Довідку з Національного реєстру судимостей (KRK, Krajowy Rejestr Karny) у 2026 р. можна отримати двома способами: електронно через e-Платформу KRK за 20 зл або в паперовій формі за 30 зл, подавши формуляр запиту в інформаційному пункті чи поштою. Електронна версія надходить протягом 7 днів, а в пункті обслуговування документ видається зазвичай того самого дня. Нижче пояснюємо, який варіант обрати, скільки це коштує і на що звернути увагу, коли довідка має потрапити до роботодавця, реєстраційного суду або установи за кордоном.
Що таке інформація з KRK і що з неї випливає
У повсякденні говорять про „довідку про несудимість", але формально це інформація про особу (або про колективний суб'єкт), яку видають на підставі даних, зібраних у реєстрі, що його веде Міністр юстиції. Документ підтверджує, чи фігурує особа у реєстрі, а якщо так — які записи її стосуються.
Реєстр охоплює не лише вироки, що набрали законної сили, за злочини та податкові злочини. До нього також потрапляють, зокрема, умовне припинення провадження, застосовані запобіжні заходи, арешт за правопорушення, тимчасово заарештовані особи та особи, оголошені в розшук. Запис, що був погашений, уже не повинен з'являтися в інформації.
Отже, довідка з KRK не є документом „про добру поведінку". Вона показує тільки те, що було офіційно зафіксовано у реєстрі в день її створення.
Коли довідка потрібна у бізнесі
Найчастіше про інформацію з KRK просить роботодавець, але тільки тоді, коли вимога несудимості випливає з приписів для певної посади чи галузі (наприклад, робота з дітьми, охорона осіб і майна, фінансовий сектор). З погляду підприємця важливі також ситуації, в яких саме фірма чи її органи управління повинні підтвердити несудимість:
- правління і наглядова рада капітального товариства — Кодекс комерційних товариств виключає з виконання цих функцій осіб, засуджених за певні господарські злочини та злочини проти власності; реєстраційний суд перевіряє це в KRK під час внесення запису, а контрагент чи банк може попросити про підтвердження з KRK,
- концесії, ліцензії та записи у реєстрах регульованої діяльності — наприклад, транспорт, агенції з працевлаштування, зброя,
- публічні тендери — замовник може вимагати інформацію з KRK щодо виконавця та членів його органів,
- справи іноземців і виїзди за кордон — довідку іноді вимагають установи інших держав, а іноземці, які проживають у Польщі, потребують її часом у процедурах легалізації перебування або під час реєстрації діяльності.
Якщо довідка має стосуватися самого товариства (наприклад, у тендері), подається запит про колективний суб'єкт — окремий формуляр з тією самою платою, що й для фізичної особи.
Електронна чи паперова версія — порівняння
| Критерій | e-Платформа KRK | Інформаційний пункт або пошта |
|---|---|---|
| Плата у 2026 р. | 20 зл, виключно через платіжну систему платформи | 30 зл (переказ, e-знак судового збору, каса) |
| Строк очікування | до 7 календарних днів | особисто — зазвичай того самого дня; поштою — довше |
| Форма документа | файл XML з електронним підписом | паперовий документ з підписом і печаткою |
| Вимоги | обліковий запис на платформі, підтвердження особи (наприклад, Profil Zaufany, довірений профіль) | документ, що посвідчує особу, заповнений формуляр запиту |
Ключова практична різниця: електронну довідку не можна роздруковувати й розглядати як оригінал. Роздруківка не є офіційним документом — одержувач повинен отримати сам файл XML, наприклад електронною поштою, на носії або через рекрутингову систему. Якщо установа (особливо закордонна) приймає лише папір, краще одразу обрати традиційний варіант.
Як подати заяву крок за кроком
Онлайн
- Створити обліковий запис на e-Платформі KRK та підтвердити особу.
- Обрати заяву про надання інформації про особу та заповнити персональні дані відповідно до документа, що посвідчує особу (у тому числі дівоче прізвище та імена батьків).
- Сплатити 20 зл через платіжну систему, доступну на платформі — платіж, здійснений іншим шляхом, не буде зарахований до заяви.
- Завантажити готовий файл з облікового запису та передати його одержувачу в електронній формі.
Традиційно
- Завантажити формуляр запиту про надання інформації про особу (або отримати його в пункті) та заповнити його друкованими літерами, без закреслень.
- Сплатити 30 зл і додати підтвердження або пред'явити e-знак судового збору.
- Подати формуляр в інформаційному пункті KRK при суді або в Інформаційному бюро у Варшаві чи надіслати його поштою.
Найчастіша причина затримок — розбіжності в даних: інше написання прізвища, ніж у PESEL, відсутність дівочого прізвища або помилка в імені батька. Тоді реєстр може розпочати пояснювальне провадження, а видача документа переноситься.
Представник, іноземці та багатомовний документ
Запит у традиційному режимі може подати представник. Потрібна довіреність польською мовою, власноручно підписана довірителем (скан не підходить), а також гербовий збір 17 зл за довіреність, що сплачується окремо від плати за саму інформацію.
У разі громадянина іншої держави ЄС польський реєстр зобов'язаний запитати про дані цієї особи реєстр держави її громадянства (через систему ECRIS) та долучити відповідь. Закордонні реєстри мають на це до 20 робочих днів, тож громадянин ЄС повинен бути готовий до довшого очікування, ніж особа з польським громадянством.
Коли довідка має потрапити до установи в іншій державі ЄС, можна додатково замовити багатомовний стандартний формуляр (плата 17 зл). Це обмежує потребу у присяжному перекладі.
Строк дії довідки та безкоштовні винятки
Приписи не визначають строку дії інформації з KRK — документ описує стан реєстру на день видачі. На практиці саме одержувач вирішує, настільки „свіжу" довідку прийме; часто це кілька тижнів або місяців. Перед поданням заяви варто переконатися, коли документ справді буде потрібен, замість замовляти його задовго наперед.
Плата не стягується, зокрема, з волонтерів, які мають стати вихователем або керівником відпочинку для дітей та молоді, — до заяви додається тоді лист організатора.
Як Good Balance може допомогти
Допомагаємо підприємцям та іноземцям зібрати документи, потрібні для реєстрації товариства, змін у правлінні чи у процедурах легалізації перебування, зокрема встановити, чи і в якій формі потрібна інформація з KRK. Деталі обговоримо під час правової консультації, а при реєстрації фірми підтримуємо в межах послуги реєстрації товариства. Якщо Ви відкриваєте діяльність як іноземець, варто прочитати також путівник про реєстрацію фірми іноземцем.