Клінінгову фірму найчастіше реєструють як одноосібну діяльність з кодом PKD 81.21.Z, а звичайне прибирання квартир і офісів потрапляє у ставку ryczałt 8,5%. Про розмір податку, VAT та обов'язковість касового апарата, однак, вирішує те, чи пропозиція обмежується прибиранням, хто платить (приватна особа чи фірма) і в який спосіб. Нижче ми впорядковуємо ці рішення в тому порядку, у якому підприємець ухвалює їх на старті.
Крок 1: обсяг послуг і код PKD
Від 2025 р. діє класифікація PKD 2025. Для галузі прибирання найважливіші в ній три підкласи:
- 81.21.Z — неспеціалізоване прибирання будівель (квартири, будинки, офіси, сходові клітки);
- 81.22.B — інше прибирання будівель і промислових об'єктів (наприклад, миття вікон на висоті, прибирання після ремонту, прибирання цехів);
- 81.23.A — дезінфекція, дезінсекція та дератизація.
Фірми, внесені до CEIDG з кодами за старою класифікацією, можуть ними користуватися перехідно, найпізніше до 31 грудня 2026 р. При реєстрації нової діяльності варто одразу вписати коди PKD 2025 і додати всі види послуг, які реально виконуватимуться. Детальніше про підбір кодів ми пишемо у статті Як обрати коди PKD.
Код PKD, однак, служить переважно статистичним цілям. Для податків важливий символ PKWiU конкретної послуги, і саме він вирішує щодо ставки ryczałt і VAT.
Крок 2: форма оподаткування
Ryczałt (єдиний податок від доходу) популярний у цій галузі, бо витрати зазвичай невеликі: засоби для чищення, обладнання, проїзди. Закон про ryczałt не перелічує прибирання об'єктів (PKWiU 81.2) серед послуг із підвищеними ставками, тому виручку з нього оподатковують ставкою 8,5%, передбаченою для послугової діяльності, не перелічиної в інших пунктах.
Ситуація змінюється, коли фірма перебирає комплексне обслуговування будівлі. Ставка 15% стосується послуг з обслуговування нерухомості, що надаються за замовленням (PKWiU 81.10.10.0), які, зокрема, полягають у підтриманні порядку в будівлі, поєднаному з контролем опалення, вентиляції чи кондиціонування та дрібними ремонтами. Тією самою ставкою охоплено дезінфекцію і боротьбу зі шкідниками (PKWiU 81.29.11.0).
| Вид замовлення | Типовий символ PKWiU | Ryczałt |
|---|---|---|
| Прибирання квартири чи будинку приватного клієнта | 81.21.11.0 | 8,5% |
| Постійне прибирання офісу | 81.21.12.0 | 8,5% |
| Миття вікон та інше прибирання будівель | 81.22 | 8,5% |
| Адміністрування будівлі з оглядами мереж і ремонтами | 81.10.10.0 | 15% |
| Дезінфекція, дератизація, боротьба з комарами | 81.29.11.0 | 15% |
Якщо одна фірма виконує послуги з різними ставками, в обліку виручки кожну з них треба відображати окремо. Без такого поділу закон велить оподаткувати всю виручку ставкою 15%, якщо хоча б частина послуг під неї підпадає. При нечіткій класифікації (наприклад, прибирання з елементами дезінфекції) безпечніше отримати індивідуальну інтерпретацію, ніж самостійно прийняти нижчу ставку.
Загальні правила або лінійний податок вигідніші радше фірмам, що наймають працівників, орендують склад чи купують дороге обладнання та вантажні автомобілі. Порівняння форм оподаткування містить стаття Ryczałt та його ставки.
Крок 3: VAT — звільнення чи реєстрація
Послуги прибирання не належать до дій, що виключають звільнення від VAT за обсягом продажів, тож фірма може не реєструватися до VAT, доки її продаж не перевищить 240 000 зл на рік (ліміт, що діє у 2026 р., обчислюється пропорційно при старті протягом року).
