Про те, які документи потрібні фірмі, що перевозить вантажі, вирішують дві речі: допустима повна маса транспортних засобів і те, чи виходять перевезення за межі Польщі. Перевізник, що їздить виключно країною автомобілями до 3,5 т, не потребує транспортного дозволу — йому достатньо запису в CEIDG або KRS. Важчі транспортні засоби, а за кордоном уже авто понад 2,5 т, вимагають дозволу на здійснення професії автомобільного перевізника, а при міжнародних перевезеннях — додатково ліцензії Співтовариства.
Які повноваження потрібні — таблиця рішень
Рамки встановлює закон про автомобільний транспорт (єдиний текст Dz.U. 2025 поз. 1490), який у багатьох місцях відсилає до союзних приписів.
| Вид перевезень | Транспорт | Необхідні повноваження |
|---|---|---|
| Виключно національні, заробіткові | до 3,5 т | Транспортний дозвіл не потрібен; запис фірми до реєстру |
| Національні, заробіткові | понад 3,5 т | Дозвіл на здійснення професії автомобільного перевізника |
| Міжнародні в ЄС | понад 2,5 т до 3,5 т | Дозвіл та ліцензія Співтовариства |
| Міжнародні в ЄС | понад 3,5 т | Дозвіл та ліцензія Співтовариства |
| Будь-які | до 2,5 т | Приписи закону не застосовують до перевезення вантажів |
| Організація перевезень без власного автопарку (експедиція) | не стосується | Ліцензія на посередництво при перевезенні вантажів |
Увага до пастки зі змішаним профілем: звільнення для авто до 3,5 т діє лише тоді, коли підприємець здійснює винятково національний транспорт. Один рейс мікроавтобусом 3,2 т до Німеччини означає необхідність мати дозвіл і ліцензію Співтовариства.
Умови отримання дозволу
Дозвіл видає староста, що відповідає за місцезнаходження фірми (для JDG — за постійне місце провадження діяльності, внесене до CEIDG). Якщо підприємець одразу подає заяву про ліцензію Співтовариства і не подавав заяви старості, дозвіл може видати Головний інспектор автомобільного транспорту, який є також єдиним органом, що видає ліцензію Співтовариства. Дозвіл надається на невизначений строк. Союзні приписи вимагають виконання чотирьох умов:
- Справжнє місцезнаходження і база. Експлуатаційна база у Польщі мусить мати стоянкові місця щонайменше для 1/3 заявлених транспортних засобів; при одному чи двох автомобілях достатньо одного місця.
- Добра репутація. Підприємець і особа, що керує транспортом, не можуть мати судимостей за визначені злочини, зокрема проти безпеки руху, господарського обороту чи податкові.
- Фінансова спроможність. Капітал і резерви щонайменше 9 000 євро на перший транспортний засіб і 5 000 євро на кожен наступний, важчий за 3,5 т. Для транспорту від 2,5 до 3,5 т у міжнародних перевезеннях поріг — 1 800 євро на перший засіб і 900 євро на кожен наступний.
- Професійна компетентність. Особа, що керує транспортом, мусить мати сертифікат професійної компетентності, отриманий після іспиту. Це може бути сам власник або найнятий чи контрактний керівник.
Порядок дій при заснуванні фірми
- Вибір правової форми. JDG — найпростіша для одного чи двох транспортних засобів. При більшому парку, лізингових кредитах і ризику компенсацій за вантаж частіше обирають sp. z o.o., яка обмежує відповідальність приватним майном.
- Реєстрація з кодом PKD 49.41.Z (автомобільний транспорт вантажів) і, можливо, кодами складських або експедиційних послуг.
- Сертифікат компетентності — іспит варто спланувати заздалегідь, бо без сертифіката заяву про дозвіл не схвалять.
- База і транспорт — договір оренди майданчика чи правовий титул на нерухомість, правовий титул на транспорт (власність, лізинг, оренда).
- Фінансові документи — фінансовий звіт або інші докази, наприклад кошти на рахунку, банківська гарантія чи власність на нерухомість.
- Заява про дозвіл і ліцензію Співтовариства — подана паперово або електронно, з переліком транспортних засобів.
- Водії — медичні й психологічні обстеження, початкова кваліфікація або періодичні навчання, а при роботі за кордоном — також правила відрядження.
- Страхування — OSAGO кожного транспортного засобу та, на практиці вимагана замовниками, OC перевізника за вантаж.
Податки перевізника коротко
- Ryczałt. Виручка від перевезення вантажів автомобільним парком вантажопідйомністю понад 2 т оподатковується ставкою 5,5%. Для легших транспортних засобів ставку треба визначати індивідуально. Ryczałt не дозволяє списувати витрати на пальне, лізинг і ремонти, тож при високих витратах частіше вигідніший лінійний податок або шкала.
- VAT. Перевезення на території країни оподатковуються ставкою 23%. При послузі для фірми з іншої країни ЄС місце надання — за загальним правилом місцезнаходження набувача, тож рахунок виставляють без польського VAT, а податок розраховує клієнт. Перед першою такою послугою потрібна реєстрація до VAT UE.
- Касовий апарат зазвичай не стосується перевезення вантажів на замовлення фірм, бо клієнтами є підприємці.
Порівняння форм оподаткування у контексті ставок у режимі ryczałt містить стаття про ryczałt від обліковуваних доходів, а підбір кодів — порадник як обрати коди PKD.
Приклад: від одного мікроавтобуса до парку
Пан Томаш починає у 2026 р. з одного мікроавтобуса допустимої маси 3,5 т і кур'єрських перевезень у воєводстві. Реєструє JDG і одразу може їздити — дозвіл йому не потрібен. Через півроку отримує пропозицію постійних рейсів до Чехії. Перш ніж прийняти перше замовлення, він має отримати сертифікат компетентності (або найняти особу, яка його має), показати 1 800 євро капіталу на транспортний засіб, забезпечити стоянкове місце та отримати дозвіл і ліцензію Співтовариства. Коли наступного року купить сідловий тягач, сукупна фінансова вимога зросте до 9 900 євро (9 000 євро на перший транспортний засіб і 900 євро на мікроавтобус як додатковий транспорт до 3,5 т), а при вантажопідйомності понад 2 т зміниться й розрахунок у режимі ryczałt.
Типові помилки на старті
- Прийняття закордонного замовлення мікроавтобусом до 3,5 т без дозволу й ліцензії.
- Купівля транспорту до перевірки бази та фінансової спроможності.
- Ведення експедиції без ліцензії на посередництво при перевезенні вантажів.
- Вибір режиму ryczałt без розрахунку, скільки становлять витрати на пальне й лізинг.
- Відсутність реєстрації до VAT UE перед послугою для закордонного замовника.
Як Good Balance може допомогти
Зареєструємо транспортну фірму у відповідній формі, підберемо коди PKD і форму оподаткування та підготуємо фінансові документи, потрібні для заяви про дозвіл. Деталі заснування товариства описує послуга реєстрації фірми, а при старті як фізична особа — реєстрація одноосібної діяльності.