Реєстрація VAT UE 2026 — бланк VAT-R, ліміти й обов'язки

Реєстрація VAT UE — це окремий, поряд із національною реєстрацією, обов'язок підприємця, який купує товари з інших країн — членів ЄС, продає там товари або надає й отримує послуги від закордонних платників. Після подання заяви суб'єкт отримує номер NIP (податковий ідентифікаційний номер) з префіксом PL і потрапляє до союзної бази VIES. Для внутрішньосоюзних операцій ця формальність є умовою застосування ставки 0% при внутрішньосоюзній поставці товарів (WDT) та правильного обліку придбань.

Хто мусить зареєструватися як платник VAT UE

Згідно зі ст. 97 закону про VAT, обов'язок реєстрації VAT UE виникає у польського підприємця у трьох основних ситуаціях — незалежно від того, чи він уже чинний платник VAT, чи користується звільненням від VAT за обсягом продажів:

• перед першим внутрішньосоюзним придбанням товарів (WNT), якщо річна вартість WNT перевищить у поточному або попередньому році 50 000 зл; підприємець, звільнений від VAT, може також зареєструватися добровільно раніше;
• перед першою внутрішньосоюзною поставкою товарів (WDT) з Польщі покупцю з іншої країни — члена ЄС — поріг не діє, подання заяви потрібне від першої операції;
• перед першим наданням чи отриманням послуги, для якої місцем оподаткування є країна одержувача (ст. 28b закону про VAT) — також без кількісного ліміту.

Реєстрація VAT UE незалежна від звільнення від VAT за обсягом продажів з лімітом 240 000 зл (підвищеного з 1 січня 2026 р. з 200 000 зл). Підприємець-неватівець, який, наприклад, купує рекламу від Google Ireland або хмарну підписку від постачальника з Німеччини, мусить отримати номер VAT UE і сплатити VAT у Польщі як одержувач послуги. При цьому він не втрачає національного звільнення — обліковує виключно податок від імпорту послуг у декларації VAT-8 або VAT-9M.

Бланк VAT-R крок за кроком

Заяву подають на бланку VAT-R — тому самому, яким реєструють чинного національного платника VAT. Особа, що вже є чинним платником, подає VAT-R як оновлення і позначає виключно частину, що стосується союзних операцій. Процес виглядає так:

1. Ідентифікаційні дані — слід вписати NIP, дані фірми та адресу згідно з реєстром CEIDG (Центральним реєстром та інформацією про господарську діяльність) або KRS (Державним судовим реєстром).
2. Частина C.3 «Інформація щодо податкового обов'язку в межах внутрішньосоюзних операцій» — позначають поля, що відповідають запланованим операціям: WNT, WDT, отримання або надання послуг у режимі ст. 28b, а також передбачувану дату першої операції.
3. Належність управління — заява потрапляє до начальника податкового управління, належного для платника (для фізичних осіб — за місцем проживання, для компаній — за місцем розташування).
4. Підпис і надсилання — бланк можна подати особисто, листом або електронно через e-Urząd Skarbowy (Електронне податкове управління), портал podatki.gov.pl або з рівня заяви CEIDG-1 при реєстрації діяльності. Електронне надсилання потребує Profilu Zaufanego (Довіреного профілю), e-dowodu (електронного посвідчення) або кваліфікованого підпису.

Реєстрація VAT UE безкоштовна, а сам бланк не потребує додатків. Якщо, однак, управління проводить перевірку реєстраційних даних, воно може попросити копію договору оренди приміщення, доказ правового титулу на адресу діяльності чи пояснення щодо виду наданих послуг.

Терміни й ефект реєстрації

Заяву слід подати перед днем, у який відбудеться перша операція, що вимагає номера VAT UE. Податкове управління надає статус активного платника VAT UE зазвичай упродовж кількох робочих днів. Після позитивної перевірки номер NIP підприємця з'являється у базі VIES з префіксом PL. Від цього моменту:

• номер VAT UE слід подавати у фактурах, що документують WDT і послуги для союзних контрагентів;
• контрагент з іншої країни — члена ЄС може перевірити активність польського номера в системі VIES — що є умовою трактування продажу як WDT або застосування механізму зворотного стягнення;
• підприємець отримує обов'язок подавати щомісячну підсумкову інформацію VAT-UE.

