Підприємець, який розраховується за податковою шкалою або лінійним податком, може зарахувати до витрат видатки на поїздку, пов'язану з фірмою: переїзди, нічліг, конференційні внески та добові — останні лише до розміру, що належить працівникам бюджетної сфери, тобто у 2026 році 45 зл за добу подорожі в межах країни. На ryczałt (єдиний податок від доходу) витрати не віднімаються, а повернення видатків від клієнта є звичайним доходом. Нижче пояснюємо, як це розрахувати та задокументувати.
Коли поїздка є «службовою»
Положення не визначають службову подорож підприємця і не вимагають наказу про відрядження, який видають працівникам. Про те, чи є витрати витратами, вирішує загальне правило: вони мають бути понесені з метою отримання доходу або забезпечення його джерела та належно задокументовані. На практиці варто зберігати:
- запрошення, порядок денний зустрічі або програму конференції,
- листування з клієнтом щодо поїздки,
- заяву про години початку і завершення подорожі (потрібна для добових),
- фактури та рахунки за переїзди, нічліг і внески.
Поїздка, поєднана з відпусткою, не виключає розрахунку, але до витрат можна зарахувати лише частину, пов'язану з фірмою — наприклад, переліт і готель на час конференції, без нічлігів у відпустці.
Добові — ліміт і спосіб обчислення
Закон про PIT не дозволяє зарахувати до витрат добові підприємця в частині, що перевищує працівницькі добові з постанови про службові подорожі. Той самий ліміт стосується осіб, які співпрацюють із підприємцем.
Подорож у межах країни
- добові: 45 зл за добу,
- подорож до 24 годин: менше 8 годин — немає добових, 8–12 годин — 50%, понад 12 годин — 100%,
- довша подорож: за кожну повну добу 100%, а за розпочату добу до 8 годин — 50%, понад 8 годин — 100%,
- забезпечені прийоми їжі зменшують добові: сніданок на 25%, обід на 50%, вечеря на 25%.
Закордонна подорож
Ставки залежать від країни призначення і подаються у валюті — наприклад, Німеччина 49 євро, Італія 53 євро, Велика Британія 45 фунтів, США 59 доларів за добу. За неповну добу належить: до 8 годин — 1/3 добових, понад 8 до 12 годин — 50%, понад 12 годин — 100%. Забезпечені прийоми їжі знижують закордонні добові на 15% (сніданок), 30% (обід) і 30% (вечеря). Суми у валюті перераховуються у злоті за середнім курсом NBP (Національний банк Польщі) з робочого дня, що передує понесенню витрат.
Що ще є витратами поїздки
| Витрата | Витрата у PIT | Примітки |
|---|---|---|
| авіаквитки, залізничні, автобусні | так | фактура або квиток із підтвердженням оплати |
| нічліг у готелі або апартаменті | так, у фактичній сумі | VAT з нічліжних послуг не підлягає відрахуванню |
| таксі, міський транспорт, паркінг, автомагістраль | так | при паркінгу й автомагістралі — зв'язок з маршрутом поїздки |
| внесок за конференцію або навчання | так | зазвичай з VAT до відрахування |
| обіди в ресторані | ні окремо | їх покривають добові; VAT з гастрономічних послуг не підлягає відрахуванню |
| віза, туристичне страхування | так, якщо поїздка фірмова | важливе підтвердження мети подорожі |
Фіксований платіж за нічліг без рахунку, передбачений для працівників, не поширюється на самого підприємця — враховується фактично задокументована витрата.
Автомобіль у відрядженні
Коли легковий автомобіль перебуває у фірмовому обліку основних засобів і служить також приватним цілям, до витрат, як правило, можна зарахувати 75% видатків на його використання (закон виключає з витрат 25%). Інакше з приватним автомобілем, який не було введено до фірми: витратою є лише 20% видатків на його використання та страхування. Повне відрахування належить лише при автомобілі, що використовується виключно у діяльності, що вимагає виконання додаткових умов, зокрема ведення обліку пробігу.
Ryczałt: повернення витрат від клієнта — це дохід
На ryczałt від обліковуваної виручки не віднімаються жодні витрати, у тому числі витрати на поїздку. Якщо клієнт з договору B2B відшкодовує видатки на переліт чи готель, сума відшкодування, як правило, є частиною винагороди за послугу — потрапляє на фактуру і збільшує виручку, оподатковану у режимі ryczałt (у VAT вона є частиною бази оподаткування послуги). Яку ставку ryczałt застосувати до перефактурованих видатків, варто домовитися з бухгалтером перед виставленням фактури. Порівняння форм оподаткування містить стаття про ryczałt та його ставки.
Приклад: два дні в Берліні
Пан Адам, програміст на лінійному податку, летить на зустріч з клієнтом у Берліні: літак злітає з Польщі у вівторок о 5:00, а на зворотньому шляху приземляється в країні в середу о 21:00. Час закордонної поїздки, що рахується від зльоту до приземлення, становить 40 годин: повна доба і 16 годин, тож йому належать дві повні добові по 49 євро. Готель забезпечив один сніданок, що знижує добові на 15% від 49 євро, тобто на 7,35 євро. До витрат він зараховує:
- добові: 98 − 7,35 = 90,65 євро, перераховані за курсом NBP з попереднього дня,
- авіаквитки та проїзд до аеропорту згідно з фактурами,
- готель у сумі брутто з фактури — без відрахування VAT,
- міський транспорт у Берліні на підставі квитків і підтверджень оплати.
Якби пан Адам розраховувався у режимі ryczałt, жодна з цих витрат не зменшила б податку.
Найчастіші помилки
- Добові «автоматично» за кожну поїздку — коротка подорож менше 8 годин у межах країни не дає права на добові.
- Пропуск прийомів їжі у ціні готелю — сніданок, включений до нічлігу, знижує добові, навіть якщо підприємець ним не скористався.
- Відрахування VAT з готелю і ресторану — закон про VAT прямо це виключає; готель потрапляє до витрат у сумі брутто.
- Рахунки за їжу як окрема витрата — харчування у поїздці покривають добові, а додавання чеків з ресторану подвоює ту ж витрату.
- Відсутність доказу мети поїздки — сам квиток не показує зв'язку з фірмою; при перевірці враховуються порядок денний, листування або фактура за послугу, виконану у клієнта.
- Добові на ryczałt — платник ryczałt не має витрат, тож обчислення добових не зменшує його податку.
Чим допоможе Good Balance
У рамках спрощеної бухгалтерії розраховуємо відрядження: обчислюємо вітчизняні й закордонні добові, перераховуємо валюти і стежимо, щоб документи відповідали вимогам. При виборі форми оподаткування допомагаємо оцінити, чи при частих поїздках більш вигідною є податкова шкала чи лінійний податок, ніж ryczałt — детальніше про шкалу у статті про загальні правила.