Комплект документів для karta pobytu складається з двох шарів: базового пакета, що є майже однаковим для будь-якого дозволу, і доказів мети перебування — праця, діяльність, родина, навчання чи постійне перебування. Відколи процедуру у 2026 р. перенесено до системи MOS, частину документів надсилають електронно разом із заявою, а частину показують вже у воєводському управлінні. Нижче наведено чеклист, що дозволяє підготуватися до обох етапів і уникнути викликів для усунення недоліків.
Karta pobytu та дозвіл — про що йдеться у заяві
Сама karta pobytu — це документ, що посвідчує особу, і видається лише після надання дозволу. Отже, заява стосується дозволу (на тимчасове, постійне перебування чи дозволу довгострокового резидента ЄС), а картка є його наслідком. Тому перелік документів залежить від виду дозволу, а зборів два: гербовий збір за дозвіл і окремий — за видачу картки.
Базовий пакет, що надсилається у MOS
Заяву заповнюють у Модулі обслуговування справ на порталі mos.cudzoziemcy.gov.pl і підписують через login.gov.pl — профілем довіри (Profil Zaufany), особистим підписом або кваліфікованим електронним підписом. До електронної заяви додають:
- скан усіх сторінок дійсного паспорта у форматі PDF (інший документ, що посвідчує особу, — лише у виняткових випадках, з поясненням, чому неможливо отримати паспорт);
- актуальне фото у форматі JPG, без головного убору і темних окулярів;
- підтвердження сплати гербового збору за дозвіл;
- підтвердження сплати 100 зл за видачу karta pobytu;
- при дозволі на перебування і працю — додаток №1, підписаний електронно особою, що представляє роботодавця.
Документи, що підтверджують мету перебування, можна додати одразу у вигляді сканів, але на цьому етапі це не є обов'язковим. Якщо їх не вистачить, воєвода викличе для їх подання. Після надсилання заяви система генерує офіційне підтвердження отримання (UPO), яке варто зберегти. Поради щодо самого електронного підпису містить стаття про Profil Zaufany.
Збори у 2026 р.
| Вид справи | Гербовий збір за дозвіл | Видача картки |
|---|---|---|
| Тимчасове перебування і праця (працівник) | 440 зл | 100 зл |
| Тимчасове перебування члена правління або прокуриста | 340 зл | 100 зл |
| Постійне перебування | 640 зл | 100 зл |
Гербовий збір сплачують заздалегідь, при поданні заяви. Коли він відсутній, установа призначає строк від 7 до 14 днів на сплату; ігнорування виклику закінчується поверненням заяви. Збір за картку сплачують на рахунок або у касу воєводського управління. Суми для інших цілей перебування наводить сторінка відповідної процедури у MOS.
Документи на мету перебування — приклади
Праця за договором
- договір umowa o pracę або договір доручення, що відповідає умовам з додатка №1;
- трудовий атестат від попереднього роботодавця у Польщі, якщо такий був;
- при договорі на виконання робіт — доказ наявності медичного страхування;
- у регульованих професіях — документи, що підтверджують кваліфікацію.
Власна фірма або посада у правлінні товариства
Тут ключовими є фінансові документи фірми: податкові декларації, довідки про відсутність заборгованості зі сплати податків та внесків, докази найму або отримуваних доходів. Докладно це описує стаття про karta pobytu на підставі господарської діяльності.
Постійне перебування
Докази залежать від підстави: Karta Polaka, свідоцтво про народження, що підтверджує польське походження, свідоцтво про шлюб з громадянином Польщі разом із рішеннями про попередні перебування тощо.
Візит до воєводського управління
Отримавши заяву, воєвода викликає іноземця для особистої явки, призначаючи строк не менший ніж 7 днів від вручення виклику. На візит слід взяти:
- оригінал паспорта — без нього провадження буде припинено;
- доказ сплати гербового збору, якщо його не було додано електронно;
- оригінали або засвідчені копії документів, скани яких надіслано у MOS;
- присяжні переклади на польську мову всіх іншомовних документів.
Під час візиту знімають відбитки пальців і зразок підпису (діти до 6 років звільнені від цього). Другим візитом є отримання готової картки, вже після надання дозволу.
План підготовки крок за кроком
- Визначити належну підставу дозволу — від неї залежить збір, формуляр і перелік доказів.
- Створити обліковий запис у MOS і перевірити, чи працює Profil Zaufany або інший підпис.
- Замовити присяжні переклади і довідки, які мають довгий час очікування (напр., з податкової інспекції або ZUS).
- При праці — узгодити з роботодавцем зміст додатка №1 і зіставити його з договором.
- Сплатити збори, відсканувати паспорт і підготувати фото, після чого підписати і надіслати заяву.
- Зберегти UPO і довідку, а після виклику з'явитися в установі з оригіналами.
Документи мають бути актуальними в день винесення рішення, а не лише в день подання заяви. Тому при тривалому провадженні частину довідок доводиться оновити.
Найчастіші помилки і як їх уникнути
- Неповний скан паспорта — потрібні всі сторінки, зокрема й порожні.
- Невідповідність договору додатку №1 — умови праці мають бути актуальними в день винесення рішення, тож будь-яка зміна посади чи оплати праці вимагає реакції.
- Відсутність перекладів — документ без присяжного перекладу установа вважає неподаним.
- Подання заяви після закінчення легального перебування — лише заява, подана належним чином під час легального перебування, робить подальше перебування законним аж до остаточного рішення. Тоді воєвода видає безоплатну довідку про подання заяви, яка, однак, не дає права подорожувати Шенгенською зоною.
- Прострочений строк з виклику — на донесення документів установа дає щонайменше 14 днів; варто одразу запланувати переклади і довідки.
Як допоможе Good Balance
Готуємо перелік документів під конкретну підставу перебування, перевіряємо їх узгодженість перед надсиланням у MOS і ведемо справу до отримання картки. Допомагаємо з дозволом на постійне перебування та з дозволом на тимчасове перебування і працю.