Довідка A1: коли вона потрібна і як отримати її в ZUS

Довідка A1 підтверджує, що особа, яка тимчасово працює в іншій державі Європейського Союзу, Європейського економічного простору або у Швейцарії, і далі залишається у польській системі соціального страхування. Завдяки цьому внески сплачуються лише в Польщі, а іноземна установа не може вимагати їх удруге. Документ видає ZUS за заявою роботодавця або самого підприємця, а рішення залежить від кількох конкретних умов.

Загальне правило і три винятки

У союзній координації діє правило, що страхування належить державі, у якій робота фактично виконується. Хто виїжджає на контракт до Німеччини чи Франції, за загальним правилом повинен підлягати тамтешній системі. Довідка A1 задокументовує ситуації, у яких приписи дозволяють відступити від цього правила. Найчастіше це:

• відрядження працівника польським роботодавцем,
• тимчасове виконання за кордоном діяльності, що ведеться в Польщі за власний рахунок,
• постійна робота у двох або більше державах одночасно.

Працівник, відряджений польською компанією

Працівник, відряджений за кордон для виконання договору, укладеного роботодавцем з іноземним контрагентом, залишається застрахованим у Польщі, якщо одночасно виконано такі умови:

• передбачуваний період роботи за кордоном не перевищує 24 місяців,
• працівник не замінює іншу особу, чиє відрядження щойно завершилося,
• безпосередньо перед виїздом він був застрахований або проживав у Польщі щонайменше місяць (не обов'язково працював у компанії, яка його відряджає).

Місячний період страхування вважається виконаним також тоді, коли працівник отримував, наприклад, допомогу у зв'язку з хворобою чи материнством, був зареєстрованим безробітним або мав лише медичне страхування. Коротші періоди ZUS оцінює індивідуально.

Підприємець з JDG, який працює за кордоном

Для осіб, які ведуть власну фірму, ZUS застосовує окремі критерії. Польське страхування зберігається, коли:

1. Робота за кордоном триватиме не довше ніж 24 місяці.
2. Фірма діє в Польщі щонайменше 2 місяці перед виїздом; коротші періоди підлягають індивідуальній оцінці.
3. Значна частина діяльності ведеться в Польщі — про це свідчать, зокрема, офіс, сплата податків, номер VAT або членство у професійній організації.
4. Діяльність у Польщі триває далі і буде продовжена після повернення.
5. Робота за кордоном подібна до тієї, яка виконується в країні: той самий сектор і той самий характер. Тематика не мусить бути ідентичною — ZUS як приклад наводить юридичного радника, який у Польщі займається трудовим правом, а за кордоном консультує у податкових справах.

Подібність треба показати ще перед виїздом, найчастіше договором з іноземним клієнтом. Типова пастка стосується щойно заснованих фірм: програміст, який реєструє діяльність і за два тижні починає роботу в офісі клієнта в іншій країні, не виконує умови двох місяців і, згідно з роз'ясненнями ZUS, буде застрахований за кордоном.

Робота у кількох державах одночасно

Інші правила стосуються осіб, які постійно ділять робочий час між Польщею та іншими державами, наприклад, дистанційно працюють з дому, а щотижня кілька днів проводять в іноземному офісі клієнта. Ключовим є поняття значної частини роботи у державі проживання. ZUS приймає за показник щонайменше 25% робочого часу або винагороди. Хто проживає в Польщі й досягає цього порогу тут, зазвичай підлягає польським приписам. Коли працює в Польщі менше, вирішальними є, зокрема, місцезнаходження роботодавця або кількість і місцезнаходження замовників.

У цьому варіанті оцінка найскладніша, бо значення має фактичний розподіл роботи, а не записи в договорі. ZUS може визначити застосовне законодавство інакше, ніж випливало б з документів, якщо реальність виглядає інакше.

Як подати заяву — крок за кроком

1. Визначення варіанта: відрядження, тимчасова діяльність за кордоном чи робота в кількох державах. Від цього залежать потрібні відомості.
2. Збір доказів: договір з іноземним контрагентом, період і місце роботи, дані про діяльність у Польщі (напр., рахунки-фактури для польських клієнтів, договір оренди офісу).
3. Заповнення заяви електронно у «Майстрі заяви про видачу довідки A1» в eZUS (раніше PUE ZUS). У деяких ситуаціях майстер вимагає додаткових відомостей, напр., про період перед відрядженням.
4. Подання заяви перед виїздом, із запасом часу на можливі пояснення зі сторони ZUS.
5. Взяти документ у подорож і показати на вимогу іноземної інспекції або контрагента. Іноземні установи можуть перевірити справжність довідки у спеціальному сервісі ZUS.

Після повернення або скорочення виїзду варто повідомити ZUS про завершення роботи за кордоном, а при подовженні контракту — звернутися про продовження перед закінченням строку, зазначеного в довідці.

Чого довідка A1 не вирішує

Документ стосується виключно соціального страхування. Він не вирішує:

• де сплачується податок на доходи — про це вирішують договори про уникнення подвійного оподаткування та національні податкові приписи,
• обов'язків перед установами держави перебування — багато держав вимагають окремого повідомлення про відрядженого працівника перед початком роботи,
• мінімальної оплати та умов праці, що діють за кордоном, які роботодавець мусить забезпечити незалежно від A1,
• ситуації поза ЄС, ЄЕП і Швейцарією — там застосовуються двосторонні договори про соціальне забезпечення, якщо Польща їх уклала.

Основні принципи польських внесків, які й надалі сплачуються під час виїзду, описуємо у статті про ZUS у Польщі.

Як Good Balance може допомогти

Аналізуємо план роботи за кордоном, вказуємо відповідний варіант і готуємо заяву про видачу довідки A1 разом із доказами — у межах юридичної консультації. Роботодавцям, які відряджають команди, допомагаємо з кадровою документацією та розрахунком виїздів у межах кадрового консалтингу.