Форма działalność nierejestrowana не закриває шлях до клієнтів з-за кордону — перекладач, графік чи програміст може виконувати замовлення для фірм з Німеччини або Сполучених Штатів без запису в CEIDG. Найбільше формальностей з'являється при послугах для підприємців з інших держав Європейського Союзу: перед першою такою послугою треба зареєструватися як платник VAT ЄС і щомісяця подавати підсумкову інформацію, попри збереження самого звільнення від VAT. Загальні правила цієї форми, у тому числі квартальний ліміт 10 813,50 зл у 2026 р., описуємо у статті Działalność nierejestrowana 2026 — ліміти, правила і для кого.
Чому VAT взагалі тут має значення
На ґрунті Закону про підприємців така активність не становить фірми, але для закону про VAT особа, яка регулярно продає послуги, є платником. Зазвичай користується звільненням від VAT за обсягом продажів до 240 000 зл продажів на рік, тож не нараховує VAT. При закордонних клієнтах, однак, ключовим є інше питання: у якій країні послуга взагалі оподатковується. Від відповіді залежить, чи з'являються додаткові обов'язки.
Де оподатковується послуга — чотири ситуації
| Клієнт | Місце оподаткування (загальне правило) | Що це означає на практиці |
|---|---|---|
| Фірма з іншої держави ЄС | країна клієнта (ст. 28b) | VAT обліковує клієнт; надавач послуги має мати реєстрацію VAT ЄС і подавати підсумкову інформацію |
| Фірма поза ЄС | країна клієнта (ст. 28b) | послуга поза польським VAT; відсутня підсумкова інформація |
| Приватна особа з ЄС | Польща (ст. 28c) | звільнення від VAT за обсягом продажів діє як при вітчизняному клієнті |
| Приватна особа поза ЄС | зазвичай Польща; для частини послуг — країна клієнта (ст. 28l) | напр., консультаційні послуги, переклади, обробка даних чи реклама оподатковуються поза ЄС |
Від загального правила існують винятки, зокрема, для послуг, пов'язаних з нерухомістю, транспорту чи електронних послуг, що надаються споживачам з ЄС (для цих останніх діє річний поріг 10 000 євро, тобто 42 000 зл). При нетиповому замовленні, тож, варто перевірити місце оподаткування, перш ніж виставити документ.
Клієнт з Європейського Союзу: реєстрація як платник VAT ЄС
Ст. 97 абз. 3 п. 2 закону про VAT зобов'язує звільнених платників, які надають послуги, що оподатковуються у покупця з ЄС, зареєструватися у реєстрі платників VAT ЄС. Повідомлення треба подати до дня виконання першої такої послуги. Реєстрація VAT ЄС не робить з особи, яка веде działalność nierejestrowana, чинного платника VAT — вона й надалі не додає податку до своїх рахунків.
Після реєстрації з'являється обов'язок подавати підсумкову інформацію VAT-UE. Її подають електронно, за місячні періоди, до 25-го числа місяця, що настає за місяцем виконання послуги. У ній зазначають номери VAT клієнтів і вартість послуг. Практичні питання, зокрема формуляр VAT-R, розглядаємо у пораднику Реєстрація до VAT ЄС.
Увага на зворотний напрям: коли особа з działalność nierejestrowana сама купує послуги у закордонних фірм (напр., підписку на програмне забезпечення), може виникнути обов'язок обліку імпорту послуг. Це окрема тема, яка потребує окремого аналізу.
Чи закордонні послуги зменшують ліміт 240 000 зл
До ліміту звільнення від VAT за обсягом продажів зараховують вартість „продажу", яку закон про VAT визначає, зокрема, як оплатне надання послуг на території країни. Послуги, місцем оподаткування яких є держава клієнта, за загальним правилом не вкладаються у це визначення. У формі działalność nierejestrowana важливішим, зрештою, є квартальний ліміт доходу з Закону про підприємців — він охоплює всі доходи, незалежно від країни клієнта.
Валюта, квартальний ліміт і PIT
При клієнтах, які платять у євро чи доларах, треба пам'ятати про два різні розрахунки:
- Квартальний ліміт рахують від належного доходу, тобто також від сум, виставлених у рахунку-фактурі, але ще не сплачених. Їхню вартість варто перераховувати обережно, із запасом на коливання курсу.
- Прибутковий податок рахують від фактично отриманих сум. Дохід в іноземній валюті перераховують на злоті за середнім курсом NBP робочого дня, що передує надходженню коштів (ст. 11a закону про PIT).
- Прибуток звітують у декларації PIT-36 до 30 квітня наступного року, без авансів протягом року.
Деякі держави утримують у джерела податок від винагороди, яку сплачують закордонним надавачам послуг. Зазвичай його можна обмежити, передавши клієнту сертифікат податкової резидентності, а сплачений за кордоном податок — врахувати у польській декларації на засадах угоди про уникнення подвійного оподаткування.
Який документ виставити клієнту
У формі działalność nierejestrowana немає обов'язку виставляти рахунки-фактури, але клієнт може вимагати рахунок протягом 3 місяців від кінця місяця, у якому було виконано послугу або отримано оплату. Закордонні фірми майже завжди про нього просять. На документі для фірми з ЄС варто подати її номер VAT і позначку „reverse charge" (зворотне нарахування), а для клієнта поза ЄС — інформацію, що послуга не підлягає оподаткуванню у Польщі. Документ можна скласти двомовно.
Приклад: перекладачка і агенція з Відня
Пані Марта веде działalność nierejestrowana і виконує переклади для австрійської агенції. Перше замовлення на 1 800 євро має виконати у лютому 2026 р. У січні подає заяву VAT-R з позначкою реєстрації як платника VAT ЄС. Після виконання послуги виставляє рахунок без VAT з позначкою „reverse charge", а до 25 березня подає підсумкову інформацію за лютий. При курсі близько 4,25 зл дохід з кварталу — близько 7 650 зл, тож вкладається у ліміт 10 813,50 зл. Якби у березні надійшло друге замовлення такого розміру, ліміт був би перевищений, і протягом 7 днів вона мала б зареєструвати фірму.
Найчастіші помилки
- Виконання послуги для фірми з ЄС без попередньої реєстрації VAT ЄС.
- Забуття про щомісячну підсумкову інформацію у місяцях, у яких був продаж.
- Перерахунок доходу за курсом з дня надходження на рахунок замість робочого дня, що передує.
- Припущення, що кожна послуга для приватної особи поза ЄС оподатковується у Польщі.
Як Good Balance може допомогти
Визначаємо місце оподаткування послуг, здійснюємо реєстрацію VAT ЄС, подаємо підсумкові інформації і звітуємо PIT-36 з валютними доходами. Коли співпраця з-за кордону зростає понад ліміт, допомагаємо заснувати фірму у рамках послуги обслуговування одноосібної господарської діяльності, а документи для клієнтів підготуємо у рамках послуги виставлення рахунків-фактур.