Програміст, що веде одноосібну діяльність, несе багато витрат, які можуть зменшити податок, але лише при податковій шкалі або podatek liniowy та лише тоді, коли вдається показати їхній зв'язок з фірмою. Замість чергового довгого списку покупок пропонуємо мапу сфер, у яких витрати з'являються найчастіше, разом із пастками, об які у кожній з них найлегше спіткнутися.
Три правила на початок
Закон про PIT загалом каже, що витратою є видатки, що здійснюються заради отримання доходу або захисту його джерела, за винятком позицій, перелічених у ст. 23. Це має три практичні наслідки:
- Платник у режимі ryczałt (єдиний податок від доходу) не відраховує витрат. У режимі ryczałt податок обчислюють від доходу, тому наведена нижче мапа знадобиться головно при шкалі та podatek liniowy. Активний платник VAT у режимі ryczałt усе ж може відраховувати VAT з рахунків-фактур на купівлі.
- Витрата — це не прибуток. Видаток зменшує податок лише на частину своєї вартості. При podatek liniowy 1 000 зл витрати — це 190 зл менше податку; решта — це реальний видаток.
- Документ і обґрунтування. Рахунок-фактура на фірму та вміння пояснити, навіщо була купівля, важливіші за саму категорію витрати.
Мапа витрат програміста
| Сфера | Типові витрати | На що звернути увагу |
|---|---|---|
| Цифрові інструменти | ліцензії середовищ розробки, сервери в хмарі, хостинг, домени, платні репозиторії, менеджери паролів, програмувальні асистенти на штучному інтелекті | абонементи від закордонних постачальників — для активного платника VAT це імпорт послуг, який треба показати у JPK_V7 |
| Знання та розвиток | онлайн-курси, конференції, сертифікати, фахова література, вивчення іноземної мови, потрібної у проєктах | навчання має стосуватися поточної діяльності, а не зовсім нової професії |
| Робоче місце | стіл у коворкінгу, оренда офісу, частина витрат на квартиру при роботі з дому, крісло та стіл | при роботі з дому витратою є лише частина платежів, пропорційна до площі або способу використання |
| Техніка | ноутбук, монітори, тестові пристрої, аксесуари | понад 10 000 зл потрібна амортизація; при приватному використанні — лише частина витрати |
| Зв'язок | телефонний абонемент, інтернет, резервний мобільний канал | домашній канал, яким користується вся родина, варто обліковувати пропорційно |
| Обслуговування фірми | бухгалтерське бюро, плата за фірмовий рахунок, юрист при договорі з клієнтом, кваліфікований підпис | зазвичай безпечно, якщо рахунок-фактура стосується діяльності |
| Поїздки та подорожі | квитки на зустрічі з клієнтом, проїзди на конференції, ночівлі, добові у відрядженні | легковий автомобіль має власні ліміти, а подорож мусить мати службову мету (програма заходу, листування з клієнтом) |
| Маркетинг | сторінка з портфоліо, реклама в інтернеті, платні профілі на порталах з вакансіями, візитки | видатки представницького характеру (наприклад, вечеря з клієнтом) не є витратою |
| Страхування | професійне страхування цивільної відповідальності, страхування техніки, поліс, що його вимагає клієнт | особисті страхування (наприклад, страхування життя) зазвичай не є витратою фірми |
| Фінансування | платежі за операційним лізингом, відсотки за кредитом на цілі фірми, банківські комісії | погашення самого тіла кредиту не є витратою; витратою є відсотки |
Видатки, що часто вислизають
Досвід показує, що програмісти пам'ятають про ноутбук, але губляться на дрібних, регулярних платежах. Варто раз на квартал переглянути виписку з карти та перевірити:
- Підписки в іноземній валюті: хмара, інструменти для управління проєктом, плагіни, платні програмні інтерфейси. Багато з них виставляють рахунки-фактури, але їх треба самому завантажити з панелі клієнта.
- Транзакційні збори: комісії за конвертацію валюти, комісії платіжних платформ, курсові різниці при платежах у євро чи доларах.
- Послуги, пов'язані з безпекою: апаратні ключі, послуги резервних копій, VPN, що його вимагає клієнт.
- Витрати, пов'язані з вимогами клієнта: додаткові обстеження, сертифікати безпеки, переклади документів.
- Дрібна витратна техніка: кабелі, перехідники, батареї, папір та тонер.
Що не буде витратою, навіть якщо стосується фірми
Ст. 23 закону про PIT виключає з витрат кілька позицій, про які програмісти питають найчастіше:
- представництво, зокрема послуги громадського харчування, продукти та напої, що купують, аби сформувати імідж фірми у клієнта;
- вартість власної праці підприємця, його чоловіка/дружини та неповнолітніх дітей, тож не можна „найняти самого себе”;
- податок на доходи, а також штрафи та грошові санкції з відсотками (наприклад, штраф за паркування по дорозі до клієнта);
- пожертви (хоча деякі з них можна відняти від доходу на інших засадах);
- медичний внесок за загальним правилом не є витратою; винятком є podatek liniowy, при якому внесок можна зарахувати до витрат або відняти від доходу до ліміту 14 100 зл у 2026 році.
Соціальні внески ZUS підприємець натомість може зарахувати до витрат або відняти від доходу. Більше про внески та пільги Ulga na start пишемо у статті про ZUS у Польщі.
Як підходити до витрат розважливо: приклад
Програмістка на podatek liniowy, активна платниця VAT, має на рік близько 15 000 зл нетто витрат: підписки на інструменти (4 000 зл), закордонна конференція з перельотом і ночівлею (5 000 зл), стіл у коворкінгу (4 800 зл) і дрібна техніка (1 200 зл). Витрати зменшують її податок приблизно на 2 850 зл (19% від 15 000 зл), а додатково зменшують базу медичного внеску. Якщо ж вона придбає другий автомобіль „на фірму” лише задля зменшення податку, вона заощадить щонайбільше незначний відсоток його ціни, а ризик, що видаток оскаржать, буде високий.
Добра практика — вести коротку нотатку при нетипових купівлях: який проєкт, який клієнт, яке застосування. При перевірці через кілька років така нотатка буває ціннішою за сам рахунок-фактуру. Порівняння форм оподаткування, у якому витрати мають ключове значення, ви знайдете у статті про podatek liniowy.
Чим допоможе Good Balance
У межах спрощеної бухгалтерії для JDG перевіряємо документи витрат, обліковуємо імпорт послуг від закордонних постачальників програмного забезпечення та підказуємо, які видатки варто задокументувати детальніше. Допомагаємо також оцінити, чи при вашій структурі витрат кращим є podatek liniowy, шкала чи режим ryczałt.