Реєстрація одноосібної господарської діяльності нічого не коштує, але її ведення породжує постійні щомісячні обтяження. У 2026 р. найбільші позиції — це внески ZUS, медичний внесок і податок на прибуток, а до цього додаються організаційні видатки: бухгалтерія, банківський рахунок, інструменти для виставлення рахунків чи страхування. Нижче розкладаємо ці витрати на етапи життя фірми, щоб можна було порахувати реальний бюджет ще до подання заяви в CEIDG.
Старт: що безкоштовно, а що вже ні
Закон про CEIDG прямо встановлює, що заява про внесення до реєстру звільнена від зборів. Не платять також за присвоєння номерів NIP і REGON чи за реєстрацію в ZUS, яка відбувається в межах тієї ж заяви. Для подання її онлайн вистачить Profil Zaufany, який є безкоштовним.
Після реєстрації трапляється, що на адресу фірми надходить лист, стилізований під офіційний, з номером рахунка і вимогою «збору за внесення». Такі виклики розсилають приватні суб'єкти, що наживаються на даних з реєстру. CEIDG не стягує жодних зборів, тож подібну кореспонденцію не слід оплачувати.
Видатки з'являються лише тоді, коли діяльність потребує чогось більшого: концесії або дозволу (напр., у транспорті), кваліфікованого електронного підпису, оренди адреси для доручень чи приміщення.
Внески ZUS у 2026 р. — три етапи
Соціальні внески є найбільш передбачуваною і водночас найважчою постійною витратою. Їхня величина залежить насамперед від того, як довго працює фірма.
| Етап | Період | Соціальні внески щомісяця (2026 р.) |
|---|---|---|
| Пільга Ulga na start | перші 6 повних місяців | 0 зл — сплачується лише медичний внесок |
| Преференційна база (30% мінімальної зарплати, тобто 1 441,80 зл) | наступні 24 календарні місяці | 456,18 зл з добровільним на випадок хвороби, без Фонду праці та Фонду солідарності |
| Повні внески з бази 5 652 зл | після завершення пільг | 1 926,76 зл з внеском на випадок хвороби та Фондом праці й Фондом солідарності |
Суми стосуються ставки від нещасних випадків 1,67%, яку застосовує більшість одноосібних фірм, що реєструють до 9 осіб. Після вичерпання преференцій підприємець, у якого дохід у попередньому році не перевищив 120 000 зл, може розглянути Mały ZUS Plus, тобто внески, що обчислюються з прибутку. Мікропідприємець має також право раз на календарний рік обрати один місяць канікул по внесках; заява подається через PUE ZUS у попередньому місяці, а медичний внесок сплачується попри це. Деталі першого етапу описує стаття про пільгу Ulga na start у ZUS.
Медичний внесок — залежить від форми оподаткування
Медичного не охоплює ані пільга Ulga na start, ані канікули по внесках. Його величина випливає з обраної форми оподаткування:
- податкова шкала — 9% прибутку, не менше ніж 432,54 зл на місяць (мінімум діє з 1 лютого 2026 р. до 31 січня 2027 р.);
- лінійний податок — 4,9% прибутку з тим самим мінімумом 432,54 зл;
- ryczałt (єдиний податок від доходу) — стала сума, що залежить від річного доходу: 498,35 зл (до 60 000 зл), 830,58 зл (від 60 000 до 300 000 зл) або 1 495,04 зл (понад 300 000 зл).
У режимі ryczałt місячна сума відома наперед, натомість при шкалі та лінійному вона зростає разом з прибутком. Цей механізм має велике значення при порівнянні форм оподаткування і часто визначає вигідність ryczałt при вищих доходах.
Податок на прибуток і VAT
Податок на прибуток не є постійною витратою — його сплачують від результату. Податкова шкала означає 12% податку від прибутку, що вкладається у перший поріг (120 000 зл), і 32% від суми понад, а неоподатковувана сума становить 30 000 зл. Лінійний податок — це 19% прибутку без неоподатковуваної суми. Ryczałt обчислюють від доходу, а ставка залежить від виду діяльності (у послугах часто 8,5%, 12% або 15%). Більше про цю форму можна прочитати у тексті про ryczałt і його ставки.
VAT не обтяжує підприємця безпосередньо, але впливає на ціни та обов'язки. У 2026 р. ліміт звільнення від VAT за обсягом продажів становить 240 000 зл продажу на рік. Активний платник VAT подає JPK_V7 і повинен додати податок до цін, що при індивідуальних клієнтах може означати нижчу маржу.
Організаційні витрати, про які легко забути
- Бухгалтерія — бухгалтерське бюро або програма для самостійного ведення обліку. Ціна залежить від кількості документів, форми оподаткування, VAT і найму.
- Фірмовий рахунок — не кожен підприємець повинен мати фірмовий рахунок, але платежі між фірмами понад 15 000 зл повинні проходити через рахунок, а активні платники VAT мають його розмістити у White List of VAT payers.
- Виставлення рахунків у KSeF — з 1 квітня 2026 р. обов'язок виставляння структурованих рахунків охоплює більшість фірм, а найменших (продаж до 10 000 зл на місяць) — з 1 січня 2027 р. Тож треба мати програму, інтегровану з системою, або користуватися безкоштовними інструментами Міністерства фінансів.
- Касовий апарат — потрібен при продажу приватним особам після перевищення 20 000 зл обороту на рік або від першої операції у галузях, виключених зі звільнення.
- Страхування OC — обов'язкове у деяких професіях, в інших — добровільне, але часто вимагається контрагентами.
- Адреса і приміщення — віртуальний офіс, оренда або частина квартири, зареєстрована як місцезнаходження.
- Обладнання, програмне забезпечення, телефон, інтернет — зазвичай становлять витрату на отримання доходу і знижують податок на шкалі та лінійному, але не у режимі ryczałt.
Приклад: бюджет на перші три роки
Пані Ева починає у 2026 р. сервісну діяльність у режимі ryczałt з доходом близько 8 000 зл на місяць (96 000 зл на рік), тож її медичний внесок становить 830,58 зл. Залишаючи осторонь податок та організаційні видатки, постійні внески виглядають так:
- місяці 1–6 (пільга Ulga na start): 830,58 зл на місяць — тільки медичний;
- місяці 7–30 (преференційний ZUS з внеском на випадок хвороби): 456,18 зл + 830,58 зл = 1 286,76 зл;
- від 31-го місяця (повний ZUS): 1 926,76 зл + 830,58 зл = 2 757,34 зл, якщо не скористається з Mały ZUS Plus.
Різниця між першим і третім етапом перевищує 1 900 зл на місяць. Суми внесків змінюються щороку, тому бюджет варто оновлювати кожного січня (соціальні) і лютого (медичний).
Як обмежити витрати відповідно до закону
- Перед реєстрацією порівняти форми оподаткування на підставі прогнозованих доходів і витрат, а не лише ставки податку.
- Запланувати дату початку діяльності — пільга Ulga na start охоплює повні календарні місяці.
- Стежити за строками ZUS (20-те число місяця для JDG) та податку, бо пеня за прострочення швидко підвищує вартість ведення фірми.
- Щороку перевіряти, чи належить Mały ZUS Plus і канікули по внесках.
Як допоможе Good Balance
Допомагаємо порахувати витрати ще перед реєстрацією, обрати форму оподаткування та заснувати одноосібну діяльність. Після старту ведемо спрощену бухгалтерію, стежимо за внесками, пільгами та строками так, щоб постійні витрати не зростали через недогляди.