REGON — це дев'ятицифровий ідентифікаційний номер, який Голова Головного статистичного управління надає кожній фірмі, товариству, фонду чи сільськогосподарському господарству, вписаним у національний реєстр суб'єктів національної економіки. Більшість підприємців не подає по нього жодної заяви, бо номер виникає автоматично після реєстрації в CEIDG або KRS. Є, однак, ситуації, коли треба самостійно звернутися до статистичного управління, а запізнення означає порушення встановленого законом строку.
Для чого служить реєстр REGON
Реєстр веде GUS на підставі закону від 29 червня 1995 р. про публічну статистику. Його завдання — забезпечити, щоб той самий суб'єкт був однаково описаний у всіх базах адміністрації: у податковому обліку, у ZUS, у судових реєстрах і в статистичних дослідженнях. З даних REGON GUS вибирає й фірми до обов'язкової статистичної звітності, тому новий підприємець може з часом отримати виклик заповнити анкету.
У реєстрі записують, зокрема:
- назву й адресу місцезнаходження, а у випадку фізичної особи — також імена, прізвище, адресу проживання і PESEL,
- NIP, правову форму й форму власності,
- переважний вид діяльності за PKD,
- дати виникнення, початку, призупинення, поновлення та припинення діяльності,
- передбачувану кількість працюючих і контактні дані, якщо їх було подано.
Усі дії, пов'язані з записом, безоплатні. Якщо хтось вимагає плати за «реєстрацію в REGON», це не урядова оплата.
Як побудований номер
Основний номер має 9 цифр: вісім перших — порядкове число, остання — контрольна цифра. Його отримують юридичні особи, одиниці без правосуб'єктності (наприклад, персональні й цивільні товариства) та фізичні особи, які ведуть діяльність. Відділення, цехи і філії, тобто так звані локальні одиниці, отримують 14-цифровий номер. Перших дев'ять цифр повторюють номер материнської фірми, чотири наступні вказують на конкретну одиницю, а чотирнадцята — контрольна цифра цілого.
Завдяки цьому вже з самого номера видно, чи йдеться про цілу фірму, чи про конкретну її точку, наприклад про другий салон в іншому місті.
Коли номер надається автоматично
Одноосібна господарська діяльність
Заява CEIDG-1 є одночасно повідомленням у GUS. CEIDG передає дані електронно, а статистичне управління надає номер без участі підприємця. Номер з'являється потім у записі в пошуковику CEIDG. Те саме стосується пізніших змін, що повідомляються через CEIDG, наприклад нової адреси чи додаткових кодів PKD. Повний шлях реєстрації JDG описуємо в статті як заснувати JDG крок за кроком.
Товариства, що вписуються до KRS
Sp. z o.o., акціонерне товариство чи повне товариство не подають у суді окремої заяви про REGON. Дані потрапляють до GUS безпосередньо з KRS. Доповнювальну інформацію — як-от передбачувана кількість працюючих, форма власності чи контактні дані — товариство подає на формулярі NIP-8, що подається начальнику податкового управління протягом 21 дня від запису в KRS. З NIP-8 ці дані передаються в реєстр REGON.
Коли треба подати заяву самостійно
Прямий контакт зі статистичним управлінням потрібен у кількох типових випадках:
- просте товариство (spółka cywilna) — не вписується до CEIDG як ціле, тож учасники подають заяву RG-OP на саме товариство (кожен з учасників має також власний запис у CEIDG),
- капітальне товариство в організації, що хоче розпочати діяльність перед записом у KRS,
- локальна одиниця (відділення, цех, філія) суб'єкта, вписаного до KRS,
- зміна даних, що не проходять через CEIDG — підприємець із JDG повідомляє їх на заяві RG-OF,
- житлові спільноти, особи, що ведуть сільськогосподарську діяльність, та інші суб'єкти поза CEIDG і KRS.
На подання заяви про запис закон дає 14 днів від виникнення обставин, що його обґрунтовують. На повідомлення про зміну або вилучення — лише 7 днів. Заяву подають у статистичне управління, належне для місцезнаходження суб'єкта (або місця проживання фізичної особи) — особисто, поштою або електронно через ePUAP як загальний лист із доданим формуляром. До заяви додають документ, що підтверджує виникнення суб'єкта, наприклад договір простого товариства.
Приклад: двоє фізіотерапевтів засновують просте товариство
- Кожен із учасників реєструє власну діяльність у CEIDG й отримує свій REGON автоматично.
- Учасники підписують договір простого товариства.
- Протягом 14 днів подають у статистичне управління заяву RG-OP з копією договору — товариство отримує окремий номер.
- Потім повідомляють товариство в податковому управлінні з метою присвоєння йому окремого NIP.
- Після відкриття кабінету в другому місці повідомляють про локальну одиницю й отримують 14-цифровий номер.
Довідка і перевірка номера
Підтвердженням запису є поява даних у пошуковику суб'єктів національної економіки на сайті GUS. На практиці роздруківки з пошуковика досить для більшості банків і контрагентів. Якщо установа вимагає формальної довідки, статистичне управління видає її на запит протягом 7 робочих днів. Підприємці, зареєстровані через CEIDG-1, не отримують довідки автоматично — мусять по неї звернутися.
Пошуковик GUS стає у пригоді й для перевірки контрагента: показує правову форму, адресу, дату виникнення й можливе припинення діяльності. Варто поєднувати його з переліком платників VAT, що підтверджує статус у VAT і номер рахунка.
REGON і PKD 2025 — строк до кінця 2026 р.
Від 1 січня 2025 р. діє нова Польська класифікація діяльності (PKD 2025). За GUS, фірми, зареєстровані в CEIDG, KRS або REGON, можуть самостійно перекласифікувати свої коди з PKD 2007 на PKD 2025 до 31 грудня 2026 р. Від 1 січня 2027 р. планується автоматична перекласифікація в реєстрах. Підприємець, якому залежить на точному описі діяльності (наприклад, з огляду на ставку ryczałt чи вимоги банку), повинен зробити це сам ще у 2026 р. Поради знайдете в статті як вибрати коди PKD.
Найчастіші помилки
- Відсутність заяви для простого товариства — учасники припускають, що REGON їхньої діяльності охоплює й товариство.
- Неактуальний переважний код PKD у REGON після зміни профілю діяльності.
- Пропуск повідомлення про відділення або другу точку обслуговування.
- Перевищення 7-денного строку на повідомлення про зміну даних поза CEIDG.
Як Good Balance може допомогти
При реєстрації фірми або товариства беремося за весь набір повідомлень: CEIDG або KRS, NIP-8, VAT-R, ZUS, а також — там, де це потрібно — за заяви RG-OP і RG-OF до статистичного управління. Після реєстрації нагадуємо про наступні кроки, які описуємо в пораднику що зробити після реєстрації фірми.