Незареєстрована діяльність не звільняє від касового апарата автоматично. Відсутність запису в CEIDG виключає лише обов'язки підприємця, а обов'язок обліковувати продаж випливає з норм про VAT і стосується кожного, хто продає приватним особам. У 2026 р. продаж без каси можливий, доки оборот зі споживачами не перевищить 20 000 зл на рік і доки продавані товари чи послуги не фігурують у переліку винятків.
Два ліміти, які легко переплутати
Особа, що веде незареєстровану діяльність, одночасно стежить за двома різними порогами:
| Ліміт | Сума у 2026 р. | Період | Що означає перевищення |
|---|---|---|---|
| Незареєстрована діяльність | 10 813,50 зл доходу (225% мінімальної зарплати) | кожен квартал окремо | потреба реєстрації фірми в CEIDG |
| Звільнення від касового апарата | 20 000 зл обороту зі споживачами та фермерами, які сплачують ryczałt, рахованого без VAT | податковий рік | обов'язок каси після перехідного періоду |
Квартальний ліміт дозволяє у крайньому випадку досягти понад 43 000 зл доходу за рік без відкриття фірми. Це більш ніж удвічі перевищує касовий поріг. Хто продає переважно індивідуальним клієнтам, може далі легально діяти без реєстрації, і все одно мусити купити й зафіскалізувати касу. Правила самого квартального ліміту описує стаття про незареєстровану діяльність у 2026 р.
Каса з першого продажу — галузі без звільнення
Згідно з розпорядженням Міністра фінансів від 17 грудня 2024 р. про звільнення від кас деякі дії вимагають каси незалежно від обороту. Для осіб, що діють без реєстрації, найчастіше мають значення:
- перукарські, косметичні та косметологічні послуги — напр., стилізація нігтів чи вій у домі,
- гастрономія у стаціонарному пункті (також сезонному) та приготування страв на замовлення для зовнішніх клієнтів,
- ремонти транспортних засобів, заміна шин, мийка та чищення автомобілів,
- перевезення осіб автомобілем і паркінги,
- продаж електроніки (телефони, смартгодинники, колонки, монітори), комп'ютерів і запчастин, фототехніки, носіїв даних,
- парфуми й туалетна вода, вироби з дорогоцінних металів, алкоголь, тютюнові вироби й для інгаляцій, автозапчастини.
Виконання бодай однієї такої дії означає втрату звільнення з моменту цього продажу. Частина перелічених видів діяльності й так потребує реєстрації фірми з інших причин (напр., концесії), але послуги краси чи дрібна торгівля вживаною електронікою часом ведуться без CEIDG. Тоді каса обов'язкова з початку.
Звільнення, що діють незалежно від суми
Додаток до розпорядження містить дії, звільнені від каси незалежно від розміру обороту. Для незареєстрованої діяльності ключовими є дві позиції:
- послуги, повністю оплачені переказом (або через пошту чи SKOK), коли з обліку й доказу оплати однозначно випливає, чого стосувався платіж, — підходить для репетиторства, перекладів, проєктування чи онлайн-навчання,
- дистанційний продаж товарів поштою чи кур'єром, коли вся оплата надходить на банківський рахунок, а з документів випливає, за що оплачено й хто є набувачем (з адресою).
Увага: ці дві позиції захищають від каси, але продаж із них входить до ліміту 20 000 зл, що вирішує про звільнення решти операцій. Оплата готівкою чи карткою на місці, навіть одноразова, у ці звільнення не входить. Звільнення не охоплюють також товарів і послуг з переліку винятків, крім вузьких винятків.
Приклад: ручна робота на ярмарках та в мережі
Пані Анна з 1 березня 2026 р. продає свічки власного виготовлення: на ярмарках готівкою й через інтернет з доставкою кур'єром і передоплатою на рахунок. Фірми не має.
- Касовий ліміт у перший рік обчислюють пропорційно: 20 000 зл × 306 днів / 365 днів ≈ 16 767 зл.
- До кінця серпня загальний продаж приватним особам (ярмарки й пересилання разом) становить 17 000 зл — ліміт перевищено у серпні.
- Звільнення згасає зі спливом двох повних місяців, що настають після місяця перевищення, тобто після вересня й жовтня. З 1 листопада продаж на ярмарках має бути пробиваний на касі.
- Дистанційний продаж з передоплатою може далі користуватися предметним звільненням, якщо документи ідентифікують набувача й операцію.
- Незалежно від каси пані Анна перевіряє квартальний ліміт незареєстрованої діяльності: у III кварталі дохід не може перевищити 10 813,50 зл.
Що робити, коли каса стає обов'язковою
- Отримайте NIP. Особа, що використовує реєструючу касу, має мати номер NIP, навіть без фірми.
- Купіть онлайн-касу або касу у формі програмного забезпечення, якщо галузь це дозволяє, і укладіть сервісну угоду.
- Зафіскалізуйте касу через сервісника перед першим продажем, охопленим обов'язком.
- Видавайте чеки при кожному продажу приватній особі та далі ведіть спрощений облік продажу.
- Перевірте VAT окремо. Каса не означає реєстрації до VAT — звільнення від VAT за обсягом продажів діє до 240 000 зл, якщо продаж не стосується виключених дій.
Після втрати звільнення не можна повернутися до нього у наступному році, навіть якщо оборот знизиться. Правила вибору і запуску пристрою та пільгу на купівлю каси описує стаття про те, хто має мати касу.
Найчастіші помилки
- Обчислення касового ліміту лише з готівкового продажу замість від усього продажу споживачам.
- Забування про пропорцію в перший рік — при старті у другій половині року поріг помітно нижчий, ніж 20 000 зл.
- Прийом готівки при особистому заборі інтернет-замовлення й розрахунок на звільнення для дистанційного продажу.
- Початок косметичних послуг у домі без каси у переконанні, що мала діяльність досить.
Як допоможе Good Balance
Оцінимо, чи Ваш продаж потребує каси, порахуємо ліміт на перший рік і вкажемо момент, коли краще перейти на зареєстровану фірму. Допомагаємо у відкритті та веденні одноосібної діяльності, а після реєстрації — у поточній спрощеній бухгалтерії.