Касовий апарат служить для обліку продажів на користь споживачів — тобто осіб, які купують не в рамках фірми, а також фермерів у режимі ryczałt (єдиний податок). Не кожен підприємець повинен його мати — норми передбачають суб'єктні, предметні та оборотні звільнення, але список «чорних» галузей, у яких пристрій є обов'язковим з першого продажу, широкий. Нижче пояснюємо, як перевірити свій обов'язок і коли варто вирішити мати касу добровільно.
Кому потрібен касовий апарат, а кому ні
Обов'язок випливає зі ст. 111 закону про VAT, а детальний каталог виключень визначає чинне розпорядження Міністра фінансів про звільнення з обліку касовими апаратами. Правило просте: якщо ви продаєте товар або послугу споживачеві, за загальним правилом ви обліковуєте цю операцію в касі. Винятками є:
- продаж виключно на користь фірм (B2B) — документується фактурами, не вимагає каси,
- діяльність, охоплена предметним звільненням (наприклад, частина фінансових послуг, оренда на підставі фактури),
- споживчий оборот, що не перевищує ліміт 20 000 зл у масштабі року (оборотне звільнення).
Оборотне звільнення не стосується, однак, галузей, перелічених у § 4 розпорядження — там каса потрібна незалежно від розміру продажів.
Ліміт 20 000 зл — як його рахувати
Для підприємця, що продовжує діяльність, ліміт становить 20 000 зл споживчого обороту, досягнутого в попередньому податковому році. Якщо фірма починає роботу в середині року, ліміт перераховують пропорційно до кількості днів ведення продажів (період від початку діяльності до 31 грудня).
Приклад: підприємець починає діяльність 15 травня 2026 р. і веде її до кінця року (231 день). Пропорційно: 20 000 зл × (231/365) ≈ 12 657 зл. Після перевищення цієї суми обов'язок фіскалізації настає через два повні місяці — рахуючи від кінця того місяця, у якому поріг було перейдено.
До ліміту включаємо виключно споживчий продаж і той, що спрямовується до фермерів у режимі ryczałt. Продаж B2B не впливає на обов'язок фіскалізації.
Коли каса обов'язкова з першого продажу
Розпорядження перелічує види діяльності, за яких не можна скористатися оборотним звільненням. Найчастіше це стосується:
- постачання скрапленого газу, моторних палив, тютюнових виробів та алкогольних напоїв,
- постачання автомобільних частин і аксесуарів та двигунів,
- продажу RTV-техніки, фотографічної та виробів з дорогоцінних металів,
- надання перукарських, косметичних та косметологічних послуг,
- послуг гастрономічних і кейтерингових,
- послуг з перевезення осіб (таксі, автомобільне перевезення),
- медичної допомоги, що надається лікарями і стоматологами (з винятками для сліпих осіб зі значним або помірним ступенем інвалідності),
- юридичного обслуговування та податкового консультування,
- входу на дискотеки, парки розваг, танцювальні зали та циркові вистави,
- ремонту транспортних засобів, заміни шин та технічних оглядів.
У цих галузях фіскалізація настає перед першим продажем для споживача.
Предметні звільнення — коли рятує структура доходів
Другий шлях — предметне звільнення. Воно стосується, наприклад, продажу поштою (за умови оплати в повному обсязі на рахунок і документального підтвердження, чого стосується платіж), послуг, що надаються виключно через автомати, нотаріальних дій, визначених освітніх і релігійних послуг.
Якщо підприємець веде змішану діяльність — частину, охоплену предметним звільненням, частину, неохоплену — йому належить звільнення, коли частка обороту з дій, звільнених від обов'язку, у споживчому обороті загалом за попередній рік перевищила 80%. Поріг обчислюють не від усіх доходів, а виключно від обороту зі споживачами та з фермерами у режимі ryczałt.
Типи кас: online, віртуальні, неактивні
Від 2019 р. у Польщі діє поступове впровадження online-кас — вони надсилають дані до Центрального репозиторію кас, що веде керівник KAS (Національної податкової адміністрації). Заміна кас старих типів охопила по черзі: паливну галузь, автомобільні майстерні і станції технічного контролю, гастрономічні послуги, перукарські, косметичні, будівельні послуги, лікарів і стоматологів, нарешті — решту платників.
Для вибраних галузей (наприклад, перевезення осіб і багажу легковим автомобілем, зокрема таксі, та деякі послуги, що надаються поза місцем розташування) допущено віртуальні каси — у формі програмного забезпечення замість фізичного пристрою. Кожне нове обладнання, що купується, повинно бути online-касою або віртуальною касою, що відповідає критеріям з розпорядження Міністра фінансів.
Пільга на придбання каси
Підприємець, який починає облік, може відрахувати від VAT (або отримати повернення через начальника податкової) частину витрат на касу. Повернення становить 90% ціни нетто покупки, не більше ніж 700 зл за кожну заявлену касу. Умови пільги:
- початок обліку в терміні, що вимагає фіскалізації,
- подання заяви з даними каси перед початком обліку — у спосіб і терміни, вказані у розпорядженні,
- наявність доказу сплати за пристрій у повній сумі.
Платник VAT враховує пільгу в декларації JPK_V7 (єдиному контрольному файлі з VAT), платник, звільнений від VAT, звертається за поверненням на банківський рахунок. При відмові від каси протягом 3 років пільга підлягає поверненню.
Процедура запуску каси крок за кроком
- Придбання online- або віртуальної каси з атестом.
- Повідомлення про намір використовувати касу до податкової — online-каси реєструються автоматично після першого фіскального добового звіту; віртуальні каси вимагають окремого повідомлення.
- Фіскалізація — присвоєння облікового номера, введення ставок VAT, навчання обслуговуючого персоналу.
- Початок обліку і видавання чеків клієнтам.
- Зберігання добових фіскальних звітів і архіву продажів відповідно до законодавчих термінів.
- Подання пільги 700 зл — якщо вона належна.
Наслідки відсутності каси
Відсутність обліку продажів за допомогою каси в ситуації, коли обов'язок виник, призводить до:
- втрати права на 90% суми вхідного податку в розрахунках VAT за період до моменту початку обліку,
- фінансово-кримінальних санкцій щодо осіб, які керують платником,
- ризику донарахування продажів податковим органом.
Уже сам факт встановлення, що недокументований продаж потрапляв до споживачів, зазвичай достатній для оскарження розрахунків.
Добровільна фіскалізація — коли має сенс
Навіть при неперевищеному ліміті 20 000 зл варто розглянути касу, якщо:
- плануєте швидке зростання продажів і хочете уникнути несподіваного перевищення порогу,
- клієнти очікують чек (гастрономія, послуги, що надаються на місці),
- хочете скористатися пільгою 700 зл одразу після старту фірми.
Як Good Balance може допомогти
Ми підберемо відповідний тип каси (online або віртуальну), проведемо процедуру фіскалізації та розрахунку пільги 700 зл, а потім проведемо облік добових звітів у рамках постійного обслуговування. Запрошуємо до пропозиції спрощеної бухгалтерії та обслуговування фактур і VAT. Пов'язана стаття: що таке VAT у Польщі.