Оптимізація витрат у малій фірмі починається з даних бухгалтерії, а не з обрізання «на око». Найбільше зазвичай дають три сфери: регулярні платежі, про які ніхто вже не пам'ятає, умови договорів із постачальниками та податкові рішення — форма оподаткування, пільги у ZUS і спосіб розрахунку VAT. Нижче пропонуємо впорядкований план перегляду витрат, який можна провести за місяць.
Крок перший: мапа витрат за останні 12 місяців
Зведення з книги доходів і витрат або з бухгалтерських книг показує, куди насправді йдуть гроші. Варто згрупувати витрати на кілька категорій:
- постійні — оренда, лізинг, абонементи, винагороди, бухгалтерія,
- змінні — матеріали, підрядники, транспорт, комісії від продажу,
- одноразові — обладнання, ремонти, навчання,
- публічно-правові — податки та внески ZUS.
До кожної позиції достатньо трьох колонок: річна сума, дата закінчення договору і відповідальна особа. Уже саме зведення часто виявляє подвійні підписки, невикористовувані ліцензії або договори, які автоматично продовжилися на гірших умовах.
Швидкі заощадження: абонементи, договори та банківські комісії
- Перегляд підписок — програми, хмара, графічні інструменти, телефонія. Ліцензії, закріплені за особами, які вже не працюють у фірмі, — типова втрата.
- Перемовини з постачальниками — за 2–3 місяці до завершення договору варто зібрати пропозиції конкурентів і лише з ними повернутися до чинного постачальника.
- Знижка за дострокову оплату — якщо постачальник пропонує, наприклад, 2% за оплату протягом 7 днів замість 30, у перерахунку на рік це зазвичай вигідніша віддача, ніж депозит. Умова: фірма повинна мати запас готівки.
- Рахунок і платежі — порівняння комісій за рахунок, закордонні перекази та конвертацію валют. При закордонних клієнтах різниця в обмінному курсі буває більшою, ніж сама комісія за переказ.
Витрати, що втрачаються через формальні помилки
Частина заощаджень полягає просто в тому, щоб не втрачати права на податкову витрату. Закон про PIT виключає з витрат видаток у тій частині, в якій оплата, яка повинна була пройти через рахунок, була здійснена готівкою, надійшла на рахунок поза реєстром платників VAT (так званої «білої списки») або оминула обов'язковий механізм розщепленої оплати (ст. 22p закону про PIT). Обов'язок розщепленої оплати стосується фактур понад 15 000 зл брутто, що охоплюють товари та послуги, перелічені у додатку № 15 закону про VAT.
Проста процедура у фірмі — перевірка рахунку контрагента на «білій списку» перед кожним більшим переказом і запис результату — коштує кілька хвилин, а захищає від втрати витрати та відповідальності за VAT контрагента.
Податкові рішення як джерело заощаджень
У багатьох одноосібних фірмах найбільшою позицією після винагород є податки та внески. Тут заощадження випливають з вибору, а не з обрізання:
- форма оподаткування — шкала, лінійний податок і ryczałt дають при тих же виручках різні обтяження, разом із медичним внеском; зміни робляться у законних строках, що описує стаття про зміну форми оподаткування; приклад розрахунків для контрактів містить текст про те, скільки залишається з B2B-фактури,
- пільги у ZUS — нові фірми можуть протягом 6 місяців сплачувати лише медичний внесок, а потім 24 календарні місяці користуватися преференційною базою; пізніше варто перевірити Mały ZUS Plus (Small ZUS Plus), доступний при виручці до 120 000 зл у попередньому році,
- одноразове віднесення обладнання до витрат — компоненти майна з початковою вартістю до 10 000 зл можна відразу зарахувати до витрат, у місяці введення в користування, замість амортизувати (ст. 22d ч. 1 закону про PIT),
- облік збитку — збиток з діяльності зменшує дохід у наступні п'ять років, що має значення при плануванні інвестицій у перші роки фірми,
- ліквідність у VAT — при тривалих строках оплати від клієнтів допомагає касовий метод, а при несплачених фактурах — пільга на безнадійні борги.
Власна команда чи зовнішня послуга
При невеликому масштабі наймання особи на трудовий договір до бухгалтерії, кадрів чи обслуговування IT буває дорожчим, ніж передати ці завдання назовні. Чесне порівняння має враховувати не лише винагороду, але й:
- повну вартість роботодавця (внески, відпустки, заміщення у разі хвороби),
- програмне забезпечення і робоче місце,
- відповідальність за помилки — у бухгалтерському бюро зазвичай застраховану,
- час власника, що витрачається на нагляд.
З іншого боку, зовнішня послуга вимагає чітко встановленого обсягу: нечіткий договір призводить до доплат за «додаткові роботи», які нівелюють заощадження.
Чого не варто обрізати
Не кожне заощадження є добрим. Обмеження видатків на страхування відповідальності, захист персональних даних, навчання з безпеки праці чи податкове обслуговування може принести витрати багаторазово вищі — у вигляді штрафів, заборгованостей з відсотками або спорів із клієнтами. Так само з інструментами, від яких залежить продаж: дешевша платформа, що губить замовлення, не є заощадженням.
Приклад плану на 30 днів
- Тиждень 1 — роздрук витрат за 12 місяців, групування та перелік договорів із датами завершення.
- Тиждень 2 — припинення зайвих підписок, запити пропозицій до 2–3 ключових постачальників.
- Тиждень 3 — податковий перегляд з бухгалтером: форма оподаткування на наступний рік, пільги у ZUS, спосіб розрахунку VAT.
- Тиждень 4 — перемовини, впровадження процедури платежів (біла список, розщеплена оплата) і встановлення, хто щокварталу оновлює зведення.
Приклад: власниця дизайн-студії з двома особами на договорах umowa zlecenie після такого перегляду відмовляється від трьох невикористовуваних ліцензій, переходить до дешевшого телефонного оператора і — після розрахунків із бухгалтеркою — змінює форму оподаткування з нового року. Жодне з цих рішень не торкається якості роботи для клієнтів.
Як Good Balance може допомогти
У рамках бухгалтерського консалтингу готуємо зведення витрат з книг фірми, порівнюємо варіанти оподаткування та внесків і вказуємо видатки, що мають ризик виключення з витрат. Результати представляємо у формі короткого плану дій із сумами заощаджень.