Релокація до Польщі 2026 — як перенести себе й фірму покроково

Релокація до Польщі — це кілька паралельних процесів: легалізація перебування, перенесення податкової резиденції, відкриття або перенесення господарської діяльності та побудова базової щоденної інфраструктури — PESEL (ідентифікаційний номер), прописка, банківський рахунок, договір оренди. Для іноземця не з Європейського Союзу найчастішою стежкою є національна віза, а потім дозвіл на тимчасове або постійне перебування. Для громадянина ЄС формальності спрощені, але податкова резиденція і реєстрація фірми виглядають аналогічно. Нижче описано етапи у порядку, у якому їх найчастіше реалізують на практиці.

Крок 1. Легалізація перебування

Підстава перебування залежить від громадянства і мети в'їзду:

• Громадяни ЄС/ЄЕЗ і Швейцарії — в'їжджають на підставі документа, що посвідчує особу, а при перебуванні понад 90 днів реєструють перебування у воєводському управлінні, належному для місця проживання (довідка про реєстрацію перебування).
• Громадяни третіх країн з безвізового режиму (наприклад, Україна, Молдова, Грузія, Сербія) — можуть перебувати у Шенгенській зоні до 90 днів у 180-денному періоді; подальше перебування потребує національної візи (символ D) або дозволу на тимчасове перебування.
• Решта громадян третіх країн — потребують в'їзної візи (символ C або D), виданої польським консульством.

Найчастіші підстави для клопотання про дозвіл на тимчасове перебування: робота (або робота у професії, що вимагає високої кваліфікації — Блакитна Карта ЄС), ведення господарської діяльності, навчання, возз'єднання з сім'єю громадянина РП або іноземця, що законно перебуває у Польщі. Заяву подають особисто воєводі, належному за місцем перебування, не пізніше останнього дня законного перебування. Заява пов'язана з гербовим збором за провадження та оплатою за видачу посвідки на проживання (karta pobytu).

Крок 2. PESEL і прописка

Після приїзду більшість національних формальностей потребує номера PESEL. Його надає управління гміни після прописки або за заявою, якщо обов'язок випливає з іншої норми (наприклад, оподаткування, рахунок у ZUS — Управлінні соціального страхування). Прописку реєструють в управлінні району або гміни — потрібен договір оренди, акт власності або письмова згода власника квартири. Реєстрація прописки й отримання PESEL у рамках прописки — безоплатні.

Номер PESEL дає змогу:

• подати бланк NIP-7 і отримати польський номер NIP (податковий ідентифікаційний номер) для податкових обліків,
• створити Profil Zaufany (Довірений профіль) — що дозволяє доступ до e-Urzędu Skarbowego (Електронного податкового управління), платформи ePUAP, ZUS PUE (Платформи електронних послуг ZUS) та реєстрації фірми через CEIDG (Центральний реєстр та інформацію про господарську діяльність),
• отримати картку EKUZ і зареєструватися у POZ (первинній медичній допомозі).

Крок 3. Банківський рахунок і страхування

Банківський рахунок найчастіше відкривають після отримання візи або посвідки на проживання (karta pobytu), PESEL і прописки. Банки зазвичай вимагають паспорт або посвідку на проживання (karta pobytu), документ, що підтверджує адресу проживання, а в деяких випадках — дохід у Польщі. Фірмовий рахунок — у разі одноосібної господарської діяльності не є обов'язковим, але практично необхідним для обліку операцій понад 15 000 зл брутто, а також для split payment і механізму розділеного платежу.

Особи, що працюють у Польщі та ведуть господарську діяльність, за загальним правилом охоплюються польською системою соціального і медичного страхування. Umowa o pracę (трудовий договір) породжує обов'язок ZUS на боці роботодавця, JDG (одноосібна господарська діяльність) — на боці підприємця. Для осіб без підстави страхуватися в Польщі доступне добровільне медичне страхування в NFZ (Національному фонді охорони здоров'я).

Крок 4. Податкова резиденція

Податковим резидентом Польщі є особа, яка виконує щонайменше одну з умов зі ст. 3 п. 1a закону про PIT:

• має у Польщі центр особистих або господарських інтересів (осередок життєвих інтересів) — сім'ю, житло, діяльність, інвестиції,
• перебуває на території Польщі довше ніж 183 дні у податковому році.

Резидент сплачує в Польщі податок з усіх своїх доходів — зокрема й закордонних (необмежений податковий обов'язок). Одночасне виконання умов резиденції у двох країнах вирішують угоди про уникнення подвійного оподаткування. Для осіб, що переїжджають з країни поза ЄС, ключовим є момент розриву зв'язків із попередньою юрисдикцією: дата виписки, завершення зайнятості, переїзду сім'ї.

Особа, яка вперше після 2021 р. переносить до Польщі податкову резиденцію з-за кордону, може скористатися пільгою на повернення — звільненням від PIT частини доходів протягом чотирьох наступних податкових років, за умови виконання вимог щодо попередньої історії проживання (закон про PIT, норми, що регулюють так звану пільгу на повернення). Звільнення охоплює доходи до 85 528 зл на рік; це спільний ліміт для пільги на повернення, пільги для молоді та пільги для сімей 4+.

