Рефактура — це звичайний рахунок-фактура, який підприємець виставляє, коли перепродає клієнтові послугу, куплену від свого імені, але фактично для цього клієнта. Закон про VAT не вживає слова «рефактура», проте застосовує правову фікцію: той, хто від власного імені бере участь у наданні послуги на користь третьої особи, вважається таким, що сам цю послугу отримав і надав. Найважливіше на практиці — відрізнити рефактуру від звичайного повернення витрат, понесених від імені клієнта — бо тоді рахунок узагалі не виставляють.
Рефактура чи повернення витрат — простий тест
| Питання | Рефактура | Повернення витрат |
|---|---|---|
| На кого виставлено рахунок купівлі? | на Вашу фірму | на клієнта (фірма лише посередничає з платежем) |
| Від чийого імені укладено договір з постачальником? | від власного | від імені клієнта, напр., на підставі довіреності |
| Чи сума входить до бази оподаткування VAT? | так | ні, якщо витрата задокументована і відображена транзитно в обліку |
| Документ для клієнта | рахунок-фактура (у KSeF) | зазвичай нота на обтяження з копією документа купівлі |
Закон прямо виключає з бази оподаткування суми, отримані від клієнта як повернення задокументованих витрат, понесених від його імені та на його користь. Якщо ж фірма сама замовила послугу і отримала рахунок на себе, маємо справу з перепродажем — і треба виставити рахунок із VAT.
Коли норми про перепродаж послуг застосовуються
Конструкція рефактури стосується виключно послуг. Перепродаж товару — це просто його постачання, і розраховується він на загальних засадах. Типові приклади:
- будівельна фірма замовляє транспорт і кран, а потім обтяжує ними інвестора,
- організатор конференції купує ночівлі та харчування для учасників, заявлених клієнтом,
- орендодавець приміщення перепродає орендареві послугу охорони чи прибирання спільних частин,
- товариство з групи купує ліцензії чи навчання для кількох пов'язаних товариств і ділить витрату.
Окреме питання — розрахунок за комунальні послуги (електрика, вода, опалення) при оренді. Чи це самостійне надання, чи елемент орендної плати, залежить від договору та можливості орендаря впливати на споживання — при таких договорах варто вирішувати справу індивідуально.
VAT на рефактурі: ставка, момент і маржа
Ставка та звільнення
Оскільки фірма «входить у взуття» надавача послуги, на практиці вважають, що перепродавана послуга зберігає свій характер. Рефактурована ночівля оподатковується так само, як ночівля, а звільнена від VAT послуга (напр., страхова) залишається звільненою. Тож на рефактурі не слід автоматично застосовувати основну ставку 23%.
Податковий обов'язок
Діє загальне правило: належний VAT виникає з моменту виконання послуги. Для послуг, що розраховуються за періодами, напр., щомісячної охорони об'єкта, послугу вважають виконаною зі спливом кожного розрахункового періоду. Дата купівлі у першого постачальника не визначає дати рефактури — важливе виконання послуги, що перепродається клієнтові.
Маржа
Норми не забороняють додати націнку. Базою оподаткування є все, що фірма отримує від клієнта, тож при маржі VAT нараховується з повної суми. Відсутність маржі також допустима і не означає, що операція втрачає характер перепродажу.
Відрахування
Активний платник VAT відраховує податок з рахунку купівлі на загальних засадах, оскільки купівля служить оподатковуваній дії. Фірма, звільнена від VAT, виставляє рефактуру без податку і не відраховує VAT з купівлі.
Рефактура в KSeF і в податку на прибуток
Рефактура — це звичайний рахунок, тож із 2026 р. вона підлягає тим самим правилам, що й інші рахунки у Національній системі е-фактур: з 1 лютого 2026 р. для найбільших фірм, з 1 квітня 2026 р. для решти, а найменші підприємці (продаж до 10 000 зл на місяць) мають час до 1 січня 2027 р. Слово «рефактура» не є обов'язковим елементом рахунку; його можна помістити в описі, але це не змінює розрахунку.
У податку на прибуток сума з рефактури є доходом, а рахунок купівлі — витратою на отримання доходу. При рефактурі без маржі результат нівелюється, але обидві позиції мають потрапити до обліку. Це має значення при лімітах, що залежать від розміру доходу, напр., ліміті звільнення від VAT за обсягом продажів чи статусі малого платника.
Приклад крок за кроком
Івент-агентство (активний платник VAT) організовує для клієнта навчальний виїзд. Від власного імені бронює в готелі 20 ночівель за 8 000 зл нетто і отримує рахунок на себе. Погоджена з клієнтом націнка — 10%.
- Агентство відраховує VAT з рахунку готелю у своєму розрахунку.
- Після завершення перебування виставляє клієнтові рахунок на 8 800 зл нетто, застосовуючи ставку, властиву для послуг ночівлі, а не 23%.
- Рахунок потрапляє в KSeF; в описі може з'явитися примітка, що він стосується перепродажу готельних послуг.
- У PIT або CIT агентство показує 8 800 зл доходу і 8 000 зл витрат.
Якби готель виставив рахунок безпосередньо на клієнта, а агентство лише переказало оплату, вистачило б ноти на обтяження, без VAT і без доходу в агентства.
Найчастіші помилки
- Застосування ставки 23% до кожної рефактури, незалежно від виду послуги.
- Виставлення ноти на обтяження, коли рахунок купівлі виписано на фірму, що рефактурує.
- Встановлення дати рефактури за датою отримання рахунку від постачальника.
- Нехтування рефактурами при обчисленні лімітів доходу.
Загальні правила VAT, ставки й ліміти описуємо у статті VAT у Польщі.
Як Good Balance може допомогти
Допомагаємо визначити, чи в даній ситуації потрібна рефактура, чи нота, і готуємо правильні рахунки-фактури VAT, зокрема в KSeF. Клієнтам, що ведуть бухгалтерські книги, у межах повної бухгалтерії забезпечуємо узгоджене відображення рефактур у VAT, доходах і витратах.