Підсумкова інформація VAT-UE та декларації

Декларація VAT-UE — це зведений перелік внутрішньосоюзних операцій у даному періоді. У 2026 р. її подають виключно щомісячно, до 25-го числа місяця, що настає після звітного, і лише за періоди, коли сталася принаймні одна операція. Бланк охоплює:

• WDT на користь платників з інших країн — членів ЄС,
• WNT з території держав ЄС,
• надання послуг, для яких місцем оподаткування є країна одержувача послуги в межах ст. 28b,
• переміщення власних товарів у процедурі складу типу call-off stock.

Чинний платник VAT обліковує внутрішньосоюзні операції у тому самому файлі JPK_V7 (єдиному контрольному файлі з VAT), що і національний продаж. Підприємець, звільнений від VAT за обсягом продажів чи такий, що веде виключно діяльність, звільнену предметно, і здійснив WNT або придбання послуги зі ст. 28b, подає окремі декларації VAT-8 (коли зареєстрований як VAT UE без статусу чинного платника) або VAT-9M (коли не зареєстрований для союзних операцій) і сплачує податок до 25-го числа місяця після операції.

Перевірка контрагента у VIES

Перед кожною союзною операцією варто перевірити, чи контрагент є активним платником VAT UE. Для цього служить безоплатний сервіс Європейської Комісії VIES. Після введення країни і номера система відповідає: «номер дійсний» або «номер недійсний». Підтвердження варто зберегти — скріншот або згенероване підтвердження з ідентифікаційним номером — оскільки відсутність доказу активності покупця у день поставки є частою причиною оскарження ставки 0% при WDT.

Для масових перевірок або в бухгалтерських системах можна користуватися інтерфейсом API VIES. Окремим інструментом є польський білий список платників VAT, який перевіряє статус національного платника і його банківські рахунки — проте він не замінює перевірку у VIES.

Найчастіші причини відмови в реєстрації та викреслення

Управління може відмовити у реєстрації VAT UE, якщо дані, подані у VAT-R, неповні або якщо перевірка покаже, що підприємець не веде фактичної діяльності за вказаною адресою. Інша причина — підозра у участі в карусельному VAT-шахрайстві на підставі ст. 96 закону про VAT. З реєстру VIES буде викреслений платник, який:

• упродовж трьох наступних місяців (або кварталу при квартальному обліку) не подасть декларації VAT, попри такий обов'язок,
• упродовж трьох наступних місяців не подасть інформації VAT-UE, попри наявність операцій,
• видає так звані порожні фактури,
• не реагує на виклики управління або подає неправдиві контактні дані.

Відновлення реєстрації потребує подання оновлення VAT-R і доповнення прострочених обліків.

Короткий практичний приклад

Програміст з Варшави веде JDG (одноосібну господарську діяльність), оподатковану у режимі ryczałt (єдиний податок від доходу), і користується звільненням від VAT за обсягом продажів. У березні 2026 р. купує підписку на інструмент управління проєктами від компанії з Ірландії за 1 200 зл нетто щомісяця. Перед першою фактурою подає VAT-R з позначеними послугами зі ст. 28b, отримує номер PL. Щомісяця:

1. отримує фактуру з Ірландії без VAT, позначену «reverse charge»;
2. обліковує в Польщі VAT 23% від вартості послуги у декларації VAT-8 і сплачує податок до 25-го числа наступного місяця;
3. показує операцію в інформації VAT-UE як придбання послуги зі ст. 28b;
4. залишається звільненим від VAT за обсягом продажів у національній діяльності, оскільки звільнення рахується від продажу, а не від придбань.

Як допоможе Good Balance

Реєстрація VAT UE, правильна класифікація операцій і своєчасні декларації — це щоденна практика нашої бухгалтерії. Допомагаємо подати VAT-R, проводимо перевірки у VIES, звітуємо JPK_V7, VAT-UE, VAT-8 і VAT-9M та стежимо за обов'язками при WDT, WNT та імпорті послуг. Запрошуємо ознайомитися з послугою повної бухгалтерії та обслуговуванням фактур VAT. Пов'язані теми: VAT у Польщі — ставки і реєстрація.