Після перевищення ліміту або при добровільній реєстрації треба встановити ставку. Звичайне прибирання будівель (PKWiU 81.21 і 81.22) не фігурує у переліку послуг зі зниженою ставкою, тож до нього застосовують 23%. Ставка 8% натомість належить послугам підмітання сміття та прибирання снігу (PKWiU 81.29.12.0) та іншим санітарним послугам (PKWiU 81.29.13.0).
Добровільний VAT буває обґрунтованим, коли клієнтами є переважно фірми й офіси, які відрахують податок з фактури. При приватних клієнтах 23% VAT підвищує ціну або знижує маржу, тому більшість малих клінінгових фірм довго користується звільненням.
Крок 4: касовий апарат
Обов'язок каси залежить від продажу приватним особам (і фермерам на ryczałt). Замовлення від фірм у цьому ліміті не рахуються. Постанова з грудня 2024 р. про звільнення від кас, що діє до кінця 2027 р., дає два шляхи:
- Ліміт обороту. Каса не потрібна, доки продаж приватним особам не перевищить 20 000 зл на рік (при старті протягом року — пропорційно до періоду діяльності). Коли цей поріг буде перевищено, підприємець має ще два повні календарні місяці на встановлення каси.
- Оплата виключно на рахунок. Незалежно від обороту каса не потрібна, якщо кожна оплата від приватної особи надходить за посередництвом банку або пошти, а з обліку і підтверджень однозначно випливає, якої послуги вона стосувалася.
Другий шлях діє лише при повній дисципліні: одна оплата готівкою з рук у руки після перевищення ліміту 20 000 зл означає обов'язок обліку продажу на касі. Отже, варто з самого початку подавати номер рахунку в замовленні і просити клієнтів у призначенні переказу вказувати дату і адресу прибирання. Загальні правила описує стаття Хто повинен мати касовий апарат.
Крок 5: ZUS і люди для роботи
Нова діяльність може почати з пільги Ulga na start (6 місяців без соціальних внесків, сплачується лише медичний внесок), а потім протягом 24 календарних місяців сплачувати внески від преференційної бази. У режимі ryczałt медичний внесок залежить від порогу річної виручки, а не від доходу.
При більших замовленнях фірми швидко потребують додаткових людей. Найчастіше обирається umowa zlecenie (договір доручення), при якому у 2026 р. діє мінімальна погодинна ставка 31,40 зл брутто. Наймаючи співробітників, варто пам'ятати, що при графіку, нав'язаному замовником, і роботі під постійним наглядом договір може бути визнаний трудовими відносинами.
Приклад: перший рік клінінгової фірми
Пані Анна реєструє діяльність у березні 2026 р. з кодом 81.21.Z і обирає ryczałt. Прибирає квартири приватних осіб і два офіси.
- Виручка за рік становить близько 90 000 зл, у тому числі 30 000 зл від приватних осіб. Ryczałt 8,5% від усієї суми.
- VAT: продаж нижче 240 000 зл, тож залишається звільненою.
- Каса: ліміт 20 000 зл, обчислений пропорційно за 10 місяців, був би перевищений, але всі приватні клієнти платять переказом з описом послуги, тож каси не потребує.
- Від листопада приходить клієнт, який хоче комплексного обслуговування будівлі з оглядами мереж. Ця послуга йде в окрему колонку обліку зі ставкою 15%.
Найчастіші помилки в галузі
- Приймання готівки «час від часу» з припущенням, що безготівкове звільнення й надалі діє.
- Застосування 8,5% до всієї виручки, попри послуги дезінфекції чи технічне обслуговування будівлі.
- Відсутність контролю ліміту VAT, коли зростає кількість постійних замовлень від фірм.
- Облік постійних співробітників як підрядників, хоча вони працюють за нав'язаним графіком.
Як Good Balance може допомогти
Допомагаємо відкрити клінінгову фірму: підбираємо коди PKD 2025 і форму оподаткування, перевіряємо, чи вдасться діяти без касового апарата, і ведемо облік із поділом за ставками. Деталі знайдете на сторінці реєстрації одноосібної діяльності.