Фізична особа без фірми може задокументувати оплату за свою працю чи продаж звичайним рахунком, а у незареєстрованій діяльності (działalność nierejestrowana), на вимогу клієнта, також фактурою без VAT. Чи рахунок обов'язковий і як потім обліковувати податок, залежить від підстави, на якій Ви заробляєте: договору umowa o zlecenie або umowa o dzieło, дрібної незареєстрованої діяльності чи одноразового продажу приватної речі.
Рахунок і фактура — чим вони відрізняються
Фактура — це документ із закону про VAT. Її виставляє платник VAT, тобто зазвичай підприємець — також звільнений від VAT. Рахунок — це простіший доказ продажу, врегульований у Ordynacja podatkowa і застосовується тоді, коли норми не вимагають виставити фактуру. Він не містить ставки ані суми податку на товари та послуги.
Для клієнта, який є фірмою, різниця буває суттєвою: сам рахунок не дає права на відрахування VAT, але зазвичай достатній, щоб відобразити видаток у витратах. Тому перед початком співпраці варто з'ясувати із замовником, який документ його задовольняє.
Три типові ситуації особи без фірми
Договір umowa o zlecenie або umowa o dzieło
При цивільно-правовому договорі замовник зазвичай є платником: обчислює й утримує аванс на PIT, а після року передає інформацію PIT-11. Рахунок, виставлений виконавцем, виконує тут функцію розрахунку за договором — підтверджує, за який період чи за який твір належить винагорода і в якій сумі. Податкові норми не покладають на виконавця обов'язку його виставлення, але багато фірм вимагають його у договорі як підстави виплати.
У 2026 р. витрати на отримання доходу при umowa o zlecenie та umowa o dzieło становлять зазвичай 20% доходу (що обчислюється після відрахування соціальних внесків, утриманих платником). При договорі, укладеному з особою, що не є працівником платника, на суму, що не перевищує 200 зл, утримують спрощений податок 12% доходу. Ширше про сам договір пишемо у статті про договір umowa o zlecenie.
Działalność nierejestrowana
Якщо Ви продаєте товари чи послуги на власний рахунок, але належний дохід не перевищує у жодному кварталі 225% мінімальної зарплати (у 2026 р. 10 813,50 зл), а в останні 60 місяців Ви не вели фірми, діяльність не потребує реєстрації у CEIDG. Умови цієї форми обговорюємо у тексті для кого є działalność nierejestrowana.
У цій формі рахунок виставляють тоді, коли його вимагає покупець. Клієнт може також попросити фактуру — особа у działalność nierejestrowana користується звільненням від VAT, тому з власної ініціативи фактур виставляти не повинна, але на вимогу, подану у строк 3 місяців від кінця місяця постачання, виконання послуги або отримання оплати, має такий обов'язок. Це буде фактура без VAT, з позначкою про підставу звільнення.
Одноразовий продаж приватної речі
Продаж вживаного велосипеда чи телефона з приватного майна не є діяльністю і не потребує жодного документа продажу — достатньо договору купівлі-продажу, якщо сторони його хочуть. Податок на прибуток з'являється лише тоді, коли рухому річ відчужують до спливу півроку, рахуючи від кінця місяця, у якому її було придбано. Регулярна купівля та перепродаж речей з прибутком — це вже торгівля, а не продаж приватного майна.
Які дані повинен містити рахунок
Зразок рахунка ніхто не нав'язує. Його можна підготувати в текстовому редакторі, електронній таблиці або у безкоштовній програмі для виставлення рахунків. За інформацією урядового порталу для підприємців рахунок у działalność nierejestrowana повинен мати щонайменше:
- порядковий номер (напр., 3/2026),
- дату виставлення,
- дані продавця і покупця,
- назву товару чи послуги,
- суму до сплати.
На практиці варто додати дату виконання послуги, кількість і одиничну ціну, номер банківського рахунка та строк оплати. У działalność nierejestrowana як виставляча достатньо імені та прізвища — портал biznes.gov.pl зазначає, що PESEL ані адреса проживання не є обов'язковими. Копії рахунків зберігають у порядку номерів до часу давності податкового зобов'язання.
Строки: коли клієнт може вимагати документ
| Ситуація | Строк | Підстава |
|---|---|---|
| Рахунок, про який попросили перед виконанням послуги або видачею товару | до 7 днів від виконання або видачі | ст. 87 § 3 Ordynacja podatkowa |
| Рахунок, про який попросили пізніше | до 7 днів від подання прохання | ст. 87 § 3 Ordynacja podatkowa |
| Прохання про рахунок після понад 3 місяців від операції | обов'язок відсутній | ст. 87 § 4 Ordynacja podatkowa |
| Фактура при продажу, звільненому від VAT | вимога протягом 3 місяців від кінця місяця операції або оплати | ст. 106b ч. 3 закону про VAT |
Повні тексти обох законів доступні у Віснику законів: Ordynacja podatkowa і закон про податок на товари та послуги.
Рахунок і податок на прибуток
Сам рахунок нічого не вирішує податково — він лише доказ операції. Облік залежить від джерела доходу:
- Umowa o zlecenie та umowa o dzieło — аванси перераховує платник, а Ви обліковуєте всю суму у річній декларації на підставі PIT-11.
- Działalność nierejestrowana — упродовж року авансів не сплачують; дохід, зменшений на документально підтверджені витрати, показують у PIT-36 і оподатковують за шкалою. Треба також вести спрощений облік продажу, доповнюваний за кожен день щонайпізніше перед першим продажем наступного дня.
- Продаж приватної речі — податок лише при відчуженні до спливу згаданого півроку; дохід показують у PIT-36.
Варто пам'ятати, що при działalność nierejestrowana ліміт доходу обчислюється за належними сумами, а отже і з виставлених рахунків, за які клієнт ще не сплатив. Перевищення ліміту означає обов'язок внесення до CEIDG протягом 7 днів.
Приклад крок за кроком
Пані Анна шиє на замовлення штори і не має фірми. У лютому 2026 р. виконує замовлення для власника пансіонату, який просить документ для своїх витрат.
- Перевіряє, чи сукупний дохід від шиття у першому кварталі не перевищить 10 813,50 зл.
- Виставляє рахунок № 1/2026 з датою, своїм іменем і прізвищем, даними пансіонату, описом послуги «пошиття та обшивання штор — 6 шт.» та сумою.
- Записує продаж до обліку того ж дня і зберігає копію рахунка.
- Коли клієнт через тиждень просить фактуру, виставляє фактуру без VAT з інформацією про звільнення — вкладається у тримісячний строк.
- У 2027 р. показує дохід і витрати на матеріали у PIT-36.
Часті помилки
- Внесення на рахунок ставки VAT, хоча виставляча не є активним платником VAT.
- Відсутність безперервної нумерації або незбереження копій.
- Трактування надходжень на рахунок як єдиного обліку — при działalność nierejestrowana важить належний, а не лише отриманий дохід.
- Виставлення рахунків за послуги, які на практиці є постійною співпрацею з однією фірмою зі зростаючими сумами, без перевірки, чи вже не слід заснувати діяльність.
Як може допомогти Good Balance
Допомагаємо встановити, чи у Вашій ситуації достатньо рахунка, чи потрібна фактура, і готуємо документи продажу у рамках послуги виставлення фактур. Коли доходи зростають і działalność nierejestrowana перестає бути достатньою, проведемо через реєстрацію одноосібної господарської діяльності та добір форми оподаткування.