Запис у CEIDG або запис товариства в KRS (Krajowy Rejestr Sądowy, Національний судовий реєстр) — це тільки старт. Підприємець далі має кілька термінів, що відлічуються в днях, зазвичай від 7 до 21 дня, у які треба заявити фірму до податкової, ZUS, оновити дані в CEIDG, а в торгових товариствах додатково облікувати PCC (податок на цивільно-правові дії) і заявити бенефіціарних власників до CRBR (Центральний реєстр бенефіціарних власників). Нижче — практичний список завдань на перші 30 днів після заснування фірми, окремо для одноосібної діяльності та для товариства з обмеженою відповідальністю (sp. z o.o.)
Фірмовий банківський рахунок і вибір банку
Формально ані підприємець, що веде JDG, ані учасники товариства sp. z o.o. не зобов'язані відкривати окремий банківський рахунок, але на практиці він необхідний. З фірмового рахунку сплачують ZUS, VAT, PIT або CIT, приймають перекази від контрагентів понад 15 000 зл та обслуговують механізм розділеного платежу (split payment). Номер рахунку потім треба подати до білого списку платників VAT — без цього контрагент сплатить переказ без права зарахувати його до витрат.
Для JDG номер рахунку подається через оновлення запису в CEIDG (бланк CEIDG-1). У випадку товариства sp. z o.o. номер рахунку подається податковій на бланку NIP-8 (див. нижче). Зміна даних у CEIDG безкоштовна й можлива в будь-який момент.
Заявка до ZUS — тільки для JDG у перші 7 днів
Особа, що засновує JDG, автоматично потрапляє до ZUS разом із записом у CEIDG, але вибір коду страхування залежить від того, якою пільгою вона користується. Доступні три етапи:
- Пільга Ulga na start — упродовж перших 6 місяців можна не сплачувати соціальних внесків і Fundusz Pracy (Фонд праці); обов'язковий лише медичний внесок (код 05 40 — тільки медичне страхування).
- Преференційний ZUS (малий ZUS) — наступні 24 місяці з соціальними внесками, що обчислюються від 30% мінімальної заробітної плати (код 05 70 або 05 72).
- Mały ZUS Plus — після преференційного ZUS, внески від прибутку з попереднього року, за умови доходу до 120 000 зл.
Заявку на відповідному бланку (ZUS ZUA для повних внесків, ZUS ZZA для лише медичного) треба подати впродовж 7 днів від початку ведення діяльності. Товариство sp. z o.o. саме не підлягає ZUS — внески сплачують лише найняті працівники або учасник одноосібного товариства sp. z o.o. з огляду на набуття часток.
NIP-8 — ідентифікаційна заявка товариства
Товариство sp. z o.o. з моменту запису до KRS отримує номер NIP і REGON автоматично, але доповнювальні дані (банківський рахунок, місця ведення діяльності, бухгалтерське бюро, контактні дані) має подати бланком NIP-8. Термін становить 21 день від запису до KRS, а якщо товариство наймає працівників або реєструється як платник внесків ZUS — 7 днів від цієї події. Бланк подається до податкової за місцезнаходженням товариства, у паперовій або електронній формі.
PCC-3 — податок на договір товариства
При укладенні договору товариства sp. z o.o. виникає обов'язок сплатити податок на цивільно-правові дії за ставкою 0,5% від вартості статутного капіталу, зменшеної на витрати запису до KRS та оголошення в Monitor Sądowy i Gospodarczy (MSiG, Судовий і господарський монітор). Декларацію PCC-3 та сплату податку треба здійснити впродовж 14 днів від укладення договору товариства у формі нотаріального акту, хіба що товариство було засновано в системі S24 — тоді ці обов'язки виконуються аналогічно, без посередництва нотаріуса.
Приклад: статутний капітал становить 50 000 зл, витрати на заснування — 650 зл. База оподаткування: 49 350 зл. Податок PCC: 246,75 зл. Декларацію PCC-3 разом зі сплатою подають до податкової за місцезнаходженням товариства.
CRBR — заявка бенефіціарних власників
Товариства торгового права (крім публічних товариств) повинні заявити до Центрального реєстру бенефіціарних власників фізичних осіб, які фактично контролюють товариство. Заявка подається впродовж 14 робочих днів від запису до KRS, електронно на сайті Міністерства фінансів, і вимагає кваліфікованого електронного підпису або довіреного профілю. За незаявлення, заявлення після терміну або з помилками загрожує штраф до 1 000 000 зл. CRBR стосується товариств, не стосується JDG.