Крок 5. Перенесення фірми до Польщі

Підприємець може діяти в Польщі у кількох формах — вибір залежить від масштабу діяльності, кількості учасників і галузі.

1. JDG — реєстрація через CEIDG, безоплатна, доступна громадянам ЄС, ЄЕЗ, Швейцарії, США, а також третім особам, що мають визначений титул перебування (karta pobytu stałego — постійне перебування, Karta Polaka, тимчасове перебування у зв'язку з роботою тощо).
2. sp. z o.o. (товариство з обмеженою відповідальністю) — відкрите для всіх іноземців без обмежень; можлива реєстрація через систему S24 за один-два робочі дні або у нотаріальній конторі. Мінімальний статутний капітал: 5 000 зл.
3. Філія або представництво закордонної фірми — якщо закордонна компанія хоче діяти в Польщі, зберігаючи материнську юридичну особу; запис до KRS (Державного судового реєстру), повні бухгалтерські обов'язки.

При перенесенні діючої фірми з-за кордону на практиці застосовують одне з рішень: закриття старої діяльності й відкриття нової в Польщі, заснування дочірньої компанії (sp. z o.o.), транскордонне перенесення юридичної адреси компанії (доступне в ЄС на підставі директиви про транскордонні перетворення). Кожен з варіантів має інші наслідки для контрактів, VAT, працівників і податкової резиденції компанії.

Крок 6. Облік ZUS і податкові обліки

Після реєстрації діяльності в CEIDG підприємця автоматично заявляють до ZUS. Внески у перші місяці регулюють преференції:

• Ulga na start — перші 6 місяців без соціальних внесків (лише медичний);
• Преференційний ZUS — наступні 24 місяці зі зниженою базою соціальних внесків (30% мінімальної заробітної плати);
• Mały ZUS Plus — для підприємців, що виконують ліміт доходу з діяльності за попередній рік; внески залежать від фактичного доходу. Ліміт річного доходу для Mały ZUS Plus залишається у 2026 р. на рівні 120 000 зл.

Медичний внесок залежить від форми оподаткування — на шкалі, лінійному податку і режимі ryczałt (єдиний податок від доходу) його рахують за іншими правилами. Для осіб, що переїжджають з-за кордону, рішення про форму оподаткування має велике значення — його можна ухвалити лише після аналізу структури доходів, витрат, запланованої співпраці із закордонними клієнтами і країни виплати винагород.

Крок 7. Освіта, здоров'я, повсякденність

• Школа і дитячий садок — набір відбувається через електронні міські системи; діти іноземців мають право на безоплатну освіту на тих самих умовах, що й громадяни РП.
• Медичне обслуговування — після входження до NFZ обирають сімейного лікаря POZ та отримують рахунок Internetowe Konto Pacjenta (IKP, Інтернет-рахунок пацієнта).
• Водійські права — документи, видані в ЄС/ЄЕЗ, дійсні; з третіх країн зазвичай потрібен обмін протягом 180 днів від отримання податкової резиденції або посвідки на проживання (karta pobytu).
• Мобільність і зв'язок — PESEL і польська адреса дозволяють укласти абонементний договір з мобільним оператором і оформити міську картку.

Практичний графік перших 90 днів

1. Дні 1–7: приїзд, перше розміщення, договір оренди, подання документів в управлінні району — прописка і заява про PESEL.
2. Дні 8–30: Profil Zaufany, банківський рахунок, NIP-7, запис до поліклініки, школи для дітей, заява до воєводи про тимчасове перебування (за потреби).
3. Дні 31–60: реєстрація господарської діяльності або компанії, заявка до ZUS, заявка VAT (якщо потрібна), перші фактури.
4. Дні 61–90: облік першого місяця ZUS, JPK_V7 (єдиний контрольний файл з VAT), упорядкування договорів, за потреби — обмін водійських прав.

Найчастіші пастки

• залишення податкової резиденції у країні виїзду без аналізу — подвійне оподаткування і спір з управлінням;
• подання заяви про тимчасове перебування після закінчення законного перебування — потреба повторного в'їзду за візою;
• відсутність PESEL перед початком роботи або діяльності — затримки у ZUS і податковому управлінні;
• пропуск заявки VAT-R при першій послузі клієнту поза Польщею;
• неперенесення податкової документації з попередньої країни — проблема при пільгах і вирахуваннях.

Як допоможе Good Balance

Ведемо релокації комплексно — від аналізу шляху легалізації, через заяву про посвідку на проживання (karta pobytu), реєстрацію фірми, PESEL і прописку, до перших обліків ZUS і VAT. Кожен випадок проєктуємо індивідуально, враховуючи країну походження, структуру сім'ї і галузь. Запрошуємо ознайомитися з послугою релокації бізнесу до Польщі та дозволом на постійне перебування. Пов'язані теми: ZUS у Польщі і VAT у Польщі.