроваджує просте правило: якщо дія вимагає особливої форми для дійсності, довіреність повинна мати ту саму форму. На практиці:
- Купівля або продаж нерухомості — нотаріальний акт, отже й довіреність у формі нотаріального акта.
- Продаж часток у sp. z o.o. — письмова форма з нотаріально посвідченими підписами, отже й довіреність у тій самій формі.
- Договір, що вимагає письмової форми — довіреність щонайменше у письмовій формі; рівнозначною є електронна форма з кваліфікованим електронним підписом.
Довіреність зазвичай підписують на папері або електронно. Як діє кваліфікований підпис, пояснює стаття про електронний підпис.
Прокура — торгова довіреність
Прокура може бути надана лише підприємцем, внесеним до CEIDG або реєстру підприємців KRS, і охоплює всі судові й позасудові дії, пов'язані з веденням підприємства. Найважливіші ознаки:
- вимагає письмової форми під страхом недійсності, але без принципу дзеркала — прокурист підпише, наприклад, договір у формі нотаріального акта без окремої нотаріальної довіреності;
- прокуристом може бути лише фізична особа з повною дієздатністю;
- обсяг не можна обмежити стосовно третіх осіб; винятки — спільна прокура (кілька осіб разом або разом із членом правління) і філійна прокура;
- для відчуження підприємства, передачі в оренду та відчуження й обтяження нерухомості прокуристу потрібна окрема довіреність на цю дію;
- прокуру не можна передати, але прокурист може призначити представника для окремої дії або виду дій;
- припиняється, зокрема, зі зняттям підприємця з реєстру, оголошенням банкрутства, відкриттям ліквідації, перетворенням та смертю прокуриста.
Надання і припинення прокури треба повідомити у CEIDG або KRS. Підприємець з CEIDG може при прокурі застерегти, що після його смерті прокурист стане управителем спадкоємства — це важливе забезпечення безперервності одноосібної фірми.
Представник в установах
CEIDG
Підприємець, внесений до CEIDG, може опублікувати у реєстрі інформацію про представника або прокуриста: дані особи, адресу для надсилання кореспонденції, обсяг довіреності та дату її надання. Публікація інформації про прокуриста рівнозначна встановленню прокури. До заяви додають заяву про те, що представник прийняв повноваження. Більше про реєстр — у статті про CEIDG.
Податкова інспекція
Податковий кодекс (Ordynacja podatkowa) знає три види довіреностей:
- загальна — на всі податкові справи; подається виключно електронно до Голови Національної адміністрації доходів (формуляр PPO-1) і потрапляє до центрального реєстру;
- спеціальна — на зазначену справу; може бути письмовою (формуляр PPS-1) або усно заявленою до протоколу;
- для вручення — обов'язкова, зокрема, для особи, яка переїжджає на проживання поза ЄС або не проживає в ЄС і порушує провадження в Польщі, якщо тільки не користується електронним врученням.
Представником у податкових справах може бути будь-яка фізична особа з повною дієздатністю. У справах меншого значення орган може не вимагати довіреності від подружжя сторони.
ZUS
У ZUS довіреність зазвичай подають на формулярі PEL — у паперовій формі або через Платформу електронних послуг. Бухгалтерська контора, яка надсилає декларації від імені фірми, потребує такого уповноваження.
Оплата opłata skarbowa
Подання документа довіреності в установі, як правило, коштує 17 зл opłata skarbowa (гербового збору), який сплачують на рахунок ґмінного управління за місцем подання документа, а при електронному поданні — зазвичай за місцем проживання або місцезнаходженням довірителя. Звільнена довіреність для подружжя, висхідних, нащадків або братів і сестер, а також довіреність у справах соціального страхування, наприклад подана в ZUS. Оплата стосується подання документа в установі — довіреність, пред'явлена виключно контрагентам, їй не підлягає.
Представник у sp. z o.o.
У sp. z o.o. товариство представляє правління, а представники діють поряд з ним. Дві ситуації вимагають особливої уваги:
- Договір з членом правління — товариство представляє тоді наглядова рада або представник, призначений ухвалою зборів учасників. Правління не може саме надати таку довіреність.
- Збори учасників — учасник може голосувати через представника, якщо договір товариства цього не виключає; довіреність має бути письмовою, а представником не може бути член правління чи працівник товариства.
На що звернути увагу при оформленні документа
- Впишіть повні дані обох сторін (PESEL або NIP, а для іноземця — номер паспорта) і дату.
- Перелічіть дії замість загальних формулювань; при договорах зазначте ліміт суми.
- Вирішіть, чи може представник призначати подальших представників — без такої згоди не може.
- Вирішіть, чи може він укладати договори сам із собою або представляти обидві сторони — без явної згоди це виключено.
- Визначте строк дії. Довіреність можна відкликати будь-коли, а після припинення представник повинен повернути документ.
Договір, укладений особою без повноважень або з їх перевищенням, не є автоматично недійсним — його дійсність залежить від підтвердження підприємцем. Друга сторона може призначити строк на підтвердження; за відсутності підтвердження особа, яка діяла без повноважень, відповідає за шкоду.
Як може допомогти Good Balance
Готуємо довіреності та прокури, пристосовані до структури фірми, повідомляємо про них у CEIDG, KRS, податковій інспекції та ZUS, а також радимо, який обсяг повноважень буде безпечним. Зв'яжіться з нами у межах правової консультації або замовте підготовку договорів і документів.