VAT-R — реєстрація до VAT і VAT-UE
З моменту початку продажу платник вирішує, чи користуватися звільненням від VAT за обсягом продажів до 240 000 зл річного обороту, чи одразу реєструватися як чинний платник VAT. Реєстрація здійснюється бланком VAT-R — щонайпізніше за день до першого продажу, оподатковуваного VAT. Звільнення від VAT за обсягом продажів не належить, зокрема, консультантам (крім сільськогосподарського консультування), юристам, продавцям через інтернет електроніки, косметики та автозапчастин — ця група повинна бути чинним платником від першої транзакції.
Якщо фірма купує або продає товари чи послуги в Європейському Союзі, вона додатково заповнює частину C.3 бланка VAT-R і реєструється як платник VAT-UE. Номер VAT-UE (префікс «PL» перед NIP) потім видно в системі VIES і він необхідний, зокрема, для застосування ставки 0% при внутрішньосоюзному постачанні товарів.
Вибір форми оподаткування у JDG
Особа, що веде JDG, подає письмову заяву про обрану форму оподаткування — остаточний термін — 20-й день місяця, наступного після того, у якому з'явився перший дохід фірми (якщо цей дохід виник у грудні, заяву можна подати до кінця даного року). Доступні три шляхи:
- загальні засади (шкала 12% і 32%) — з неоподатковуваною сумою 30 000 зл і порогом 120 000 зл;
- лінійний податок 19% — без неоподатковуваної суми та без можливості спільного обліку з подружжям;
- ryczałt від облікованих доходів — ставки в межах 2–17%, залежно від виду виконуваних послуг.
Зміна форми в наступні роки здійснюється тільки раз на рік, тому варто обрати одразу свідомо — перерахувати дохід, витрати та медичний внесок у кожному варіанті.
Номер EORI — тільки при торгівлі товарами з країнами поза ЄС
Номер EORI (Economic Operators' Registration and Identification) потрібен фірмам, які здійснюють митні заявки — імпортують або експортують товари поза територію Європейського Союзу, виступають митним агентом або подають декларації Intrastat. Реєстрація здійснюється безоплатно на Платформі електронних митно-податкових послуг (PUESC). Фірма, яка торгує лише всередині ЄС або надає послуги (без переміщення товарів через митний кордон), номера EORI не потребує.
Бухгалтерія та вибір бухгалтерського бюро
JDG на загальних засадах і лінійному веде Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów (PKPiR — Податкова книга доходів і витрат), на режимі ryczałt — облік доходів. Товариство sp. z o.o. завжди веде повну бухгалтерію (бухгалтерські книги) на підставі закону про бухгалтерський облік і подає річний фінансовий звіт до KRS. Рішення, чи вести книги самостійно, чи передати їх бухгалтерському бюро, варто ухвалити одразу — вибране бюро потрапляє до заявки NIP-8 (sp. z o.o.) або оновлення CEIDG (JDG).
Контрольний список перших 30 днів
- Відкрити фірмовий банківський рахунок; подати його до білого списку (автоматично після додавання до CEIDG або NIP-8).
- Подати заявку до ZUS впродовж 7 днів (JDG) — обрати відповідну пільгу і бланк ZUA/ZZA.
- Подати NIP-8 впродовж 21 дня (sp. z o.o.) і сплатити PCC-3 впродовж 14 днів від укладення договору товариства.
- Заявити бенефіціарних власників до CRBR впродовж 14 робочих днів (sp. z o.o.).
- Зареєструватися до VAT (VAT-R, VAT-UE) — перед першою оподатковуваною транзакцією.
- Обрати форму оподаткування (JDG) — до 20-го дня місяця після першого доходу.
- Якщо стосується — заявити EORI (PUESC) і касовий апарат.
- Підписати договір з бухгалтерським бюро; встановити обіг документів і терміни.
Як Good Balance допомагає
Команда Good Balance проводить клієнтів через усі формальності відразу після заснування фірми — від реєстрації товариства або JDG, через заявки в податковій, ZUS і CRBR, аж до вибору форми оподаткування та запуску поточного бухгалтерського обслуговування. Радимо, які з описаних вище обов'язків фактично стосуються даного бізнесу, і стежимо за термінами, щоб жодної заявки не було подано після часу.