Смартгодинник чи електросамокат можуть бути витратою одноосібної діяльності в IT-галузі, але лише тоді, коли підприємець може показати, для чого саме вони служать у фірмі. Приписи не містять переліку „дозволених” пристроїв: вирішальним є зв'язок з доходом і документація. З біговою доріжкою чи іншим тренажером набагато складніше, бо управління зазвичай визнає його особистою витратою.
Одне правило для всіх нетипових покупок
У податку на доходи фізичних осіб витратою є виток, здійснений для досягнення доходу або збереження чи забезпечення його джерела, якщо закон не виключає його з витрат. Електронних пристроїв чи малих особистих транспортних засобів немає у каталозі винятків. Проте це лише половина відповіді. Друга половина — питання, чи у разі перевірки підприємець переконає службовця, що покупка має діловий сенс, а не слугує комфорту чи здоров'ю.
Перед покупкою варто відповісти собі на три запитання:
- Яку функцію в роботі виконує пристрій? Не „стає в нагоді”, а, наприклад, „дозволяє отримувати повідомлення про збої в системі клієнта під час чергування”.
- Чи можна цю функцію задокументувати? Договір з обов'язком чергувань, адреси клієнтів і офісу, календар зустрічей.
- Наскільки великою є частка приватного використання? Чим більша, тим слабша позиція у суперечці з управлінням.
Смартгодинник: важать комунікаційні функції
Годинник, з'єднаний з телефоном, може бути обґрунтованою витратою для програміста, який працює у режимі чергувань або підтримки продакшену. Аргументи, які мають значення:
- отримання сповіщень від систем моніторингу і реагування на збої поза робочим місцем;
- швидкий відбір дзвінків і повідомлень від клієнтів під час зустрічей чи презентацій;
- нагадування про зустрічі та проєктні дедлайни.
Вимірювання пульсу, підрахунок кроків і аналіз сну не є аргументом за витратою — навпаки, пересувають покупку у сферу приватну. Тому в обґрунтуванні краще описати професійні застосування, а дорожчу спортивну модель з функціями пірнання чи бігу буде складніше захистити, ніж простий годинник зі сповіщеннями.
Самокат, велосипед, скутер: поїздки у справах фірми
Ніщо у приписах не обмежує підприємця автомобілем. Велосипед, електровелосипед, самокат або скутер можуть бути витратою, якщо служать для пересування у справах фірми: до клієнтів, до коворкінгу, на зустрічі, до управління чи до банку. Варто зібрати докази того, що такі поїздки справді відбуваються, наприклад, договір оренди робочого місця, записи в календарі з адресами зустрічей.
Слабший аргумент — поїздка з дому до офісу клієнта при виключно віддаленій роботі з квартири — тоді транспортний засіб не має очевидної ролі в діяльності. Короткострокова оренда самоката чи міського велосипеда для поїздки у справах фірми обліковується простіше: достатньо документа, що підтверджує оплату, і опису мети поїздки.
Бігова доріжка, велотренажер, спортзал: зазвичай особиста витрата
Тренажер покращує форму підприємця, але піклування про здоров'я є особистою потребою, а не способом заробляти. Аргумент „рух покращує концентрацію, тож я краще програмую” не показує прямого зв'язку з доходом і на практиці рідко захищається. Винятки стосуються ситуацій, у яких тренажер є знаряддям праці, наприклад, для тренера, який веде заняття, або автора відеоматеріалів про тренування. Підприємець з IT-галузі зазвичай до жодної з цих груп не належить.
Інакше з робочим столом для роботи стоячи чи ергономічним кріслом: вони служать для виконання роботи за комп'ютером і входять до звичайного оснащення робочого місця.
Як облікувати покупку крок за кроком
- Документ покупки — найкраще фактура з даними фірми. Кожен документ повинен дозволяти встановити, що придбано і за яку суму.
- Обґрунтування — коротка нотатка до документа: для чого пристрій служить у діяльності. Не вимагається приписами, але полегшує захист під час перевірки.
- Вибір методу обліку — згідно з biznes.gov.pl до реєстру основних засобів вписуються складники вартістю понад 10 000 зл (нетто у чинного платника VAT, брутто у звільненого) і терміном використання довшим за рік. Смартгодинник чи самокат зазвичай залишаються нижче цього порогу, тож витрату можна врахувати одноразово. Дорожчий скутер треба амортизувати.
- VAT — чинний платник VAT може відрахувати нарахований податок у тій мірі, в якій пристрій служить оподатковуваним діям. При явному змішаному використанні безпечніше відраховувати обережно.
Приклад
Програміст на лінійному податку (podatek liniowy), чинний платник VAT, купує електросамокат за 2 460 зл брутто (2 000 зл нетто). Тричі на тиждень їздить ним з дому до офісу клієнта, віддаленого на 4 км, і це описано в договорі. Витрату 2 000 зл враховує одноразово, 460 зл VAT відраховує. При ставці 19% податок на дохід зменшується на 380 зл, а база медичного внеску (4,9% доходу) теж зменшується. Реальна економія — трохи більше за 400 зл плюс повернутий VAT, а не „ціна цілого самоката”.
Ryczałt і виведення обладнання з фірми
Підприємець у режимі ryczałt від облікованих доходів платить податок від доходу і не відраховує витрат, тож покупка пристрою не зменшить йому податку на дохід. Якщо він є чинним платником VAT, то все одно може відрахувати VAT від покупки, пов'язаної з діяльністю. Правила режиму ryczałt описуємо у статті ryczałt і його ставки.
Варто також пам'ятати про кінець життя обладнання. Biznes.gov.pl пояснює, що саме передання основного засобу на приватні цілі не породжує податку на дохід, але його продаж до спливу 6 років від першого дня місяця після виведення дає дохід з діяльності. Якщо при покупці відраховували VAT, виведення до приватного майна може вимагати нарахування VAT від ринкової вартості.
Як Good Balance може допомогти
У межах спрощеної бухгалтерії оцінюємо, чи витрата придатна для врахування у витратах, обираємо спосіб обліку і стежимо за документацією. Коли покупка дорога або ситуація неоднозначна, допомагаємо підготувати запит на індивідуальне тлумачення, яке дає захист від зміни позиції управління. Порівняння форм оподаткування знайдете у статті про лінійний податок.